De basis: wat doet je boekhoudpakket al goed?
Pakketten als Exact Online, Moneybird, SnelStart, Twinfield en e-Boekhouden.nl zijn een solide basis voor een efficiënte administratie van organisaties. Ze lezen bankafschriften in, herkennen terugkerende leveranciers, matchen facturen en sturen betalingsherinneringen. Voor de meest voorkomende boekhoudkundige taken hoef je nauwelijks meer in te grijpen.
Automatisch afletteren is ook zo’n automatisering. Op basis van omschrijving en bedrag probeert het pakket zelf een match te vinden tussen binnenkomende betalingen en openstaande posten. Vindt het die match? Dan lettert het automatisch af. Klinkt als een afgerond verhaal, maar er zit een belangrijke voorwaarde aan vast.
Het knelpunt: de data moet er eerst in
Automatisch afletteren werkt alleen als alle relevante transacties ook daadwerkelijk in het boekhoudpakket staan. Bankafschriften komen via de bankkoppeling automatisch binnen. Maar betalingen via een betaalprovider zoals Mollie, Stripe of PayPal doen dat niet.
Betaalproviders storten namelijk verzamelbedragen op de bankrekening, waarbij de transactiekosten al zijn afgetrokken. Dat bedrag wijkt af van de individuele factuurbedragen in de administratie, waardoor het boekhoudpakket geen automatische match kan maken.
Zonder aanvullende stappen moet je als accountant of boekhouder handmatig aan de slag: specificaties exporteren uit het betaalsysteem, een MT940-bestand downloaden en importeren en betalingen handmatig koppelen aan de juiste openstaande posten. Bij klanten met veel transacties kost dat al snel meerdere uren per maand.
De risico’s van een vertraagde verwerking
Zolang PSP-transacties niet automatisch worden ingelezen, loopt de administratie achter op de werkelijkheid. Met directe gevolgen van dien. Het grootste risico is dat er onterecht betalingsherinneringen worden verstuurd naar klanten die allang hebben betaald, maar waarvan de betaling nog niet verwerkt is. Dat schaadt de klantrelatie en leidt tot onnodige vragen.
Daar komt bij dat handmatig matchen veel tijd kost en foutgevoelig is. Een vergissing bij het koppelen van een betaling resulteert in onjuiste openstaande postenlijsten. Fouten die later extra tijd kosten om te herstellen.
De oplossing: koppelingen die het werk overnemen
Om de volledige keten te automatiseren, zijn koppelingen nodig: één tussen het boekhoudpakket en de webshop of het verkoopsysteem van je klant en één tussen het boekhoudpakket en de betaalprovider. Die twee koppelingen zorgen er samen voor dat orders automatisch als openstaande post worden aangemaakt én dat de bijbehorende betaling automatisch wordt opgehaald en gematcht.
Combidesk ontwikkelt softwarekoppelingen voor de meest gebruikte pakketten in Nederland, waaronder Exact Online, Moneybird, SnelStart, Twinfield en e-Boekhouden.nl. Dankzij die koppelingen worden PSP-transacties automatisch opgehaald en gekoppeld aan de juiste openstaande post, zonder handmatige stappen. Zo blijft de administratie van jouw klanten actueel, verklein je de kans op fouten en ontstaat er meer ruimte voor de adviserende rol waar jouw toegevoegde waarde écht ligt.
Benieuwd welke koppelingen beschikbaar zijn voor jouw boekhoudpakket? Bekijk hier de verschillende boekhoudkoppelingen van Combidesk.
Geef een reactie