Gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten: hoe zit het precies?

Je mag voor een dag waarop de werknemer zowel thuiswerkt als naar de vaste werkplek reist niet tegelijkertijd de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten en de gerichte vrijstelling voor reizen naar een vaste werkplek toepassen.

De onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten is bedoeld voor de extra kosten door het thuiswerken, zoals voor water- en elektriciteitsgebruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. Het bedrag van € 2,40 is gebaseerd op onderzoek van het Nibud. Je kunt de vrijstelling ook toepassen als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.

Deze gerichte vrijstelling geldt naast de al bestaande gerichte vrijstellingen, zoals voor het onbelast vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van noodzakelijke gereedschappen en ICT-middelen en arbovoorzieningen.

Vaste vergoeding

De werkgever mag een werknemer een vaste vergoeding geven voor de thuiswerkkosten. Voor deze gerichte vrijstelling geldt de 128-dagenregeling. Dit wil zeggen dat als de werknemer 128 dagen thuiswerkt, je de werknemer een vaste onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten mag geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar thuiswerkt.

De 128-dagenregeling gaat uit van 214 werkdagen per jaar voor een fulltime medewerker, na aftrek van vakantie, ziekte (gemiddeld ziekteverzuim) en feestdagen.

In de volgende situaties moet je het aantal werkdagen (214) en thuiswerkdagen (128) naar evenredigheid toepassen:

• De werknemer werkt op minder dan 5 dagen per week thuis.
• De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.

In de volgende situaties moet je de vergoeding naar tijdsgelang herrekenen:

• Je start of stopt gedurende het kalenderjaar met de vergoeding.
• De grondslag voor de berekening van de vergoeding wijzigt in het kalenderjaar.

Aanpassing vaste vergoeding

De vaste vergoeding hoef je niet aan te passen als een werknemer incidenteel een dag niet thuiswerkt.

Je past de vergoeding wel aan als de werknemer niet meer ‘in de regel’ op de vastgestelde dagen thuiswerkt. Hiervan is sprake als een wijziging van de thuiswerkdagen meer dan 2 maanden duurt. Dit kan zich voordoen als een werknemer (deels) onbetaald verlof heeft.

Of nog sprake is van ‘in de regel’ beoordeel je per aanleiding en op kalenderjaarbasis. Als de aanleiding het kalenderjaar overstijgt, is sprake van een nieuwe aanleiding.

Samenloop thuiswerken en reizen voor het werk

Je mag voor eenzelfde werkdag niet tegelijkertijd de vrijstelling voor thuiswerkkosten en de vrijstelling voor reizen naar een vaste werkplek toepassen.

Werkt een werknemer een deel van de dag thuis en het andere deel op de vaste werkplek, dan kies je voor die dag of je de gerichte vrijstelling toepast voor de reiskostenvergoeding (€ 0,23 per kilometer) óf voor de thuiswerkkosten (€ 2,40 per thuiswerkdag).

Als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan, mag je wel één van deze vergoedingen aanwijzen als eindheffingsloon. Dit komt ten laste van de vrije ruimte. Daarboven betaal je 80% eindheffing.

Vaste werkplek

Er is in ieder geval sprake van een vaste plaats van werkzaamheden als de werknemer meer dan 40 dagen per kalenderjaar op dezelfde plek werkt. Dit is ongeacht de datum van indiensttreding, het aantal contracturen en de lengte van het verblijf. Er kan sprake zijn van meerdere vaste werkplekken.

Thuiswerken en dienstreis

Werkt de werknemer op een dag deels thuis en maakt hij een zakelijke reis die geen woon-werkverkeer is, maar een dienstreis? Dan mag je zowel de gerichte vrijstelling van € 0,23 per kilometer als de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten toepassen.

Afspraken met de werknemer

Je kunt met de werknemer afspraken maken over het aantal thuiswerkdagen. Deze kunnen een basis zijn voor de vaststelling van de onbelaste vergoeding voor de reizen voor woon-werkverkeer en voor de thuiswerkkosten.

Vervoer vanwege de werkgever

Heeft de werknemer de beschikking over een OV-chipkaart, OV-abonnement, auto of fiets van de zaak of ander vervoer vanwege de werkgever? En maakt de werknemer hier daadwerkelijk gebruik van voor een reis naar een vaste werkplek op een dag dat hij ook thuiswerkt? Dan mag je voor die dag geen gericht vrijgestelde vergoeding voor thuiswerkkosten geven.

Als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan, mag je de vergoeding voor thuiswerkkosten wel aanwijzen als eindheffingsloon. Dit komt ten laste van de vrije ruimte. Daarboven betaal je 80% eindheffing.

Dienstreis

Werkt de werknemer op een dag deels thuis en maakt hij een zakelijke reis die geen woon-werkverkeer is, maar een dienstreis? Dan mag je voor die dag wel de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten toepassen.

Voorbeeld 1

Anton werkt 5 dagen per week. Hij werkt 2 dagen thuis en reist 3 dagen met zijn auto naar kantoor (enkele reisafstand 20 km.)

Reiskostenvergoeding per maand:
3/5 x 214 dagen = 129 dagen; 129 dagen x (40 km x € 0,23) / 12 = € 98,90

Thuiswerkkostenvergoeding per maand:
2/5 x 214 dagen = 86 dagen; (86 dagen x € 2,40) / 12 = € 17,20

Voorbeeld 2

Bouchra werkt 4 dagen per week. Zij werkt 2 dagen thuis en gaat 2 dagen met de fiets naar kantoor (enkele reisafstand 12 km.)

Reiskostenvergoeding per maand:
2/5 x 214 dagen = 86 dagen; 86 dagen x (24 km X € 0,23) / 12 = € 39,56

Thuiswerkkostenvergoeding per maand:
2/5 x 214 dagen = 86 dagen; (86 dagen x € 2 ,40) / 12 = € 17,20

Bron: Forum Salaris