De maatregelen tegen verdere verspreiding van het coronavirus zijn van grote invloed op ons dagelijks leven. Inmiddels werkt iedereen die de mogelijkheid heeft om thuis te werken alweer bijna drie weken vanuit huis en is (als het goed is) volledig geïnstalleerd. Heb jij als accountant toch het gevoel dat je nog niet optimaal vanuit huis werkt? Bijvoorbeeld doordat je thuis niet over alle klantgegevens beschikt? Of heb je het idee dat je niet productief genoeg bent door alle afleidingen van thuis? Lees onze 6 tips om efficiënt vanuit huis te werken.
Tip 1. Begin bij de basis
Een goede basis is het halve werk zullen we maar zeggen. Richt, indien mogelijk, daarom een vaste werkplek in waar je je kunt concentreren, je prettig en rechtop zit (om nek- en schouderklachten te voorkomen) en waar zich zo min mogelijk afleiding bevindt.
Tip 1.2
Ben je snel afgeleid door omgevingsgeluid? Zet een (noise cancelling) koptelefoon op met een goede playlist van bijvoorbeeld Spotify of schakel alleen de noise cancelling in om je hier compleet van af te kunnen sluiten. Ook is het handig om aan eventueel thuisspelende kinderen uit te leggen dat papa of mama thuis aan het werk is. Spreek bijvoorbeeld af dat je niet gestoord mag worden wanneer je de koptelefoon op hebt.
Tip 2. Pas je gewoontes niet aan
Sta je normaal altijd om half 7 op? Houd dit ook nu aan. Ja, het is verleidelijk om wat langer te blijven liggen nu je geen reistijd hebt, maar geloof ons, uiteindelijk start je je werkdag een stuk beter als je op de normale tijd achter je computer zit. Daarnaast voel je je ook een stuk productiever wanneer je je kleed zoals je dat “normaal” ook doet voor een werkdag. Elke dag in joggingbroek achter je computer hangen draagt niet bij aan een actieve werkdag. Natuurlijk hoef je niet strak in pak aan de slag te gaan, maar je goed en verzorgt voelen draagt bij aan een positieve mindset.
Een ander punt waarbij het raadzaam is je aan je gewoontes te houden is het overleggen met collega’s.
Tip 3. Overleg met collega’s
Heb je gedurende een werkweek vaste overlegmomenten met je collega’s? Zorg ervoor dat je deze momenten voortzet. Contact met elkaar is belangrijk, zeker in deze tijd. Je kunt hiervoor de telefoon gebruiken, maar er zijn ook tal (al dan niet gratis) online tools te vinden zoals Slack en Microsoft Teams waarmee je kunt (video)bellen.
Zo blijven jij en je collega’s verbonden en op de hoogte van wat er bij wie speelt. Gebruik deze overleggen ook om (kort) bij te praten hoe het met elkaar gaat. Dit doe je namelijk ook als je op kantoor bent.
Tip 4. Werk online
Naast het verbonden blijven met je collega’s is het in contact staan met je klanten nu waarschijnlijk belangrijker dan ooit. Voor veel ondernemers zijn het onzekere tijden. Hoe kun je hen van de juiste adviezen blijven voorzien?
Onmisbaar is het beschikken over actuele cijfers en het überhaupt kunnen raadplegen van je administraties. Door met een online boekhoudprogramma te werken heb je ten alle tijden en ongeacht je locatie toegang tot je administraties. Daarbij zijn rapportages en cijfers realtime beschikbaar.
Zo kun je de vraag: “Welke maatregelen zijn er voor mijn onderneming nodig om de situatie rondom het coronavirus door te komen?” of andere financiële kwesties met behulp van up-to-date financiële rapportages ook in deze ongebruikelijke tijden gedegen beantwoorden.
Tip 5. Zorg voor een optimale samenwerking met je klant
Naast het werken met een online boekhoudprogramma is het optimaal kunnen samenwerken met jouw klant in deze tijd enorm belangrijk. Maar hoe zorg je ervoor dat dit proces vlekkeloos verloopt? Thuis heb je normaliter niet de beschikking over alle klantgegevens en documentatie. Daarbij kan de klant niet bij je langskomen om bijvoorbeeld financiële stukken door te nemen.
Tegenwoordig zijn er gelukkig diverse online accountancy klantportalen of samenwerkingsplatformen beschikbaar waarmee jij en je klant online kunnen samenwerken. Een van de voornaamste uitkomsten hiervan is dat zowel jij als je klant op één plek en veilig in de cloud financiële stukken kunnen bekijken. Daarbij beschik je zo ook thuis over alle financiële (klant)gegevens.
Andere mogelijkheden van een samenwerkingsplatform zijn bijvoorbeeld het gestructureerd uitvragen van gegevens, documenten goedkeuren door middel van geautoriseerde flows en automatische alerts versturen wanneer informatie klaar staat voor de klant.
De overstap van een offline naar een online werkwijze zowel in boekhoudpakket als in samenwerking met de klant vraagt uiteraard enige aanpassing, maar wellicht is deze situatie de kans daarvoor.
Tip 6. Denk na over optimalisatiekansen
Neem de tijd om voor jezelf en je kantoor af te wegen welke automatiserings- en optimalisatiemogelijkheden er zijn. Juist nu, nu alles anders is, is het belangrijk om stil te staan bij welke richting je op wilt met je kantoor. Uiteraard staat een goede gezondheid altijd bovenaan, maar misschien is deze uitzonderlijke situatie het moment om gebaande paden achter je te laten en toekomstgerichte keuzes te maken.
Bron: https://www.muis.nl/blog/hoe-werk-je-efficient-vanuit-huis-wij-geven-tips/
Wil jij gebruik maken van het online samenwerkingsplatform MUIS Connect? Je kunt je vanaf nu t/m 30 juni 2020 aanmelden om 3 maanden gratis van de functionaliteiten Drive en Docflow te profiteren. Kijk hier voor meer informatie.
Geef een reactie