Hans Koning: maak uw kantoor een aantrekkelijke overnamekandidaat

Maakten we ons enige tijd geleden nog druk over dalende omzetten en resultaten, nu moeten kantoren soms weer regelmatig ‘nee’ verkopen. Ze hebben onvoldoende handjes voor al het werk. Het aantal Wta-kantoren is inmiddels minder dan 300. Meer dan 100 kantoren stopten in korte tijd met het uitvoeren van wettelijke controles. Bent u als partnerteam nog in staat om al deze uitdagingen zelfstandig te blijven aangaan? Of is het verstandiger dat uw kantoor in de toekomst de krachten bundelt met een collega-kantoor? Kiest u voor deze laatste optie, dan moet uw kantoor zich presenteren als een aantrekkelijke bruid – en beslist niet als een gemakkelijke prooi.

Wanneer u serieus overweegt om met uw kantoor aan te sluiten bij een ander kantoor, zult u dat slim moeten insteken. Uw kantoor moet aantrekkelijk zijn voor een andere partij. Daarbij helpt het als uw kantoor ‘hard to get’ wordt. Dat kunt u op de volgende manieren bereiken.

Stel een zo sterk mogelijk partnerteam samen

Om dit te realiseren, is een partneranalyse een goed hulpmiddel. Vaak zijn de taken binnen een kantoor in het verleden op een bepaalde wijze verdeeld. Die taakverdeling is in al die jaren niet gewijzigd, omdat er wellicht niet bewust over nagedacht is c.q. wordt of de ‘traditionele’ opstelling nog wel adequaat is onder de huidige omstandigheden. Ga daarom met elkaar aan de slag om inzicht te krijgen in elkaars gedrag. Hierdoor leert u beter begrijpen wat de kwaliteiten en zwaktes zijn van uzelf en de anderen in uw team. Daar zijn vele methodes voor. Begin met het in kaart brengen van de drie kernkwaliteiten van een partner in relatie tot het team.

• professionaliteit: goed zijn in het vak, wat ook moet blijken uit toetsingen van interne en externe toezichthouders;
• ondernemerschap: bezig zijn met de toekomst, de markt en de ontwikkeling van het kantoor; •leiderschap: aansturing van de organisatie en de ontwikkeling van mensen (people management).

Breng vervolgens de vier ‘V’s’ in beeld. Deze vier ingrediënten bepalen in samenhang hoe succesvol een partnerteam kan zijn:

1. vertrouwen in elkaar;
2. variatie in de samenstelling van het team;
3. een gemeenschappelijke visie op de toekomst van het kantoor;
4. samen in staat zijn om de doelen en plannen slagvaardig te implementeren (= veranderkracht).

De hier gehanteerde volgorde is bewust gekozen. Vertrouwen is de noodzakelijke basis voor het functioneren van een partnerteam. Op basis van het onderlinge vertrouwen kan een team dat bestaat uit verschillende karakters en talenten (= variatie) samen nadenken over de toekomst van het kantoor (= visie). Vervolgens is het de kunst om de plannen ook daadwerkelijk uitgevoerd te krijgen (= veranderkracht).

De DISC-methode (‘kleurtjesanalyse’) wordt ook regelmatig toegepast binnen accountantskantoren. Met de DISC-methode kan het persoonlijk profiel van de partner worden bepaald. Daarbij wordt uitgegaan van vier mogelijke gedragsstijlen, die de houding richting anderen en het dagelijks gedrag voorspellen. De vier gedragsstijlen zijn: Dominant, Invloedrijk, Stabiel en Consciëntieus. De scores op deze gedragsstijlen worden bepaald door de mate waarin u extravert/introvert en mensgericht/taakgericht bent. In een ideale situatie is er een evenwichtige mix van de gewenste gedragsstijlen binnen het partnerteam aanwezig. Het resultaat van de partneranalyse wordt gebruikt om tot de sterkste opstelling van het partnerteam te komen, waarbij de talenten van de partners optimaal worden benut.

Maak een strategisch plan

Net zoals u uw klant adviseert om bij een strategische (her)oriëntatie een plan te maken, is het ook een voorwaarde voor een succesvolle aansluiting om een plan te maken. Vragen daarbij zijn:

• De filosofie van het kantoor; waarom zijn we er? Dit is heel bepalend voor het zoeken en vinden van de juiste aansluitingspartner. Bij welke cultuur voelen wij ons het meeste thuis? ­ ondersteunende cultuur; informeel, sociaal, onderling vertrouwen; ­ regelcultuur; autoritair, hiërarchisch, formele communicatie; ­  doelcultuur; geldgedreven, competitief, klantgericht, kortetermijndoelen; ­  innovatiecultuur; ontplooiingsgericht, veranderings­ en risicobereidheid, ambitie.  •De toekomstambitie; waar willen we wanneer staan?
• Voor wie doen we het allemaal; wie zijn onze klanten en stakeholders? •Wat betekent het voor onze mensen?
• Wat wordt onze focus voor de korte termijn (drie tot vijf actiepunten)? •Hoe pakken we het aan?

Doe voldoende vooronderzoek

Op basis van mijn eigen praktijkervaringen valt het mij op dat veel aansluitingen ‘toevallig’ tot stand komen en dat er vaak onvoldoende vooronderzoek wordt gedaan naar de kans op succes bij een eventuele match. Een ‘goed gevoel’ na enkele dinertjes en een oppervlakkige due diligence over en weer (want we vertrouwen elkaar toch!) zijn vaak de enige acties die worden ondernomen voor we met elkaar het zakelijke huwelijksbootje in gaan. Met alle mogelijk nadelige gevolgen van dien, variërend van een scheiding kort na het huwelijk tot het bij elkaar blijven ‘voor de kinderen’ met een onderliggende veenbrand die regelmatig oplaait. Ik heb bijvoorbeeld gezien dat een ondersteunende en een regelcultuur geen goede match zijn. Laat dit u niet overkomen; een goede voorbereiding is 90% van het succes. Kortom, ga voor een verstandshuwelijk!

De goede voorbereiding

Overnemende kantoren zijn op zoek naar aantrekkelijke bruiden. Een bruid is aantrekkelijk als zij een interessante bruidsschat meebrengt. Dat betekent een kans en actie voor het kantoor dat aansluiting zoekt en focus op drie tot vijf actiepunten die uw aantrekkelijkheid vergroten. Welke mogelijkheden zijn er?

• Werk aan een uitstekend functionerend partnerteam dat divers is qua samenstelling en waarbij iedereen in zijn kracht staat doordat hij/zij wordt ingezet op zijn talenten.
• Zorg voor een aantrekkelijk personeelsbestand. In deze tijden van krapte op de arbeidsmarkt geldt: ‘wie de mensen heeft, heeft de toekomst’. U kunt met een vlootschouw uw personeelsbestand doorlichten en medewerkers beoordelen op hun bijdrage aan het succes van het kantoor. Ook kunt u zo scherp kijken naar hun ontwikkelingspotentieel. Met een originele arbeidsmarktcommunicatie en een millennialproof HR­beleid is het mogelijk om in een krappe arbeidsmarkt toch heel goede mensen aan uw kantoor te binden.
• Investeringen in vaktechniek en compliance verdienen zich terug in voldoendes bij toetsingen. Een overnemend kantoor wil niet met de toezichthouders in de problemen komen na een aansluiting. •Breng de klantenportefeuille in kaart en analyseer wat u aan welke klant verdient en wanneer. Saneer indien nodig het klantenbestand, zodat de klanten overblijven die in uw strategische portefeuille thuishoren. Waarschijnlijk heeft u te weinig medewerkers. Laat die dan werken op uw wensklanten.
• Zorg voor een strakke (financiële) planning­en­controlcyclus, waarbij de liquiditeit wordt gemanaged en debiteuren graag snel betalen.

Of denk aan het uitwerken van meer creatieve ideeën, waardoor uw kantoor in positieve zin opvalt. Voorbeelden:

• Breng de grootste klanten met elkaar in contact en ontwikkel zo een ambassadeursclub die wordt betrokken bij de verdere ontwikkeling van uw dienstverlening. Zij kunnen de meest geloofwaardige verkopers van uw dienstverlening zijn.
• Ontwikkel niches die als groeiversneller voor uw kantoor gaan fungeren. Enkele voorbeelden: het starten met een Asia­desk die wordt bemenst door medewerkers met Aziatische roots, voor enkele grote klanten met een familiaire structuur een Family Office opstarten, beginnen met een big data­analyse unit, etc.

Hoe nu verder?

Aan u de keuze om dit onderwerp een keer op de agenda te zetten voor het partneroverleg. Het is een spannend agendapunt, maar wel een agendapunt dat de moeite waard is. Op deze manier waarborgt u ook op de langere termijn gezonde continuïteit voor uw klanten, uw medewerkers en uzelf.

Drs. S.J. (Hans) Koning, directeur Koning Business Solutions Veranderkracht! en bestuursadviseur/verandercoach/transitiemanager/interim-manager bij accountantsorganisaties.