De 6 meest voorkomende misverstanden over zakelijke mediation

Het aantal verzoeken van accountants en adviseurs om informatie over zakelijke mediation voor een van hun klanten is explosief gestegen naarmate het einde van de zomervakantie naderde. De coronacrisis is zelden de aanleiding. Wél de druppel. Wat opvalt, is dat de onbekendheid met mediation nog best groot is. Hierna bespreek ik de zes meest voorkomende misverstanden over zakelijke mediation die ik de afgelopen tijd heb ervaren.

Misverstand 1: ‘Er moet eerst ruzie zijn’

Het idee dat er eerst een conflict of ruzie moet zijn voordat een mediator kan worden ingeschakeld, is onjuist. In veel gevallen vervult de mediator de rol van procesbegeleider in situaties waarbij partijen van mening verschillen met elkaar en dus verschillende belangen, behoeften en/of zorgen hebben. Soms neigt dit meer naar een voorzittersrol. Een  andere keer weer meer naar een secretarisrol, een coachrol of soms zelfs een mentorrol. Ook wordt een mediator soms ingeschakeld om juist te voorkomen dat er – vanwege de tegenstellingen – een conflict of gedoe dreigt te ontstaan. Goede voorbeelden hiervan zijn het opstellen van een familiestatuut of een document waarin beschreven staat welke route partijen volgen als ze er niet uitkomen. Kortom, er hoeft dus niet eerst ruzie te zijn om een mediator in te schakelen.

Misverstand 2: ‘De waarheid moét boven tafel komen’

Nee, dat hoeft niet. Een mediator doet niet aan waarheidsvinding. Daar heeft hij ook het gereedschap (de bevoegdheid, mankracht, expertise, etc.) niet voor. Hij doet geen ‘veldonderzoek’. Ook controleert hij niet. ‘Maar hoe weet je dan dat partijen de waarheid spreken?’ Het antwoord is simpel: dat weet je niet. Beredeneerd vanuit het narratief, is de waarheid sowieso subjectief. Elke partij redeneert vanuit zijn eigen waarheid, zijn eigen gelijk. Het is de bedoeling dat partijen tot afspraken komen (naar de toekomst). Als de andere partij pertinente onwaarheden ervaart, komen partijen mogelijk niet tot afspraken of zullen er extra ‘waarborgen’ worden gevraagd om de te maken afspraken na te komen. Het staat partijen verder vrij om (ook nadien) prat te gaan op het eigen gelijk, als men daar behoefte aan heeft. Dat hoeft het maken van zakelijke afspraken ook helemaal niet in de weg te zitten.

Misverstand 3: ‘De mediator moet de knoop maar doorhakken’

Een mediator is geen rechter. Hij hakt geen knopen door. Hij onderzoekt of partijen gezamenlijk tot een oplossing voor hun kwestie kunnen komen en begeleidt hen hierin. In zeer veel gevallen zijn er veel meer mogelijkheden dan partijen vooraf hadden gedacht. Veel kwesties zijn ‘vastgedacht’. Men ziet de openingen niet meer. Een mediator helpt om datgene wat niet gezien wordt, weer zichtbaar te maken. Mocht dat toch niet lukken, dan hebben partijen altijd nog de mogelijkheid om tal van andere vormen van kwestiebeslechting aan te wenden. Deze variëren van een mediators proposal tot bindend advies, arbitrage of een gerechtelijke procedure. Ook niets doen of een ‘shoot-out’ behoren soms tot de mogelijkheden. Sommige alternatieven kunnen zelfs tijdens een (pre)mediationproces onderzocht en/of besproken worden.

Misverstand 4: ‘Er wordt altijd gegraven in het verleden’

Zakelijke mediation is geen therapie. ‘Graven’ in het verleden gebeurt ook niet. Wel kan het verleden (of onderdelen daarvan) ter sprake komen. Immers, het verleden is veelal een aanleiding voor het heden waarin partijen nu zitten. Hierbij bespeur ik nog weleens de angst voor zaken waarvoor men zich bijvoorbeeld schaamt. Angst voor de eigen gevoelens en emoties. Een mediator kijkt oordeelloos. Foutloos leven is onmogelijk. En gevoelens en emoties heeft iedereen. De hele dag door zelfs, al staan we daar vaak niet bij stil. Het mag er allemaal zijn. Immers, niets menselijks is elke partij vreemd. Uiteindelijk gaat mediation over de toekomst. Niet over het verleden.

Misverstand 5: ‘Eerst het gehele dossier bestuderen’

Natuurlijk kan het voorkomen dat je als mediator bepaalde stukken tot je neemt, maar over het algemeen bestudeer je niet (snel) een (heel) dossier. Ik vind het – voor mezelf – belangrijk om de hoofdlijnen van de materie goed te kunnen volgen. Ik hoef echter geen deskundige of specialist op dat vlak te zijn. Soms kan dat je zelfs in de weg zitten. De oplossing komt bij partijen vandaan. Als de casus daarom vraagt, kun je als mediator zeker suggesties doen, al dan niet inhoudelijk. Een voorwaarde is dat niet. De casus en de setting moeten zich daar ook voor lenen. Ook is het mogelijk dat een onafhankelijk specialist ‘aan tafel’ wordt gevraagd om vragen te beantwoorden of consequenties te duiden of uit te werken. Immers, partijen moeten begrijpen wat de consequenties zijn van de gemaakte afspraken op bijvoorbeeld fiscaal, financieel of juridisch terrein.

Als hoofdregel sta ik oordeelloos tegenover de oplossing van partijen. Voorwaarde is dat ze die zelf goed begrijpen. Natuurlijk mogen de afspraken niet indruisen tegen dwingend recht of de goede zeden, en dwaling en dwang e.d. dienen te worden voorkomen. De gebruikelijke rechtsregels moeten altijd in acht worden genomen en worden getoetst.

Misverstand 6: ‘Het is ongebruikelijk dat de adviseur ook aanschuift’

Mijn eerste opmerking richting adviseurs is veelal: ‘ik geef u in overweging om mee aan tafel te komen zitten ter begeleiding van uw cliënt’. Hun reactie is dan vaak: ‘Oh, kan dat ook?’. Zeker! Bij zakelijke mediation is het niet ongebruikelijk dat de adviseurs ook aan tafel komen. Voor een ieder is het wel van belang dat op voorhand duidelijk is wie er aan tafel komen. Verrassingen op dat vlak zijn meestal weinig productief. Los van de adviseur is het gebruikelijk dat partijen – kwalitatief – grofweg evenveel tijd en/of ruimte krijgen om hun ‘verhaal’ te doen. Het bewaken van een correct speelveld is nu juist een van de taken van de mediator.

Tot slot

Partijen zijn zich vaak niet bewust van het feit dat ze in een mediationtraject zeer veel invloed hebben op de uitkomst. Ze zitten zelf – al dan niet met hun adviseur – aan het stuur. Wanneer je cliënt kiest voor een traject van arbitrage, bindend advies of een gerechtelijke procedure, legt hij daarmee uiteindelijk zijn lot in handen bij een willekeurige derde. Is dat wat hij of zij echt wil? In de kern is zakelijke mediation een proces van onderhandelen, onder begeleiding van een ervaren procesbegeleider. Veelal wordt de uitkomst beter gedragen door partijen wegens hun directe invloed daarop, is het proces doorgaans (aanzienlijk) minder kostbaar en duurt dit minder lang dan de meeste alternatieve vormen van (met name bovenpartijdige) geschilbeslechting.

Op donderdag 12 november a.s. geef ik – van 11.00 tot 12.30 uur – het webinar ‘Je klanten (en jezelf als adviseur) voorbereiden op een zakelijke mediation’.

drs. Servaas M.M. Vrijburg is algemeen directeur Fiscount, zakelijk mediator en helpt bij leiderschaps- en strategieontwikkeling.

Met veel meer (zelf)vertrouwen het mediation- en het daaraan gekoppelde onderhandelingsproces ingaan? Volg dan de cursus: Je klanten (en jezelf als adviseur) voorbereiden op een zakelijke mediation – online