De beweging naar gestructureerde rapportage is echter nu al zichtbaar: deponeringsplichtige grote rechtspersonen moeten hun jaarrekening over boekjaren vanaf 2025 elektronisch via SBR bij KVK indienen. Het echte werk ligt daarom niet bij de deadline, maar in de jaren ervoor: data opschonen, processen herontwerpen, softwarekoppelingen beoordelen en verantwoordelijkheden vastleggen. Juist daar kan de accountant het verschil maken.
Een pdf is nog geen e-factuur
Veel ondernemers noemen een factuur per e-mail al een e-factuur. Voor digitale rapportage is dat niet genoeg. Een pdf is vooral bedoeld om door mensen te worden gelezen. Een gestructureerde e-factuur bevat gegevens in een gestandaardiseerd formaat, zodat software de factuur automatisch kan ontvangen, controleren en verwerken.
Dat verschil raakt meer dan de administratie. Als factuurgegevens rechtstreeks door systemen worden verwerkt en deels bijna real-time aan belastingautoriteiten worden gerapporteerd, moeten stamgegevens, btw-codes en transactiedata vanaf het begin kloppen. Een fout die nu tijdens de maand- of kwartaalaangifte wordt hersteld, kan straks eerder in de keten zichtbaar worden.
Voor accountants verschuift de vraag daarom van “is de boeking juist?” naar “is de hele dataketen aantoonbaar beheerst?”
Voor bedrijfsklasse groot is digitale deponering al actueel
Voor boekjaren die op of na 1 januari 2025 beginnen, moeten ook deponeringsplichtige rechtspersonen in bedrijfsklasse groot hun jaarrapportage elektronisch via SBR bij het Handelsregister van KVK indienen. In de praktijk betekent dit dat vanaf 1 januari 2026 de jaarrekening over 2025 elektronisch wordt gedeponeerd.
KVK staat voor deze bedrijfsklasse twee formaten toe: een XBRL SBR Instance of een XHTML/iXBRL SBR Report Package. iXBRL combineert de leesbare presentatie van het jaarverslag met machineleesbare XBRL-markeringen. Wanneer een duurzaamheidsrapportage onderdeel is van de deponering, is iXBRL verplicht. Ook de accountantsverklaring moet in hetzelfde formaat worden aangeleverd als de jaarrekening.
Dat vraagt om meer dan een bestandsconversie op het laatste moment. De gekozen KVK-taxonomie moet kloppen, gegevens en toelichtingen moeten correct zijn gemarkeerd en het volledige Report Package moet de technische en inhoudelijke validaties doorstaan. Accountant, onderneming en conversiepartner moeten daarom tijdig afspreken welke versie van het jaarverslag definitief is, wie de markeringen controleert en wie verantwoordelijk is voor de deponering en ontvangstbevestiging.
De iXBRL Conversion Service van Semansys sluit daarop aan. Een reeds opgemaakt jaarverslag wordt omgezet in een gevalideerd Inline XBRL Report Package dat gereed is om bij KVK te deponeren. Zo kan de vertrouwde leesbare vorm van het jaarverslag behouden blijven, terwijl de rapportage ook machineleesbaar en technisch valide wordt gemaakt.
Digitale compliance vraagt ook om vertrouwen in de keten
Een technisch valide rapport of een correct gestructureerde factuur is niet automatisch een betrouwbare transactie. Ook moet aantoonbaar zijn wie het document heeft opgesteld, wie het heeft goedgekeurd, namens welke organisatie is gehandeld en of de gebruikte systemen en koppelingen voldoende zijn beveiligd.
De technische basis kan wel onafhankelijk worden getoetst. Het Semansys Compliance Platform is door XBRL International gecertificeerd als Validating Processor, Report Creation Software en Review & Consumption Software. De validatiesoftware is getest op alle beschikbare specificatiemodules, waaronder XBRL, Inline XBRL, Report Packages, Calculations, Formula, xBRL-JSON en xBRL-CSV. Voor accountants verkleint dit het risico op technische afwijzingen en herstelwerk, ondersteunt het de interoperabiliteit met andere systemen en maakt het de keuze voor rapportagesoftware beter verdedigbaar. De certificering bevestigt technische conformiteit; zij vervangt niet de inhoudelijke beoordeling, de keuze van de juiste taxonomie of de professionele controle door de accountant.
De Cyberbeveiligingswet (Cbw), de Nederlandse uitwerking van NIS2, treedt op 15 augustus 2026 in werking. Organisaties die rechtstreeks onder de wet vallen krijgen onder meer een registratieplicht, zorgplicht en meldplicht voor significante incidenten. Voor veel accountantskantoren ontstaat de impact vooral via klanten en leveranciersketens. Cbw-plichtige organisaties moeten immers ook risico’s bij hun directe dienstverleners beheersen. Daardoor kunnen klanten strengere eisen stellen aan toegangsbeheer, continuïteit, incidentmelding, onderaannemers en de aantoonbaarheid van beveiligingsmaatregelen.
De herziene eIDAS-verordening richt zich op een ander onderdeel van vertrouwen: digitale identiteit en elektronische vertrouwensdiensten. Met de Europese Digitale Identiteitswallet kunnen burgers en organisaties zich identificeren, gecontroleerde gegevens delen en elektronische handtekeningen gebruiken. Voor de accountancy biedt dat mogelijkheden voor betrouwbaarder klantonboarding, het controleren van vertegenwoordigingsbevoegdheid en het vastleggen van goedkeuring en ondertekening. Een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft in de hele EU dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening.
Cbw/NIS2 en eIDAS raken daarmee direct aan de kwaliteit van het digitale dossier. De ene set regels vraagt om een veilige en weerbare keten; de andere helpt aantonen wie binnen die keten welke handeling heeft verricht. Voor accountants worden cybersecurity, bevoegdheid en audit trail zo steeds meer onderdeel van dezelfde beheersingsvraag.
Wat staat vast – en wat nog niet?
Het Europese ViDA-pakket (VAT in the Digital Age) is in maart 2025 aangenomen. Vanaf 1 juli 2030 krijgen grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU te maken met digitale rapportageverplichtingen op basis van e-facturatie.
Voor binnenlandse B2B-transacties kunnen lidstaten eigen verplichtingen invoeren binnen het Europese kader. De Nederlandse overheid liet in 2026 onderzoek doen naar de geschikte infrastructuur en naar de wenselijkheid van e-facturatie en digitale rapportage voor binnenlandse prestaties. De precieze Nederlandse uitwerking is dus nog in ontwikkeling.
| Die onzekerheid is geen reden om te wachten. De richting is duidelijk: financiële data wordt gestructureerder, sneller uitgewisseld en eerder gecontroleerd. De voorbereiding die daarvoor nodig is – betere data, heldere processen en betrouwbare koppelingen – levert ook zonder wettelijke plicht al voordeel op. |
Zes vragen voor het klantgesprek
1. Welke klanten en transacties worden als eerste geraakt?
Begin niet met een generieke softwarediscussie, maar met een feiteninventarisatie. Welke klanten leveren goederen of diensten aan ondernemers in andere EU-landen? Vanuit welke entiteiten factureren zij? Welke btw-nummers, valuta, verkoopkanalen en uitzonderingssituaties komen voor?
Maak vervolgens onderscheid tussen klanten die al internationaal factureren, klanten die dat binnen enkele jaren verwachten en klanten die uitsluitend nationaal actief zijn. Zo ontstaat een risicogerichte volgorde voor verdere analyse en pilots.
2. Is de factuurdata compleet en consistent?
Automatisering vergroot de waarde van goede data, maar ook de zichtbaarheid van fouten. Controleer daarom niet alleen het boekhoudkundige eindresultaat, maar ook de gegevens aan de voorkant:
- juridische naam en adresgegevens;
- btw-identificatienummers en landcodes;
- factuur- en leverdata;
- btw-codes en vrijstellingsgronden;
- artikel- of dienstomschrijvingen;
- verwijzingen naar contracten, orders en creditfacturen.
Leg ook vast wie stamgegevens mag aanpassen en hoe wijzigingen worden gecontroleerd. Zonder eigenaarschap wordt datakwaliteit al snel een eenmalig opschoonproject in plaats van een beheerst proces.
3. Kan de huidige software gestructureerde facturen uitwisselen?
Vraag softwareleveranciers niet alleen of zij “e-facturatie ondersteunen”. Laat concreet maken welke formaten, netwerken en landen worden ondersteund, hoe validaties plaatsvinden en hoe foutmeldingen worden teruggekoppeld. Bekijk ook of gegevens via een portal worden verwerkt of via een API in het bestaande proces kunnen worden geïntegreerd.
Voor klanten met meerdere administraties of landen is vooral de samenhang belangrijk. Losse oplossingen per land kunnen op korte termijn werken, maar zorgen later voor verschillende statussen, controles en audit trails. De accountant kan helpen om vooraf criteria vast te leggen voor interoperabiliteit, beveiliging, continuïteit en exporteerbaarheid van data.
4. Wie behandelt uitzonderingen en afwijzingen?
Een geautomatiseerde keten neemt standaardwerk over, maar uitzonderingen verdwijnen niet. Denk aan een ongeldig btw-nummer, een ontbrekende orderreferentie, een afwijkend belastingtarief of een factuur die door een netwerk of autoriteit wordt afgewezen.
Spreek daarom af:
- wie een foutmelding ontvangt;
- binnen welke termijn deze wordt beoordeeld;
- wie gegevens mag corrigeren;
- hoe een nieuwe verzending wordt vastgelegd;
- welke informatie de accountant nodig heeft voor controle en dossiervorming.
Een dashboard alleen is geen beheersmaatregel. Er moet iemand verantwoordelijk zijn voor de opvolging.
5. Welke rol wil het accountantskantoor zelf spelen?
E-facturatie kan worden benaderd als een technisch project van de klant, maar raakt direct aan de kwaliteit van de financiële administratie. Kantoren kunnen verschillende rollen kiezen: signaleren, inventariseren, softwareselectie begeleiden, datakwaliteit toetsen, procescontroles ontwerpen of de klant structureel ondersteunen bij monitoring.
Die keuze verdient een eigen dienstverleningsmodel. Welke werkzaamheden vallen binnen de reguliere opdracht? Welke expertise is nodig? Hoe worden verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid afgebakend? En welke informatie moet beschikbaar zijn om de uitgevoerde controles aantoonbaar te maken?
6. Is de digitale rapportageketen aantoonbaar veilig en bevoegd?
Breng samen met de klant in kaart of de organisatie rechtstreeks onder de Cbw valt en welke eisen belangrijke klanten aan de leveranciersketen stellen. Leg vast wie cyberincidenten beoordeelt en meldt, welke kritieke leveranciers toegang hebben tot financiële gegevens en hoe de continuïteit bij uitval is geregeld.
Controleer daarnaast wie rapportages, facturen en deponeringen mag goedkeuren, ondertekenen of indienen. Bepaal welk betrouwbaarheidsniveau voor identificatie en ondertekening nodig is en hoe identiteit, vertegenwoordigingsbevoegdheid, tijdstip en documentintegriteit in het dossier worden vastgelegd. Zo wordt de audit trail niet alleen technisch compleet, maar ook juridisch en organisatorisch beter onderbouwd.
Begin met een kleine, representatieve pilot
Wachten op alle Nederlandse details lijkt voorzichtig, maar maakt de uiteindelijke overstap juist groter. Een betere aanpak is een beperkte pilot met enkele representatieve klanten: bijvoorbeeld een internationale dienstverlener, een handelsbedrijf met veel factuurregels en een klant met meerdere administraties.
Gebruik de pilot om de volledige keten te testen: van stamdata en factuurcreatie tot validatie, verzending, statusmelding, verwerking en archivering. Meet niet alleen of de factuur aankomt, maar ook hoeveel handmatige correcties nodig zijn, hoe snel fouten worden opgelost en of de audit trail compleet is.
De uitkomst is geen definitieve blauwdruk voor 2030. Het is een onderbouwd vertrekpunt voor softwarekeuzes, klantsegmentatie, werkinstructies en opleiding van medewerkers.
Van compliancevraag naar adviesmoment
ViDA maakt e-facturatie urgenter, maar de zakelijke kans is breder. Betere factuurdata kan leiden tot snellere verwerking, minder uitval, actuelere stuurinformatie en een betrouwbaarder dossier. De accountant kent zowel de cijfers als de processen van de klant en kan daarom techniek, fiscaliteit en interne beheersing met elkaar verbinden.
De meest waardevolle eerste stap is eenvoudig: zet e-facturatie op de agenda van het eerstvolgende klantgesprek. Niet als aftelklok naar 2030, maar als vraag naar de kwaliteit van de financiële dataketen van vandaag.
Over Semansys
Semansys helpt organisaties gestructureerde rapportages en e-facturen valideren, converteren, uitwisselen en indienen via onder meer XBRL, iXBRL, SBR, Digipoort en Peppol. Meer informatie: www.semansys.com.
Geef een reactie