Het accountantskantoor zonder kantoor, wie durft?

Waarom zouden we als accountants eigenlijk nog teruggaan naar kantoor, vraagt Richard Knops zich af.

‘Werk zo veel als mogelijk thuis’, is de opdracht van Mark Rutte in overleg met het Outbreak Management Team en het RIVM. Ook accountantskantoren hebben hier massaal gehoor aan gegeven en de meeste van hen hebben nu (uit nood geboren) hun kantoor geheel digitaal ingericht. Dit betekent dat er op dit moment niet of nauwelijks gebruik wordt gemaakt van kantoorfaciliteiten tot 1 september 2020. De vraag is nu, waarom zouden we nog teruggaan?

Het nieuwe werken

Wat betekent het nieuwe werken nu voor accountantskantoren. Wat mij het meest is opgevallen is dat ik acquisitiegesprekken, besprekingen en zelfs audits vrijwel geheel uitvoer via een Virtuele spreekkamer.  De meest gebruikte apps hiervoor zijn Zoom, Teams en Skype for Business. Via deze apps is het mogelijk om via ieder device met elkaar in contact te komen en wat vooral belangrijk is, met elkaar zichtbaar dingen te delen. Veel verschillen de apps niet van elkaar. Ze hebben wel éen gemeenschappelijk doel: ‘Werk papierloos en plaats onafhankelijk’.  Goed voor het milieu dus. Klanten geven aan dit als prettig te ervaren, ze kunnen vanuit hun telefoon direct in contact treden met hun adviseur en hoeven niet in de file te staan om naar een afspraak te komen.

Vaktechnische bijeenkomsten

Waar we normaliter gebruikelijk naar gezellige horecagelegenheden gingen om vaktechnische bijeenkomsten te volgen en te socializen, hebben docenten en opleidingscentra nu massaal toevlucht gezocht in Webinars, E-Learnings en Live-online cursussen.  Uiteraard allemaal voorzien van de verplichte PE accreditatie.

Balanceren tussen werk en privé

Het is veel efficiënter en effectiever om rond acht uur thuis te beginnen dan om in de file te staan. Het betekent ook dat je ’s ochtends meer tijd hebt voor het gezin en beter kunt balanceren tussen de dingen die privé en qua werk moeten gebeuren. Door thuis te werken kun je de dingen makkelijker plannen en op elkaar aan laten sluiten.

Weg met de kantoortuin en onnodige vergaderingen

Zonder kantoor kun je ook efficiënter werken. Een van de redenen daarvoor is het ontbreken van onnodige vergaderingen en de kantoortuin. Bij bijna iedereen puilt de agenda uit met interne vergaderingen. Als je evalueert zijn deze heel vaak onnodig. Discussies tijdens het werk in de kantoortuin over niet relevante zaken zijn verleden tijd. Afspraken over specifieke onderwerpen worden ingepland en er wordt een tijdsindicatie aan gegeven. Je kunt ze zelfs SMART maken door er duidelijke vervolgafspraken en tijdslijnen aan te koppelen.

Netwerken

Netwerken vond plaats in horecagelegenheden waarbij grote groepen mensen samenkomen voor een presentatie of borrel. Presentaties kunnen via de applicaties nog steeds doorgang vinden. Van de deelnemers en organisatoren zal echter wel meer moeten worden gevraagd om goed te netwerken. Denk hierbij aan een pro-actieve houding en de durf om ‘vreemden’ uit te nodigen voor een privé gesprek. Om ons beroep goed te kunnen uitvoeren is het uiteraard cruciaal om voor een bepaalde opdracht de juiste mensen te vinden en die op de goede manier te laten samenwerken.

Weg met controle over je medewerkers, vertrouw ze eens

Eén van de eerste dingen die mensen vaak zeggen over het werken zonder kantoor is: Hoe zorg je dan dat mensen hun werk doen? Thuis ben je namelijk snel afgeleid. Om met dat laatste te beginnen, ik denk juist dat het tegenovergestelde waar is. Op kantoor ben je namelijk snel afgeleid. Dat komt door de eerder genoemde vergaderingen waar je bij aanwezig moet zijn, maar ook door alle collega’s die de hele dag door aan het bureau staan voor een vraag of een social talk. Social talk heeft zeker zo zijn nut, maar het zorgt ook voor een enorme daling in productiviteit. Een vraag naar assistentie bij iets kan prima ingepland worden via je agenda. Uiteraard is de drempel wellicht iets hoger, maar dat is meer een mindset en gewoonte.

Hoe zorg je dan dat mensen hun werk doen? Eigenlijk is dat voor een accountantsorganisatie makkelijk te monitoren. Je hebt urenstaten en verder kun je op basis van SMART doelstellingen evalueren of afspraken met cliënten daadwerkelijk zijn nagekomen. Bij slechte levering zouden er klachten zijn en worden facturen niet betaald.

Waarom zouden we nog teruggaan

Mijn vraag is dan ook aan alle accountants: waarom zouden we nog teruggaan?  Omdat we behoefte hebben aan het praatje bij het koffiezet apparaat? Omdat het kantoorpand veel geld kost en een goede uitstraling heeft naar de klanten toe? Of omdat we gewoon bang zijn voor verandering en loslaten van oude gewoontes?

R.H.H. (Richard) Knops AA – MKB Accountant