Accountant: 5 succesfactoren voor de toekomst van je kantoor

Wat zijn succesfactoren om als accountants- of administratiekantoor te ontwikkelen tot een toekomstbestendige organisatie die maximaal profiteert van de cloud? En hoe zorg je dat je een grote toegevoegde waarde kunt blijven leveren? Hoe blijf je onderscheidend als de robot het invoerwerk doet?

1. Zoek je toegevoegde waarde

In februari 2019 was in Barcelona de Accountancy Summit. Tijdens dit event sprak een aantal accountants- en administratiekantoren over de toekomst van het vak aan de hand van het Accountancy groeimodel. De vier stappen van ontwikkeling zijn; 1: werken met cloud software, 2: digitalisering en automatisering van processen, 3: online samenwerken met klanten en 4: toekomstgericht adviseren. De deelnemers aan de summit waren het er snel over eens dat de toegevoegde waarde van kwartaal- en jaarverslagen sterk afneemt. Het hoort erbij, maar klanten kijken er niet naar uit. Dus wat is de volgende stap die je moet maken als kantoor? Voorbeelden te over zoals benchmarking op basis van anonieme gegevens van de klantenbase, uitgebreidere adviesrapportage- en adviesdiensten en meer real-time inzicht bieden. Dit vraagt echter wel een verandering van de organisatie en de medewerkers.

2. Bepaal doelen en uitgangspunten

Een aantal kantoren gaf aan dat de eerste stap voor een verandering start met een sessie met stakeholders om de doelen en uitgangspunten te bepalen. Want waarom zou je deze stappen zetten? Kun je straks aan medewerkers van het kantoor een overtuigende onderbouwing geven? En voor welke argumenten zijn die medewerkers gevoelig? Op dit punt kwam het DISC-model voorbij. Daarmee bepaal je de hand van persoonlijke kenmerken waar iemand gevoelig voor is in communicatie. Zo ontdek je hoe je de boodschap het beste kunt brengen. Want hoe ga je medewerkers die invoerwerk doen, overtuigen van het digitaliseren en robotiseren van processen zonder dat zij dit als een bedreiging ervaren? Het zal geen verrassing zijn dat er op accountants- en administratiekantoren veel medewerkers zijn die volgens het DISC-model overwegend consciëntieus zijn. Kenmerken die hier bij passen zijn; formeel, gestructureerd, logisch, analytisch, precies, wil controle, is objectief, perfectionistisch en weloverwogen. Voor het communicatieplan is het dan belangrijk om hier rekening mee te houden en de toon en inhoud hierop af te stemmen.

3. Adoptie door de organisatie cruciaal

In de praktijk blijk er geen duidelijke volgorde in de stappen van het groeimodel. Kantoren zijn op alle vier de vlakken bezig met ontwikkelingen. Op de vraag waar volgens de aanwezigen de meerderheid van de accountancy markt zich bevindt, werd als snel geconcludeerd dat dit in stap 2 is; automatisering. Veel kantoren zien dat er veel mogelijk is met automatisering, denk aan de digitalisering en robotisering van processen. Maar het daadwerkelijk implementeren van die mogelijkheden vraagt om meer dan alleen het beschikbaar zijn van de functies in de software.

4. Goede projectaanpak en langetermijndenken

Ook de adoptie van zulke wijzigingen door het kantoorpersoneel vraagt om een goede projectaanpak en langetermijndenken. Een van de grotere kantoren presenteerde tijdens Summit zijn plan en gaf aan dat het inmiddels 4 jaar werkt aan de uitvoering. Ooit gestart met een brainstormsessie waarin uitgangspunten voor de toekomst werden bepaald en nu dus in uitvoering. Voordat je op alle lagen van de organisatie het toekomstbeeld duidelijk hebt kunnen maken, en mensen in beweging komen, ben misschien wel een jaar verder. Om de verandering in gang te zetten, moeten er ook door de organisatie heen ambassadeurs zijn die de boodschap blijven uitdragen. Zij geven het voorbeeld voor de verandering en de nieuwe denkwijze. Een succesfactor is ook dat er op alle lagen van de organisatie en vooral op managementniveau een duidelijk commitment is voor het maken van die verandering.

5. Managen van veranderingen

Medewerkers meenemen in de onderbouwing van een verandering met een uitgebreid communicatieplan werd gezien als een van de succesfactoren. Tijdens het traject blijven communiceren is daarbij belangrijk. Heeft je organisatie naast accountants- en administratieve medewerkers ook specialisten op het gebied van interne communicatie en verandermanagement in huis? Dat is top. Soft-skills namelijk nodig bij verandertrajecten. Heb je ze niet in huis, huur dan externe specialisten in.

Consultancy dienstverlening

Sommige kantoren gaven aan dat zij het passend zouden vinden als Exact als softwareorganisatie een dergelijke service zou aanbieden. Consultants van Exact hebben immers ervaring met de implementatie van software bij verschillende organisaties. Zij krijgen daarmee dus ook te maken met interne communicatie en het in beweging krijgen van medewerkers. Voor een succesvolle implementatie en adoptie van de software is consultancy een welkome aanvulling vanuit Exact, zo gaven deelnemers aan. De eindconclusie: goed verandermanagement en interne communicatie zijn voor accountantskantoren een sleutel tot het succesvol ontwikkelen van een toekomstbestendige organisatie.

Hoe digitaal is jouw kantoor? Doe de gratis Digital Accountancy Check en krijg gericht advies.