NBC | Lemaire & Partners is een modern accountantskantoor gevestigd in Sittard. Met een breed pakket aan diensten ondersteunt het kantoor mkb-ondernemers met accountancydiensten, administratieve en fiscale ondersteuning en salarisverwerking. NBC | Lemaire & Partners hecht aan persoonlijk contact met de klant en biedt tegelijk het gemak van online diensten. Partners Mara Ehlen en Simon Snakkers zijn binnen het accountantskantoor met 28 medewerkers onder andere verantwoordelijk voor de automatisering. Waarbij Mara zich met name richt op software en Simon op de hardware. Mara: “We onderzoeken continu hoe we processen kunnen verbeteren voor klanten en medewerkers. De afgelopen jaren hebben we bijvoorbeeld veel administraties overgezet naar Exact en Yuki. Waarmee het aanleveren van documenten en het geautomatiseerd verwerken van gegevens een stuk efficiënter verloopt.
“We besparen tijd, voorkomen dubbel werk en het proces is overzichtelijker.”
– Mara Ehlen
Meer maatwerk
Binnen het Limburgse kantoor werd gebruik gemaakt van Hyarchis Document Manager, een on-premise oplossing. De overstap van de ontwikkelaar naar de cloud bood volgens Simon de kans om te kijken naar andere DMS-oplossingen. “Hoewel Hyarchis prima functioneerde, hadden we behoefte aan meer maatwerk. Omdat we al licenties voor Microsoft 365 hadden, was het logisch om de mogelijkheden van SharePoint te onderzoeken.” SharePoint heeft volgens Simon het voordeel dat je als kantoor de inrichting zelf kunt bepalen: “Veel softwarepakketten bieden een vaste standaard. Dat is niet per se fout, maar het past niet bij ons. We wilden zelf de regie houden over de documentenstructuur waarmee het voor alle collega’s eenvoudig wordt om ermee te werken.”
Mara vult aan: “Voor de overstap naar SharePoint konden we documenten niet efficiënt vanuit andere programma’s in het DMS opslaan of ophalen. Daardoor moesten bestanden bijvoorbeeld eerst lokaal worden opgeslagen om ze vervolgens handmatig in Caseware te zetten. We werken met veel documenten die toegankelijk moeten zijn voor zowel fiscalisten, loonadministrateurs, adviseurs en teamleiders. Het is voor ons cruciaal om dubbel werk te voorkomen.”
Het kantoor heeft in eerste instantie zelf geprobeerd om SharePoint in te richten. Simon: “Ik kwam erachter dat dat niet haalbaar was. Via LinkedIn kwamen we in contact met Like-IT. Het klikte direct in het eerste gesprek. We waren snel overtuigd dat zij SharePoint op basis van onze wensen konden opzetten.” Like-IT kon de ideeën en wensen van het kantoor niet alleen vertalen. maar dacht ook actief mee over de praktische gevolgen. Mara: “In eerste instantie wilden we vasthouden aan een traditionele mappenstructuur, maar samen hebben we gekeken naar moderne alternatieven. Zo zijn we overgestapt op een indeling met categorieën en subcategorieën, afgestemd op onze processen. Daarmee zijn documenten heel eenvoudig terug te vinden.”
DailyDrive koppelen met Exact
SharePoint is binnen het kantoor gekoppeld aan verschillende andere werkpakketten. Mara: “We hebben in een pilot met Like-IT en Exact een koppeling met DailyDrive ontwikkeld. We hoeven documenten maar op één plek op te slaan en ze zijn overal en altijd beschikbaar zijn.” Deze koppeling levert de accountants en adviseurs een enorme tijdsbesparing op. “Collega’s kunnen veel beter samenwerken en bijvoorbeeld Excel-bestanden openen, aanpassen en opslaan zonder ze steeds opnieuw te downloaden, te verwijderen of opnieuw toe te voegen. We vergroten de efficiëntie en maken het proces overzichtelijker”, legt Mara uit.
“DailyDrive is een oplossing die we niet alleen kunnen gebruiken, maar optimaal kunnen benutten.”
– Simon Snakkers
Goede begeleiding
Hoewel digitalisering de accountancy veel mogelijkheden biedt, sluit men binnen het kantoor niet de ogen voor de menskant. “We houden rekening met het tempo van verandering. Iedereen moet mee kunnen komen en wennen aan nieuwe software-oplossingen”, legt Mara uit. Ook hierin heeft Like-IT een belangrijke rol gespeeld, vindt ze: “Hoewel de datamigratie wat later plaatsvond, hebben we in december een uitgebreide cursus gehad over SharePoint en DailyDrive. De begeleiding van Like-IT tijdens de implementatie is goed. Ze denken mee en bieden oplossingen om iedereen goed op weg te helpen. Bovendien reageren ze snel op vragen en komen desnoods persoonlijk langs om mensen wegwijs te maken. Deze korte lijnen geven rust en zorgen voor vertrouwen.”
Beide partners erkennen dat de voorbereiding en implementatie van een nieuw DMS veel tijd en energie kosten, maar dat het resultaat er mag zijn. “DailyDrive is een oplossing die we niet alleen kunnen gebruiken, maar optimaal kunnen benutten. Een investering in kwaliteit en gebruiksgemak en dat maakt het de moeite waard”, besluit Simon.
Wil jij meer weten over wat DailyDrive voor jouw accountantskantoor kan betekenen? Bekijk onze demo video >
Geef een reactie