Waarom elke slimme accountant in 2018 over gaat stappen op UBL

Accountants die zich de komende maanden weer gaan oriënteren op het nieuwe jaar doen er goed aan om UBL mee te nemen in de overwegingen. Deze ontwikkeling is het afgelopen jaar veelvuldig onderwerp van gesprek geweest. Niet gek, want de automatische verwerking van zowel in- als verkoopfacturen levert niet alleen gemak en efficiëntie, maar biedt tevens de mogelijkheid tot flinke groei.

Meer klanten in dezelfde tijd

Enerzijds komt de mogelijkheid tot groei tot uiting in de besparing op FTE’s, anderzijds biedt UBL de mogelijkheid tot uitbreiding van de klantenportefeuille aangezien werkzaamheden minder tijd kosten. De accountant is dankzij het automatisch inboeken in staat om meer klanten te bedienen in dezelfde hoeveelheid tijd. Dat betekent een flinke groeimogelijkheid voor accountantskantoren wanneer zij de overstap naar UBL maken.

Conversiepartner is onmisbare schakel

Voor de accountants die in het nieuwe jaar de overstap naar UBL gaan maken, is het belangrijk om een conversiepartner in de hand te nemen. De facturen die nog in PDF worden aangeleverd, dienen omgezet te worden in UBL om de automatische verwerking mogelijk te maken. Een extra schakel, maar niet extra ingewikkeld omdat de dienst gewoon ‘aan’ kan worden gezet. Alle inkoopfacturen (inclusief kas- en pinbonnen) en verkoopfacturen die de partner ontvangt worden, zonder uitval, omgezet in UBL.

Ontvangen van UBL nog niet de standaard

Dat het ontvangen van facturen in UBL nog niet standaard is, ervaar ik regelmatig. Wij sturen natuurlijk ook facturen naar onze klanten, uiteraard in PDF en UBL. Grappig is dat wij die factuur vaak een dag later weer terug zien in ons platform (geprint en weer ingescand) om er vervolgens (weer) een UBL van de maken. De mogelijkheid om de factuur gelijk door te zetten is voor handen. Maar blijkbaar vinden onze klanten het makkelijker om deze, samen met alle andere facturen in de bak, in één keer op sturen cq te kanaliseren. Ze hoeven deze bak dan niet eerst te sorteren. Dat bewijst wel dat het ontvangen van facturen in UBL nog niet ingeburgerd is en waarom een conversiepartner onmisbaar is.

Rob Tolstra is CEO van go2UBL, een landelijke aanbieder van een cloudoplossing (online UBL/e-facturatie) om pdf-documenten te converteren naar een UBL-bestandsversie voor e-facturatie.