Onderzoek | MKB-accountants: begin met een duidelijke visie op de inzet van IT

Grote bedrijven die de IT beter hebben afgestemd op de bedrijfsprocessen (IT-business alignment) leveren een betere bedrijfsprestatie (business performance). Maar geldt deze stelling ook voor accountantskantoren in het midden- en kleinbedrijf? Daar heeft Fiscount in samenwerking met de Universiteit Tilburg recent een onderzoek naar gedaan onder bij haar aangesloten kantoren. Naast de open deuren zijn er ook enkele minder voor de hand liggende uitkomsten.

Het onderzoek

Het onderzoek is uitgevoerd door een Master student van de Universiteit van Tilburg in het kader van zijn scriptie Informatie Management. Hij heeft daarbij ten opzichte van eerdere onderzoeken een nieuw aspect toegevoegd: ‘IT knowledge and skills’, oftewel IT-kennis en vaardigheden.

Bij grote organisaties kan ICT-besturing (IT governance) een leidende rol spelen in het creëren van IT-kennis en vaardigheden. IT governance heeft te maken met de manier waarop de IT in een bedrijf wordt aangestuurd en beheerst. Een groot bedrijf kan het zich bijvoorbeeld veroorloven om meerdere werknemers op cursus te sturen om de IT-kennis uit te breiden. Daarnaast zijn er in grotere bedrijven vaker IT-specialisten in dienst die hun kennis binnen het bedrijf kunnen delen. Daarom wordt IT knowledge and skills vaak gezien als een onderdeel van IT governance.

Bij kleinere bedrijven is dit ingewikkelder. De kennis en vaardigheden van individuele werknemers kunnen een zeer positief effect hebben op IT-business alignment en op de bedrijfsprestatie. Vanuit deze perspectieven is het onderstaande onderzoekmodel opgezet.

 

In figuur 1 worden de volgende drie hypothesen opgesteld:

• Hypothese 1 (H1): IT governance heeft een positief effect op IT-business alignment;
• Hypothese 2 (H2): IT knowledge and skills hebben een positief effect op IT-business alignment;
• Hypothese 3 (H3): IT-business alignment heeft een positief effect op business performance.

Het onderzoek is opgezet door per variabel een aantal stellingen te vragen aan de respondenten. Al deze stellingen zijn gebaseerd op literatuur en op voorafgaand onderzoek.

Voor het variabel ‘IT governance’ zijn er twaalf stellingen opgesteld. Een van de stellingen van IT governance is bijvoorbeeld; ‘Binnen het bedrijf wordt periodiek IT-overleg gepleegd’. Respondenten kunnen dan een score aangeven van 1 t/m 5, waarbij 1 = Zeer oneens en 5 = Zeer eens.

Door variabelen daarna met elkaar te vergelijken, kan er aangetoond worden of er een positief verband bestaat tussen variabelen. Indien bijvoorbeeld IT governance een hoge score heeft, zou het volgens de hypothese moeten zijn dat IT-business alignment ook een hoge score heeft. Hiermee wordt hypothese 1 ondersteund of afgewezen.

Ook wordt er gekeken naar de interne consistentie van stellingen. Dit betekent dat de twaalf vragen van IT governance in gelijke mate stijgen of dalen. Afwijkende stellingen kunnen er uitgehaald worden, omdat deze niet hetzelfde meten als de andere stellingen.

De uitkomsten

Uit het onderzoek blijkt dat alle drie de hypothesen worden ondersteund. Dit betekent dat er tussen IT governance en IT-business alignment een positief verband is gevonden. Naarmate de IT governance toeneemt, is er dus een toename in de samenwerking tussen IT en de bedrijfsprocessen.

Er is ook een positief verband waargenomen tussen IT knowledge and skills en IT-business alignment. Dit betekent dat bedrijven die meer waarde hechten aan IT-vaardigheden, een betere samenwerking tussen IT en de bedrijfsprocessen kunnen creëren. Dit klinkt natuurlijk logisch, maar deze conclusie zet aan om na te denken over de implicaties van bijvoorbeeld het in dienst nemen van iemand met weinig tot geen IT-vaardigheden.

Ook andere stellingen uit het onderzoek geven inzicht in de IT-vaardigheden, zoals die over de flexibiliteit van de organisatie en de tijdige levering van informatie.

Een andere conclusie uit het onderzoek is dat er een positief verband bestaat tussen IT-business alignment en business performance. Elk bedrijf dat een hoge score aangeeft op IT-business alignment, geeft ook aan dat zij een hogere waarde haalt uit de IT die zij gebruikt. Dit kan dus zijn op het gebied van efficiëntie van systemen, maar dit kan ook te maken hebben met de gebruiksvriendelijkheid van de systemen voor werknemers en klanten.

Opvallende bevindingen

Er zijn enkele opmerkelijke bevindingen gedaan tijdens dit onderzoek. Allereerst is er één stelling niet meegenomen bij de hypothesetoetsing. De stelling: ‘De keuze van onze accountancysoftware is gebaseerd op de kosten’ bleek niet in lijn met de andere stellingen met betrekking tot IT governance. Dit heeft er zeer waarschijnlijk mee te maken dat bedrijven die accountancysoftware kiezen op basis van kosten, zich in mindere mate bezighouden met de andere aspecten van IT governance.

Ten tweede is onder business performance de vraag over de omzet eruit gehaald. Deze vraag was niet consistent met de andere stellingen. De stelling ‘Wat is uw omzet per jaar per medewerker’ is wel apart getest voor een positief verband. Hieruit blijkt dat deze stelling geen positief verband heeft met IT-business alignment. Dit kan meerdere redenen hebben. Allereerst is er een groot gedeelte van de respondenten die deze vraag niet heeft ingevuld. Dit kan zijn omdat de respondent het antwoord niet weet of doordat de respondent deze informatie niet wil delen. Verder is de omzet in de accountancybranche vaak nog steeds gebonden aan de tijd die bijvoorbeeld wordt besteed aan de administratie. Hierin zal efficiency niet voor een hogere omzet zorgen (het kan wel voor een hogere winst zorgen). Opvallend is dat er in andere onderzoeken wel een positief verband is gevonden tussen IT-business alignment en business performance (gebaseerd op winst, economisch toegevoegde waarde, efficiëntie, effectiviteit, etc.).

Verschil tussen werknemers en kantooreigenaren

In het onderzoek zijn er twee groepen vergeleken: de kantooreigenaren en de werknemers. Deze twee groepen hebben beiden hun scores gegeven aan de stellingen. Opvallend is dat er tussen de twee groepen duidelijk verschillen bestaan in de scores bij de diverse stellingen. De kantooreigenaren geven bijvoorbeeld bij IT knowledge and skills en bij IT-business alignment over het algemeen een hogere score aan dan de werknemers.

Kantooreigenaren zijn over het algemeen vrij positief over de huidige situatie en de gewenste situatie. Ze zijn van mening dat er voldoende overleg, afstemming en duidelijkheid is over de bedrijfsstrategie en IT. Ook vinden ze dat er voldoende kennis en vaardigheden aanwezig zijn bij hun medewerkers. Medewerkers daarentegen vinden dat er te weinig overleg is over IT, dat de manier van werken niet goed wordt afgestemd op de IT en dat de werkwijze vaak niet in lijn is met de bedrijfsstrategie. Ook is er onduidelijkheid over de IT-strategie op de lange termijn en zijn er vraagtekens over de kennis en vaardigheden van collega’s op IT-gebied.

Eerst duidelijke visie ontwikkelen over IT-inzet

Graag had ik de eindconclusie getrokken dat een goede afstemming tussen IT- en bedrijfsprocessen ook bij accountantskantoren in het midden- en kleinbedrijf zorgt voor hogere bedrijfsprestaties. Maar op grond van de uitkomsten van ons onderzoek moet ik concluderen dat er met name nog veel in het voorproces moet worden gedaan, voordat de IT- en bedrijfsprocessen op elkaar afgestemd kunnen worden.

Betere bedrijfsprestaties behalen door de inzet van IT begint met een duidelijke visie van het kantoor over de inzet van IT. Vervolgens is het van belang dat iedereen binnen de organisatie weet wat er van hen verwacht wordt en voldoende handvatten krijgen om aan deze verwachtingen te voldoen. Als aan deze voorwaarden is voldaan, kunnen IT- en bedrijfsprocessen op elkaar afgestemd worden. Met als resultaat hogere bedrijfsprestaties.

Wilt u de weg vinden in de ICT jungle? Volg dan de cursus “De weg vinden in de ICT jungle” van Fiscount.