Een koppeling tussen een webshop zoals Shopify of WooCommerce en een boekhoudpakket zoals Exact Online of Twinfield zorgt ervoor dat er netjes een factuur aangemaakt wordt zodra er een bestelling is geplaatst. De omzet staat erin en de administratie lijkt op orde. Maar schijn bedriegt.
De betaling zelf komt namelijk via een andere weg binnen: via de payment service provider (PSP), zoals Mollie, Stripe of PayPal. Zonder een directe verbinding tussen de PSP en het boekhoudpakket weet het systeem niet dat een factuur betaald is. Het gevolg? De factuur blijft openstaan, ook al is er al betaald.
De driehoek die je moet sluiten
Bij een online verkoop zijn er altijd drie systemen actief:
- De webshop, waar de bestelling ontstaat.
- De PSP, die de betaling verwerkt.
- Het boekhoudpakket, waar alles samenkomt.
Vaak wordt alleen de webshop gekoppeld aan het boekhoudpakket. Dat is één kant van de driehoek. Om automatisch te kunnen afletteren, moet je ook de PSP aan het boekhoudpakket koppelen. Pas als alle drie de systemen met elkaar communiceren, sluit het proces volledig.
Wat handmatig afletteren in de praktijk betekent
Wanneer de PSP niet gekoppeld is, moet je als accountant zelf de PSP-transactie ophalen, uploaden in het boekhoudpakket en handmatig matchen aan de juiste openstaande facturen. Bij klanten met veel transacties kost dit wekelijks uren aan uitzoekwerk. Bovendien neemt de kans op fouten toe: een verkeerde match, een gemiste betaling of erger nog: een klant die een betaalherinnering ontvangt terwijl deze al lang heeft betaald. Dat laatste schaadt de klantrelatie van jouw klant en zorgt voor onnodige herstelwerkzaamheden op kantoor.
Hoe automatisch afletteren technisch werkt
Wanneer alle drie systemen gekoppeld zijn, verloopt het afletterproces volledig automatisch in drie stappen:
- Stap 1: De aankoop in de webshop: Een consument doet een aankoop en rekent af via de gekoppelde betaalmethode van jouw klant.
- Stap 2: De PSP verwerkt de betaling: De betaalprovider verwerkt de transactie en koppelt het resultaat terug aan de webshop zodra de betaling geslaagd is.
- Stap 3: De order wordt gesynchroniseerd: De koppeling tussen de webshop en het boekhoudprogramma zet de verkooporder automatisch door als verkoopboeking of factuur, inclusief de juiste klantgegevens.
- Stap 4: De PSP-transactie wordt afgeletterd: De koppeling tussen de PSP en het boekhoudprogramma haalt de transactiedata op en matcht de betaling automatisch aan de juiste openstaande factuur. De post wordt direct afgeletterd en de transactiekosten worden op de juiste grootboekrekening geboekt.
Dit proces zorgt ervoor dat je geen handmatige handelingen meer uit hoeft te voeren. De koppelingen doen het werk automatisch voor je.
Wat levert automatisch afletteren jouw kantoor op?
Het volledig automatiseren van dit proces heeft directe voordelen:
- Tijdsbesparing: Je hoeft niet langer handmatig de PSP-transacties te uploaden en te matchen aan openstaande facturen. Zeker bij klanten met een hoog transactievolume levert dit wekelijks uren op.
- Minder fouten: Doordat transactiedata automatisch wordt uitgewisseld, worden menselijke fouten, typefouten en mismatches voorkomen.
- Realtime inzicht: De administratie is altijd actueel. Jij en je klant hebben direct inzicht in de financiële situatie en het debiteurenbeheer loopt niet langer achter de feiten aan.
Automatisch afletteren als logische stap
Automatisch afletteren is geen luxe, maar een logische stap in een goed geautomatiseerde e-commerce administratie. De sleutel zit hem in het sluiten van de driehoek: webshop, PSP én boekhoudpakket moeten alle drie met elkaar verbonden zijn. Pas dan werkt het proces zoals het hoort en houd jij tijd over voor waar je als accountant echt het verschil maakt: advies geven aan je klanten. Benieuwd welke koppelingen beschikbaar zijn voor jouw klanten? Bekijk hier de verschillende boekhoudkoppelingen van Combidesk
Geef een reactie