Kantoren zijn bij fusies en overnames in de praktijk vaak jarenlang intensief bezig met het harmoniseren van hun ICT-landschap binnen groepsstructuren. Daarbij ligt de focus volledig op het uitlijnen van de systemen. Maar de échte kansen komen pas in het volgende stadium: zodra processen en data gestandaardiseerd zijn, ontstaat er ruimte om waarde toe te voegen met data. Zeker in het licht van de opkomst van AI is een goed ingerichte datahuishouding essentieel om impact te maken.
Hoe richt je als groot kantoor of kantoorgroep dit data-traject slim in? Zie onderstaande als een volwassenheidsmodel, verdeeld in vier stappen:
Stap 1: Standaardiseer data en processen
Een uniforme basis is cruciaal. Zolang elk label werkt met eigen processen, methodes en applicaties, is integratie buitengewoon complex. Begin daarom met het standaardiseren van interne workflows, rapportagevormen en klantprocessen. Dit is een randvoorwaarde voor verdere digitalisering en dataverwerking. Denk aan uniforme dossiervorming, vastlegging van klantcommunicatie en het stroomlijnen van compliance-processen. Eén softwaresysteem per domein is een pré, maar geen vereiste, zolang de data maar op dezelfde wijze gestandaardiseerd is.
Stap 2: Bouw een centrale datastructuur
Zodra processen zijn gestandaardiseerd, ontstaat er ruimte voor een centrale datastructuur. Het opzetten van een datawarehouse of datalake, waarin je zowel gestructureerde als ongestructureerde data opslaat, maakt het mogelijk om data effectief te analyseren en benutten. Niet alleen voor interne sturing, maar ook voor klantgerichte inzichten en rapportages. Start met enkele voor de hand liggende databronnen: de administratieve software en fiscale software. In de datastructuur kan de herkomst van data (welke kantoor of label) eveneens worden opgeslagen.
Stap 3: Ontwikkel en implementeer data governance
Zonder duidelijke afspraken over databeheer is de kans op fouten, datalekken of misinterpretaties groot. Daarom is een stevig data governance-beleid nodig. Dat betekent: eigenaarschap definiëren, rechten en rollen inregelen, en zorgen voor transparantie. Dit is niet alleen noodzakelijk voor compliance, maar versterkt ook de betrouwbaarheid van je datagedreven dienstverlening. Denk na over toestemming van je klanten op beoogde dataverwerkingen. Ga met je IT- of dataplatformleverancier in gesprek over de toepassing en bewaking van de juiste security & privacy instellingen. Het Microsoft-(Azure)platform heeft hier meerdere hulpmiddelen voor, zoals Purview.
Stap 4: Scheid software en data
De vierde stap is essentieel om je datahuishouding toekomstbestendig te maken. Door data los te trekken van de applicaties waarin ze ontstaan, krijg je regie over je informatie. Software dient dan enkel nog als functionele tool, niet als opslagplaats. Dit biedt flexibiliteit, voorkomt vendor lock-in en maakt het mogelijk om AI-oplossingen snel en veilig in te zetten. Het kunnen splitsen van deze onderdelen is niet altijd makkelijk, maar wordt een steeds belangrijker criterium richting de toekomst.
Voor grote accountantskantoren en kantoorgroepen die inzetten op groei via overnames, is IT-integratie geen sluitpost maar een strategische voorwaarde. Wie nu investeert in gestandaardiseerde processen, centrale datastructuren, data governance en de scheiding tussen software en data, legt het fundament voor wendbaarheid en waardecreatie met data. En bereidt zich voor op een toekomst waarin AI versnelling kan geven.
Whitelabel platform
Het platform van PKIsigning faciliteert groeiende kantoren met deze stappen. Met unieke enterprise whitelabel-functionaliteit kunnen kantoorgroepen werken binnen één centraal beleidskader, terwijl individuele labels (kantoren) hun eigen identiteit behouden.
Verwerkte documenten en (XBRL-) data kunnen daarbij direct worden opgeslagen in een datawarehouse of datalake. PKIsigning fungeert zo als slimme draaideur voor veilige documentuitwisseling én als afslag naar je eigen dataplatform.
Meer weten? Neem contact op met een expert om te sparren.
Geef een reactie