Robots voeren de boekhouding uit en accountants adviseren

Dat voorspelt Alex Scheerman, oprichter en eigenaar van boekhoud- en consultancykantoor BoekwerQ. Scheerman richtte het in Den Haag gevestigde kantoor vier jaar geleden op. ‘Toen ik BoekwerQ oprichtte, was automatisch boekhouden al in opkomst. Pakketten waren al gekoppeld, en het scannen van documenten, facturen en bonnen was in opmars. Het automatisch herkennen van factuurregels kwam op gang, maar dat werkte helemaal niet goed in het pakket waar ik mee werkte.’

Scheerman ging op zoek naar een efficiënter softwarepakket en stuitte op Yuki. ‘In de 2,5 jaar die ik met Yuki werk, is er ontzettend veel veranderd in accountancyland. Denk alleen maar aan de ruimte die de administratie tien jaar geleden innam in vergelijking met nu. Vroeger hadden we kasten vol ordners op kantoor, kelders vol administraties. Nu is heel veel digitaal, staan alle gegevens in de cloud, is alles in te zien met je smartphone. Je bespaart dus niet alleen op serverkosten, maar ook op je huisvestingskosten. Natuurlijk, we krijgen nog steeds post en met name groothandels werken nog steeds met papieren pakbonnen, maar ik weet zeker dat de knappe koppen van Yuki ook voor die vijf tot tien procent die nu nog met papier werkt in de toekomst een digitale oplossing verzint.’

Geen correcties, geen irritaties
Scheerman is actief aan het lobbyen om al zijn klanten, die variëren van eenmanszaak tot miljoenenbedrijf, ‘in Yuki’ te krijgen. ‘Het bespaart zoveel tijd en ergernis als de boekhouding altijd up-to-date is. Dankzij het regelmatig scannen van facturen en bonnen en de Yuki-bankkoppeling zijn wij en onze klanten altijd op de hoogte van de actuele stand van zaken. Het invoeren, uitzoeken en sorteren is nu een continu en vooral eenvoudig proces en hoeft niet allemaal in een keer vlak voor de aangifte nog snel te gebeuren. Dit leidt er aan het eind van het boekjaar toe dat de jaarrekening al in januari af kan zijn. Zonder dat er nog correcties nodig zijn, zonder dat klanten aftrekposten mislopen, omdat bepaalde bonnen onvindbaar of zelfs vergeten zijn, zonder dat er voor het merendeel van de klanten uitstel moet worden aangevraagd van de belastingaangifte. En zonder heel veel ergernis. Omdat de klant dagelijks of wekelijks zijn administratie invoert en wij daar online inzage in hebben, kunnen we hem direct wijzen op ontbrekende gegevens. Dit doen we doen door berichten in het Yuki-postvak te zetten en ook via de chatfunctie in het programma. Op die manier communiceren we snel en interactief met onze klanten.’

In plaats van eens per maand alles aan te leveren voert de ondernemer dus alle mutaties dagelijks of wekelijks in. Daardoor lijkt het voor de ondernemer misschien dat hij nu meer tijd aan zijn administratie kwijt is. ‘Daar staat echter tegenover dat hij ook per dag inzicht in zijn bedrijfsvoering heeft’, legt Scheerman uit. ‘Dat blijken al onze klanten heel interessant te vinden. Ze zijn op deze manier veel meer betrokken bij hun administratie en krijgen zo automatisch veel meer feeling met hun eigen bedrijf.’

Automatische koppelingen
Scheerman vindt de verregaande koppeling van gegevens binnen de modules één van de grootste voordelen van Yuki. Hij geeft een voorbeeld: ‘Stel, je maakt een typefout bij het invoeren van de naam van een leverancier. Op het moment dat je die fout ontdekt, koppel je met een paar drukken op de knop de twee ‘leveranciers’. Dit is vervolgens overal in de administratie automatisch aangepast. Superhandig!’

Niet alleen in het programma zijn zaken automatisch gekoppeld, Yuki kent een aantal modules die volledig met elkaar geïntegreerd zijn. Denk aan een bankkoppeling, webshopapplicatie en incassomodule. Scheerman: ‘Onze planning is om die diverse modules dit jaar nog veel actiever bij onze klanten onder de aandacht te brengen. Door diverse onderdelen te integreren, voorkom je immers fouten door handmatige invoer en kun je je bedrijf nog efficiënter runnen. Het systeem ‘weet’ automatisch dat een factuur betaald is dankzij de bankkoppeling, je debiteur krijgt automatisch een betaalherinnering dankzij de incassokoppeling. En als ik bij een klant ben, heb ik dankzij de koppeling met de smartphone-app al zijn gegevens direct bij de hand.’

Toekomst
Scheerman verwacht dat de accountant in de (nabije) toekomst meer en meer een adviserende rol krijgt. ‘Een ontwikkeling die ik alleen maar toejuich. Dankzij Yuki verzetten we nu met vijf mensen dezelfde hoeveelheid werk waar je vroeger een dubbele bezetting voor nodig had. Dankzij automatisch boekhouden via Yuki bespaar je enorm op je arbeidskosten en kun je meer klanten beter van dienst zijn. Win-win-win.’

Toekomstige ontwikkelingen die de Haagse ondernemer in Yuki zou toejuichen zijn het automatiseren van de crediteurenbetalingen, uitbreiding van de factuurmogelijkheden en dat er een module voor voorraadbeheer komt. Dit leeft vooral bij zijn (groot)handelklanten. Op die manier kan de boekhouding nog sneller en kan hij zijn dienstverlening nog verder verbeteren.

Maar wat hij zeker niet wil veranderen in de toekomst is het fysieke overleg met zijn klanten. ‘We hebben veel contact met onze klanten via de telefoon, mail en Yuki-chat, maar niets kan face-to-face contact volledig vervangen. Klanten ontmoeten is bovendien een van de leukste onderdelen van mijn werk. ‘

Yuki-voordelen volgens Alex Scheerman

Belangrijkste voordelen voor accountants:

• De verwerkingstijd van administraties daalt met 40-50
• Klanten kunnen live meekijken in het systeem en krijgen automatisch een melding dat ze iets aan moeten leveren.
• Logisch opgebouwd en dus gebruiksvriendelijk.
• Geweldige zoekmogelijkheden – je hoeft bij wijze van spreken maar een bedrag in te voeren en het systeem doorzoekt de hele administratie.
• Je kunt eenvoudig meerdere administraties voeren in Yuki.

Belangrijkste voordelen voor ondernemers:

• Meer inzicht in de eigen financiën
• Zaken sneller afgehandeld (denk aan openstaande facturen, het systeem geeft een melding, zodat de ondernemer sneller actie kan ondernemen en dus zijn geld sneller binnen heeft).
• Een vast bedrag per maand voor de volledige boekhouding, alle gewenste modules én advies.

 Meer weten over de ervaringen van Alex Scheerman? Ga naar: https://www.yuki.nl/referentie-boekwerq/