Geen deugdelijke urenadministratie, werkgever moet achterstallig loon betalen

Het niet voeren van een deugdelijk registratiesysteem voor arbeids- en rusttijden kan een werkgever behoorlijk opbreken, blijkt uit een uitspraak van het hof Den Haag. Een werknemer heeft volgens het hof nog recht op achterstallig loon. Het verweer van de werkgever is onvoldoende gemotiveerd.

De werknemer vordert na einde van de arbeidsovereenkomst loon over een groot aantal volgens hem gewerkte maar onbetaald gebleven uren. De werkgever betwist dat het gestelde aantal uren juist is. De kantonrechter heeft de vordering van de werknemer toegewezen. In hoger beroep legt de werkgever urenstaatjes over en verklaringen van werknemers. Het hof oordeelt dat de werkgever zijn verweer ook in hoger beroep onvoldoende heeft gemotiveerd en dat de werknemer aanspraak heeft op betaling van de onbetaald gebleven uren.

Wat zegt de werkgever?

De grieven van de werkgever richten zich tegen het oordeel van de kantonrechter dat voor de vaststelling van het aantal door de werknemer gewerkte maar nog niet verloonde uren uitgegaan moet worden van de door de werknemer overgelegde werkroosters.

Variabel aantal uren

De loonvordering van de werknemer ziet op 2.476,10 uren gewerkt in de periode van 1 augustus 2016 tot en met 14 juni 2018. De werkgever heeft daartegen aangevoerd dat het aantal uren dat de werknemer werkte variabel was en via de loonstroken correct werd verantwoord.

Uren goed bijgehouden en gespecificeerd

Voor de bepaling van het aantal gewerkte uren moet worden uitgegaan van de urenadministratie die de werkgever heeft bijgehouden. De vennoot weet hoeveel uur er gemoeid zijn met bepaalde werkzaamheden. Hij geeft die uren door aan de boekhouder en geeft ook door welk tarief (normaal, nacht, weekendtarief) gehanteerd moet worden. De gewerkte uren zijn dus op een behoorlijke wijze bijgehouden en gespecificeerd.

Werkrooster klopt niet

In het door de werknemer zelf opgestelde werkrooster is onvoldoende rekening gehouden met pauzes, ziekte en vakantie. Ook is het niet realistisch dat de werknemer zo’n 112 uur per maand boven het verloonde aantal uren zou hebben gewerkt.

Te laat geklaagd over onjuiste uitbetaling

De werknemer heeft pas bij brief van 6 april 2020 over de in zijn ogen onjuiste uitbetaling geklaagd. Dat is niet binnen bekwame tijd. De werkgever wenst zo nodig de medewerkers die een schriftelijke verklaring hebben overgelegd als getuige te horen nu deze kunnen verklaren dat de werknemer niet zoveel uren heeft kunnen werken als door hem opgegeven.

Wat zegt de werknemer?

De werknemer heeft aangevoerd dat ingevolge art. 4:3 Arbeidstijdenwet op de werkgever als werkgever de plicht rust om een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden te voeren.

Geen deugdelijke urenadministratie

De werkgever verloonde de werknemers echter naar eigen goeddunken. De door de werkgever in hoger beroep overgelegde maandelijkse urenstaatjes zijn gebaseerd op een schatting van de gewerkte uren. Van een deugdelijke urenadministratie is geen sprake. Evenmin werden de uren voor akkoord ondertekend. Daarom moet worden uitgegaan van de door de werknemer tijdens het dienstverband in overleg met de werkgever opgestelde en toegezonden werkroosters.

Verschillende keren geklaagd

De werknemer heeft, zoals blijkt uit door hem overgelegde prints van WhatsApp-gesprekjes, ook tijdens het dienstverband verschillende keren geklaagd over de juistheid van zijn loon. Hij heeft wel degelijk voldaan aan een eventuele klachtplicht.

Niets verklaren over werktijden en -omvang

De medewerkers die de werkgever noemt en die een schriftelijke verklaring hebben overgelegd kunnen niets verklaren over (de werkroosters van) de werknemer omdat hij hen niet kent. De werknemer betwist dat zij werknemers waren. Eén werknemer is pas na de periode waarop de loonvordering betrekking heeft in dienst getreden en kan dus niets verklaren over de uren van de werknemer. De andere werknemers hebben de werktijden van de werknemer nooit kunnen bijhouden en kunnen daarom ook niets verklaren over zijn werktijden en werkomvang.

Wat oordeelt het hof?

Al bij inleidende dagvaarding heeft de werknemer naar voren gebracht dat hij regelmatig heeft geklaagd over de niet correcte uitbetaling van gewerkte uren en heeft hij een aantal prints van WhatsApps overgelegd. De werkgever heeft daaraan geen woord gewijd, zodat het verweer dat de werknemer niet binnen bekwame tijd heeft geklaagd al op deze grond faalt.

Bewijs van aantal gewerkte uren

De werknemer moet stellen en bij voldoende betwisting door de werkgever bewijzen dat hij in opdracht van de werkgever meer uren heeft gewerkt dan hij verloond heeft gekregen. De werknemer heeft daartoe de door hem opgestelde werkroosters overgelegd en daarop met de hand bijgeschreven hoeveel uur hij per dag heeft gewerkt. Ook heeft hij verwezen naar WhatsApp-berichten waarin hij verschillende keren heeft geklaagd over het aantal uren dat hij betaald kreeg.

Lange dagen gewerkt

Uit deze WhatsApp-berichten komt naar voren dat de werknemer lange dagen werkte voor de werkgever Hiertegenover wordt van de werkgever gevergd dat hij de betwisting van het gestelde aantal uren behoorlijk motiveert. De werkgever stelt dat hij dat heeft gedaan aan de hand van de – pas door de werkgever in hoger beroep overgelegde – (individuele) maandelijkse overzichten met daarop vermeld het aantal uren per dag op basis waarvan de verloning van de werknemer heeft plaatsgevonden.

Objectief, betrouwbaar en toegankelijk

Het hof stelt voorop dat de werkgever ten opzichte van de werknemer een deugdelijke registratiesysteem van de arbeids- en rusttijden moet voeren (art. 4:3 lid 1 Arbeidstijdenwet). Een deugdelijk registratiesysteem moet objectief, betrouwbaar en toegankelijk zijn.

Achteraf gereconstrueerd

Uit de eigen stellingen van de werkgever vloeit voort dat de overgelegde urenoverzichten achteraf zijn gereconstrueerd. Volgens de werkgever weet de vennoot hoeveel uren er gemoeid zijn met bepaalde werkzaamheden en geeft hij deze uren door aan de boekhouder die op basis daarvan de loonstroken opstelt.

Niet objectief en niet betrouwbaar

Een systeem zoals dat van de werkgever dat alleen gebaseerd is op een opgave door de leidinggevende die weet hoeveel uren met bepaalde werkzaamheden gemoeid zijn, is volgens het hof noch objectief noch betrouwbaar.

Niets concreets aangevoerd

De werkgever heeft verder de door de werknemer opgegeven uren die hij telkens op de groepsroosters heeft geschreven, slechts in algemene zin betwist; er zou sprake zijn geweest van pauzes, ziekte of vakantie. Van de werkgever had echter verwacht mogen worden dat hij concreet zou aanvoeren wanneer de werknemer dan pauze heeft gehad, en op welke dagen de werknemer dan ziek is geweest of met vakantie was, hetgeen eveneens zou moeten blijken uit de administratie. Dat de werkgever dat heeft nagelaten komt voor haar eigen rekening.

112 uren per maand boven verloonde uren

Ook overigens heeft de werkgever het verweer onvoldoende gemotiveerd. Hij heeft betoogd dat “het naar objectieve maatstaven niet realistisch [is] dat boven de uren die vennoten hebben uitbetaald de werknemer in een periode van 22 maanden 2476 uren extra zou hebben gewerkt. Dat komt neer op circa 112 uur per maand boven de verloonde uren.”.

De werkgever heeft ook nog verwezen naar een aantal schriftelijke verklaringen van werknemers, en aangeboden hen als getuige te horen zodat zij kunnen verklaren dat de werknemer niet zoveel uren heeft kunnen werken als door hem opgegeven. Het hof leest hierin een aanbod tot het leveren van tegenbewijs in het verlengde van het verweer dat de urenopgave van de werknemer naar objectieve maatstaven niet realistisch is.

Betaald voor wisselend aantal uren

Uit de door de werkgever overgelegde loonstroken volgt dat de werknemer vaak maandelijks voor een zeer wisselend aantal uren (variërend van 80 tot circa 200 uur) betaald kreeg. Verder heeft de werkgever niet, althans niet gemotiveerd betwist dat de werknemer conform zijn opgave in de werkroosters veelal op zeven dagen per week werkzaamheden verrichtte, verschillende diensten draaide en per maand op maar een enkele dag geen werkzaamheden verrichtte. Het valt daarom niet zonder meer in te zien dat een gemiddelde van circa 112 uur per maand boven de verloonde uren onrealistisch is.

Verklaringen gaan niet over situatie werknemer

In de overgelegde verklaringen van de werknemers valt slechts te lezen dat zij elke maand salarisstroken ontvangen, dat de uren daarop overeenkomen met de door hen gewerkte uren en dat zij nooit problemen hebben gehad met de werkgever over de werktijden en het salaris. Niets in deze verklaringen heeft betrekking op de situatie van de werknemer of het aantal uren dat hij werkte. De inhoud van deze verklaringen acht het hof dan ook niet ter zake dienend voor de beoordeling van het geschil.

Onvoldoende gemotiveerd

Gelet op al het voorgaande is het hof van oordeel dat de werkgever het verweer onvoldoende heeft gemotiveerd. Bewijslevering is daarom niet aan de orde.

De grieven falen.

Uitsplitsing vorderingen

Het hof heeft overwogen dat de vennoten hoofdelijk aansprakelijk zijn voor achterstallig loon van de werknemer over de periode van 1 januari 2016 tot en met 30 december 2016. Het hof berekent dit bedrag op: (€ 2.674,48 + € 2.318,32 + € 2.007,85 + € 1.568,94 = € 8.569,59, te verhogen met 8% vakantiebijslag ad € 685,57 =) € 9.255,16 bruto.

Ook heeft het hof overwogen dat de werkgever aansprakelijk is voor achterstallig loon van de werknemer over de periode van 15 januari 2017 tot en met 14 juni 2018. Het hof berekent dit bedrag op (€ 32.183,83 -/- € 9.255,16 =) € 22.928,67 bruto.

Uitspraak Hof Den Haag, 18 april 2023, ECLI:NL:GHDHA:2023:830