Dat is in het kort de missie van Alexander Leppink van BDO. Data geeft je als accountant de middelen om ondernemers daadwerkelijk in het nu te ondersteunen. Omzetgegevens, marge-ontwikkeling, (onverwachte) kostenposten, per vestiging, per week, per dag, bezettingsgraden. Kortom alledaagse informatie over het reilen en zeilen van ondernemingen. Niet in de achteruitkijkspiegel, maar in de schijnwerpers. Alexander Leppink RA is partner outsourcing bij BDO. Hij is o.a. verantwoordelijk voor de administratieve dienstverlening die BDO verricht voor een aantal grote(re) franchiseorganisaties. In een eerder artikel op deze website hebben we hier al ruim aandacht besteed en 8 september spreekt hij in het kader van het online congres ICT&Kantoor over ICT&Kantoor trends. Wat is er technisch mogelijk en wat kunnen kantoren daarmee in de praktijk.
Eye opener
De afgelopen maanden zijn ook voor Alexander Leppink een eye opener. Digitale verandering komt ineens gewoon op gang. ‘Collega’s die hier sceptisch over waren zien ineens dat je mensen gewoon kunt vertrouwen. Je hoeft je collega’s niet iedere dag op kantoor zien. En online samenwerken blijkt toch vaker mogelijk dan gedacht. ’
Digitale veranderingen kunnen daadwerkelijk sneller. Maar het gaat niet vanzelf. Hetzelfde werk zowel thuis als op kantoor doen is een grote stap voor kantoor en medewerkers. Maar er is meer nodig.
Data = essentieel
Dat klink abstract, maar wanneer Alexander Leppink dit uitlegt zie je al snel het tegendeel. ‘Waarom zou een ondernemer geen actueel inzicht kunnen hebben over omzetten, kosten, prognoses? Waarom zou er geen concrete monitoring op processen plaats kunnen vinden?’
‘Dit kan wel,’ is zijn stellig betoog. Wat accountants – niet alle overigens – tegenhoudt is misschien toch nog net iets te veel focus op die jaarrekening. ‘De jaarrekening geeft ook inzicht, maar wel achteraf.’
Wat staat kantoren in de weg?
‘Voor een deel ligt dat nog wel in de techniek,’ zo stelt Alexander Leppink. ‘Het vraagt immers wel om ordening van alle beschikbare gegevens en nog lang niet alle software is er even geschikt voor.’ Aan de andere kant ziet hij ook dat de mindset binnen kantoren zo’n stap nog in de weg kan staan. ‘Er is bij veel kantoren nog steeds een mindset met een focus op de jaarrekening. Daar kunnen accountants dan het gesprek over aangaan met de ondernemer. Maar het is wel achteraf. Accountants moeten ook leren om open het gesprek in te gaan over wat er misschien aankomt. Waar de ondernemer van wakker ligt.’
Binnen BDO is er hard aan gewerkt om juist dat voor elkaar te krijgen. Misschien is het een voordeel van een grote organisatie. Leppink is het daar deels mee eens en erkent dat zijn kantoor echt wel de mogelijkheden heeft om e.e.a. goed te organiseren. Maar hij roep wel ‘deels’. Mindset is belangrijk alsook wat hij noemt ook gewoon het lef hebben, empathisch vermogen, om het gesprek met de ondernemer aan te gaan en je als accountant niet alleen maar voor te bereiden op een gesprek over het verleden en de jaarrekening.
‘De snelheid waarmee klanten/ondernemers informatie willen neemt alleen maar toe. Dat zie je ook in de afgelopen tijd met corona. Ondernemers zijn nu niet meer zo geïnteresseerd in de jaarrekening over 2019. Dat brengt de coronacrisis keihard boven water.’
‘Ondernemers zijn nu niet meer zo geïnteresseerd in de jaarrekening over 2019.
Dat brengt de coronacrisis keihard boven water.’
‘Ondernemers hechten meer waarde aan een analyse van nu. “Als ik deze ontwikkeling zich voortzet? Waar kom ik dan uit? Wat is de impact, welke maatregelen kan ik nemen?” Actuele betrouwbare informatie en accountants en adviseurs die de kennis in huis hebben om ondernemers te begeleiden. Branchebreed moeten accountants zich realiseren dat dit de toegevoegde waarde is die ze kunnen bieden. Kennis en know how rond financiële processen. In het verleden een boekje nu echte actuele stuurinformatie. Data centraal.’
Bedrijfseconomische kennis?
‘Ja, en hoe je die kennis kunt omzetten in concrete acties. Jouw klant helpen zijn performance te optimaliseren. Als je signaleert dat het bij een onderneming uit de klauwen loopt: budgetten overschreden, omzetten niet gehaald, kosten die onverklaarbaar oplopen. Wat doe je dan als accountant? En vooraf: hoe lang duurt het voordat je dit bij een ondernemer ziet? Wanneer administraties niet bij zijn loop je altijd achter de feiten aan. En opnieuw, de coronacrisis maakt dat pijnlijk duidelijk. Wanneer ondernemers geen zicht hebben op hun reguliere omzetontwikkeling dan kan het bijvoorbeeld al bij een NOW-aanvraag fout gaan.’
Structuur, analyse en inzicht
Het zijn drie trefwoorden die Leppink graag gebruikt. ‘Structuur betekent heel eenvoudig goede systematisch en consequent opgezette administraties. Strakke rekeningschema’s, RGS/SBR, standaardisering zowel binnen een klant als binnen het kantoor zijn basishygiëne. Of zouden dat moeten zijn,’ voegt hij er nuchter aan toe. ‘en dat vervolgens ook goed communiceren met de ondernemer. Analyse gaat over de vertaling van belangrijke financiële feiten en gebeurtenissen die de onderneming raken. Inzicht betekent dan weer voor een accountant de bedrijfseconomische – en branchekennis hebben om de feiten te kunnen duiden.’
Het verhaal is niet nieuw
‘Accountants moeten hier nog wel van hun koudwatervrees af. Op zoek naar een net iets andere rol, zonder traditionele vakkennis over boord te gooien. Durf het experiment aan. Heb je collega’s die graag nieuwe dingen uitproberen, die net iets andere analyses willen maken? Geef ze de ruimte om te experimenteren. Doe een beroep op dat creatief vermogen. Laat ze op een nieuwe, andere manier tegen processen aan kijken. Uren x tarief staat dit soort ontwikkelingen nog wel in de weg. Prima voor een eenmalige adviesopdracht, echter in accounting moet je als kantoor echt werken met productcalculatie. Wat kost mijn ICT? Hoeveel tijd ben ik standaard kwijt? Welke kosten spelen er nog meer? Wat is de toegevoegde waarde voor de klant? Op zo’n manier kijken en rekenen levert een voorspelbare kostprijs op. Slimmer werken loont. Immers betekent kostenbesparing meer gemak voor de klant, meer inzicht en een gezonde basis voor het kantoor.’
Geef een reactie