Bijna 60% van de Nederlandse mkb-accountantskantoren heeft moeite om voldoende gekwalificeerd personeel te vinden, zo blijkt uit recent onderzoek. Dat kan effect hebben op de dagelijkse operationele werkzaamheden en de kwaliteit van de dienstverlening, maar denk ook aan gemiste groeikansen. Tegelijkertijd kan personeelstekort ook innovatie en verbetering aanjagen, met name op het gebied van ICT en automatisering.
Risico kwaliteitsverlies
Accountantskantoren draaien op de deskundigheid van hun medewerkers. Is er onvoldoende personeel beschikbaar, dan verhoogt dit de werkdruk. Een van de meest zorgwekkende gevolgen van het personeelstekort is dan het risico op kwaliteitsverlies. Een onderzoek van Exact bevestigt dat bij vier op de tien accountantskantoren de kwaliteit van het werk is gedaald door het personeelstekort. Op lange – maar soms ook op korte – termijn kan dat de reputatie van kantoren schaden, waardoor klanten mogelijk gaan lopen. De verhoogde werkdruk kan op ieder functieniveau leiden tot een burn-out of andere werkgerelateerde gezondheidsproblemen. Dit verhoogt het verzuimpercentage, wat het probleem alleen maar groter maakt. Kantoren raken zo verstrikt in een vicieuze cirkel van overbelasting van hun personeel, meer fouten en nóg meer verzuim. Wat dat met de sfeer op kantoor doet, laat zich raden.
Rem op groei, hogere loonkosten
Personeelstekort kan ook directe gevolgen hebben voor de groei van je kantoor. Bijna een kwart van de door Exact bevraagde kantoren geeft aan dat het gebrek aan handjes hun groei belemmert. Zonder voldoende medewerkers om nieuwe klanten en projecten aan te nemen, is het niet vreemd dat veel kantoren onder hun potentieel blijven presteren. Zij moeten noodgedwongen kansen voorbij laten gaan, wat een negatieve impact maakt op hun omzet en concurrentiepositie. Het tekort aan personeel sorteert ook effect op de arbeidsmarkt. De vraag naar gekwalificeerde accountants overtreft het aanbod, waardoor salarissen stijgen. Als kantoor zul je daardoor hogere salarissen moeten bieden om nieuw talent aan te trekken en je bestaande talent te behouden. Alhoewel die hogere salarissen op korte termijn noodzakelijk zijn, kan dit op lange termijn leiden tot hogere kostenstructuren en een lagere winstgevendheid voor je kantoor.
Kansen door personeelstekort
Het is een medaille met twee kanten: personeelstekort brengt bedreigingen met zich mee, maar er zijn ook kansen aan gekoppeld. De oplopende werkdruk blijkt in de praktijk namelijk ook een stimulans voor kantoren te zijn om hun creativiteit aan te wenden en innovatieve oplossingen te zoeken waarmee ze hun processen efficiënter kunnen maken. De belangrijkste gebieden waar die oplossingen te vinden zijn, zijn digitalisering en automatisering. Een aantal kansen op een rij.
Kans 1: meer efficiëntie door automatisering
Automatisering biedt accountantskantoren de mogelijkheid om hun processen te optimaliseren en efficiënter te werken. Door repetitieve en tijdrovende taken (zoals het verwerken van financiële gegevens) te automatiseren, kunnen zij hun medewerkers vrijmaken voor meer waardevol en strategisch (advies)werk. Dit verlaagt de werkdruk en verhoogt de kwaliteit van de dienstverlening, zelfs met minder personeel. Automatiseringssoftware kan bijvoorbeeld boekhoudprocessen, belastingaangiftes en audits sneller en nauwkeuriger uitvoeren dan wanneer dit handmatig zou worden uitgevoerd.
Kans 2: focus op strategisch werk
Accountants die automatisering inzetten, kunnen zich meer richten op strategische advisering van hun klanten, maar zij kunnen ook meer klanten bedienen. Doordat automatisering routinetaken overneemt, krijgen zij extra ruimte om te analyseren en te adviseren, op basis waarvan klanten hun bedrijfsvoering mogelijk kunnen verbeteren. Hierdoor zullen klanten de toegevoegde waarde van hun accountant beter of meer gaan zien, wat uiteindelijk leidt tot een hogere klanttevredenheid en -retentie.
Kans 3: jong talent aantrekken
De inzet van innovatieve technologieën en automatisering kan de aantrekkingskracht van kantoren vergroten voor jong talent. Veel jonge professionals zijn namelijk op zoek naar werkomgevingen waarin technologie een centrale rol speelt. Door te investeren in moderne ICT-oplossingen kunnen accountantskantoren zichzelf positioneren als een aantrekkelijke werkgever voor de nieuwe generatie accountants – die gewend is om met digitale tools te werken.
Kans 4: kostenreductie op lange termijn
Hoewel de initiële investering in automatiseringssoftware hoog kan zijn, levert dit op lange termijn kostenbesparingen op. Het aantal benodigde medewerkers voor repetitieve taken neemt af, wat de loonkosten drukt. Daarnaast kunnen fouten worden verminderd, wat leidt tot minder correctiewerk en meer tijd voor andere taken. Die verhoogde efficiëntie en nauwkeurigheid dragen vervolgens bij aan een sterkere concurrentiepositie in de markt.
Personeelstekort oplossen door ICT
Het personeelstekort kan met behulp van ICT op meerdere manieren (gedeeltelijk) worden opgelost. Denk hierbij aan automatisering van repetitieve taken, AI, cloudgebaseerde oplossingen en Robot Process Automation.
Ad 1) Automatisering van repetitieve taken
ICT-oplossingen kunnen een sleutelrol spelen in het verlagen van de werkdruk. Door gebruik te maken van boekhoudsoftware en automatiseringstools kunnen veel tijdrovende taken, zoals data-entry, reconciliatie en factuurverwerking, volledig worden geautomatiseerd. Dit bespaart tijd en verlaagt het risico op fouten, die mogelijk wel zouden worden gemaakt bij handmatige verwerking. Boekhoudsoftwarepakketten bieden functies die helpen bij het automatisch verwerken en controleren van financiële gegevens, waardoor medewerkers zich onder andere kunnen concentreren op meer strategische taken.
Ad 2) Kunstmatige Intelligentie (AI)
AI heeft een enorme potentie om de accountancysector te transformeren. Machine learning-algoritmen kunnen bijvoorbeeld worden ingezet om complexe datastromen te analyseren en inzichten te genereren die voorheen moeilijk te verkrijgen waren. Ook kan AI helpen bij voorspellende analyses, waardoor accountants beter in staat zijn om trends te signaleren en klanten proactief te adviseren. AI-oplossingen kunnen bovendien complianceprocessen verbeteren, door afwijkingen te signaleren en potentiële risico’s automatisch te identificeren.
Ad 3) Cloudgebaseerde oplossingen
Cloudtechnologie maakt het voor accountantskantoren eenvoudiger om op afstand te werken en zo samen te werken met klanten en collega’s. Dit is met name belangrijk omdat flexibel werken vandaag de dag steeds meer de norm is. Cloudoplossingen bieden schaalbare infrastructuren, waarmee je als kantoor processen kunt digitaliseren en automatiseren zonder dat je grote investeringen hoeft te doen in fysieke hardware. Bovendien zorgt de cloud ervoor dat je altijd en overal toegang hebt tot up-to-date informatie, waardoor je je werk sneller en kwalitatief beter kunt doen.
Ad 4) Robot Process Automation (RPA)
RPA is een opkomende technologie binnen de accountancy, die routinetaken kan uitvoeren die voorheen door mensen werden verricht. Denk hierbij aan het verwerken van transacties, het bijwerken van klantgegevens of het afhandelen van facturen. Door RPA in te zetten kun je efficiënter werken, de werkdruk verlagen en fouten minimaliseren. Voor kantoren die te kampen hebben met personeelstekorten kan RPA daarom een waardevolle aanvulling zijn.
Meer toekomstbestendig
Het personeelstekort binnen de accountancy brengt serieuze bedreigingen met zich mee, waaronder kwaliteitsverlies, gestagneerde groei, hogere loonkosten en een verhoogde werkdruk. Maar tegelijkertijd kan het personeelstekort dus óók een aanjager zijn om kansen voor innovatie en verandering te grijpen. ICT en automatisering spelen een cruciale rol in het benutten van deze kansen. Daarvoor is het uiteraard wel belangrijk dat er voldoende visie en daadkracht aanwezig is binnen het managementteam om dóór te pakken.
Ruim daarom – ondanks de drukte – af en toe wel tijd in om als collega’s te reflecteren; hoe kunnen we de dingen nog anders, slimmer, efficiënter doen? In vrijwel alle gevallen leveren zulke sessies altijd wat op! Daarnaast zullen, naast automatisering en allerlei IT-oplossingen, professional judgement, hoogwaardige vakkennis, gezond boerenverstand en goede klantcontacten mede zeer bepalend blijven voor de kwaliteit van je dienstverlening. Mijn conclusie? Automatisering zal het tekort aan medewerkers uiteraard niet volledig kunnen oplossen, maar automatisering, AI, RPA en cloudgebaseerde oplossingen kunnen de werkdruk voor medewerkers vandaag en morgen wel degelijk verlichten. Op die manier maken we de weg vrij voor een toekomstbestendige accountancysector.
Petra Kuhl-de Waal RB is operationeel manager, kwaliteitsmanager en trainer bij Fiscount.
Wil je meer weten over procesoptimalisaties? Volg dan onze cursus ‘Werk slimmer, niet harder door procesoptimalisatie’ op 4 november om 9:30 online. Schrijf je hier in!
Geef een reactie