Je hebt als accountant, administrateur of adviseur regelmatig te maken met bestuurders en/of aandeelhouders die het niet met elkaar eens kunnen worden. Daardoor kan onder meer het opstellen en vaststellen van de jaarrekening ontaarden in getouwtrek. Hoe moet je hier als dienstverlener mee omgaan? De problemen kunnen zich in diverse varianten voordoen. Ik ga in dit artikel nader in op een paar daarvan. Ik neem hierbij kleine bv’s als uitgangspunt. Dat neemt niet weg dat diverse aspecten ook relevant zijn voor vennoten of maten in een personenvennootschap.
Onenigheid tussen de aandeelhouders over de jaarrekening
De aandeelhouders kunnen het niet eens worden over de jaarrekening. De bank wil echter de definitieve cijfers hebben. En de uiterste datum van publiceren nadert. Wat nu? Om deze vraag te kunnen beantwoorden, moet een aantal zaken verduidelijkt worden. De aandeelhouders stellen geen cijfers op, dat doet het bestuur van de vennootschap. Uiteraard kan het zijn dat de Algemene Vergadering de jaarrekening niet of niet tijdig vaststelt (‘goedkeurt’), maar dat wil niet zeggen dat het bestuur de inrichtingsjaarrekening – en de daarvan af te leiden en te publiceren jaarrekening – niet definitief kan (laten) opstellen. Het bestuur zal waar nodig extra opletten bij de verwerking in de jaarrekening van de aspecten, waarover met of tussen de aandeelhouders discussies bestaan. Het bestuur kan bijvoorbeeld desnoods voorzieningen of extra toelichtingen opnemen in de jaarrekening. Als de aandeelhouders de jaarrekening dan niet tijdig vaststellen, zal het bestuur moeten besluiten dan maar de niet-vastgestelde jaarrekening te deponeren. Formeel blijft de vennootschap dan gedeeltelijk in gebreke ten aanzien van de eisen die Boek 2, titel 9 BW stelt. Maar praktisch gezien hebben derden daar weinig last van en de bestuurders ontlopen de bestuurdersaansprakelijkheid.
Aanrader: Het bestuur doet er dan wel verstandig aan om geen dividendvoorstel in de jaarrekening te verwerken! ?
Onenigheid tussen de DGA’s
De bestuurders zijn in de praktijk vaak dezelfde personen als de aandeelhouders. Wat moet je dan als dienstverlener met ruziënde DGA’s? Wijs hen er in ieder geval op dat het niet tijdig deponeren voor ieder van hen grote risico’s met zich meebrengt en dat het bereiken van een compromis daarom wenselijk is. Desnoods laat je de bestuurders (voor intern gebruik) een document opstellen, waarin zij kunnen vastleggen wat de verschillen van mening zijn. Bijvoorbeeld in de situatie waarin een bestuurder het niet eens is met een – in zijn of haar ogen – onverantwoorde dividenduitkering, die de andere bestuurders hebben doorgedrukt. Of, met het oog op een aandelentransactie: de vastlegging dat een DGA wel kan leven met een bepaalde waardering van de aandelen voor wat betreft de verwerking in de jaarrekening, maar dat deze DGA zelf een andere visie heeft ten aanzien van de werkelijke waarde van die aandelen.
Zorgvuldigheid
Het spreekt voor zich dat de dienstverlener extra zorgvuldig moet handelen bij tegengestelde belangen tussen bestuurders en/of aandeelhouders. Ook met de beste bedoelingen heb je de schijn snel tegen! Het kan verstandig zijn om een andere, onafhankelijke en deskundige derde te betrekken bij complexe en subjectieve aspecten. Ook is het van groot belang dat alle partijen afdoende worden geïnformeerd. Het komt immers vaak voor dat de dienstverlener vooral contact heeft met één van de DGA’s. Ga er niet te makkelijk vanuit dat die de andere(n) wel zal informeren! Bovenstaande speelt nog sterker als duidelijk is dat één van de betrokkenen bij jou cliënt zal blijven en een ander gaat vertrekken.
Het is sterk afhankelijk van de situatie wat nu de meest verstandige werkwijze is. In eenvoudige situaties met nauwelijks of geen grote complexe of subjectieve aspecten, of met slechts beperkte belangentegenstellingen, kan een transparante, duidelijk communicatie met alle betrokkenen afdoende zijn. In andere gevallen kan het nodig zijn een tweede lezer in te vliegen, of zelfs met de partijen af te spreken dat je voortaan formeel slechts adviseur bent van één van de partijen en dat de andere partij(en) een eigen adviseur zoeken. Maar ook dan moet je nog steeds alert blijven; jij hebt namelijk als adviseur een kennisvoorsprong ten opzichte van die andere adviseur(s). Blijf ook als partijdig adviseur daarin integer en zorgvuldig handelen!
Het kan zijn dat de situatie zo complex en zo vol tegengestelde belangen zit – met vaak de bijbehorend emoties, wantrouwen en verwijten, niet zelden ook naar jou als adviseur – dat je als dienstverlener moet besluiten de opdracht helemaal terug te geven. Een tussenvorm is om nog wel als cliënt te houden de personal holdings (en meestal de DGA als privé persoon) van één DGA of enkele van de DGA’s die onderling géén ruzie hebben. Je speelt als dienstverlener dan geen rol meer bij de relevante werkmaatschappij(en).
Uitblijvende accordering
Dan het laatste heikele punt dat ik wil aanstippen: een cliënt die laks reageert op je verzoeken om de (concept)jaarrekening te accorderen. Niet alleen de vaststelling maar ook de formele opstelling van de jaarrekening blijft dan liggen. Wellicht heeft de cliënt eerder al de voorlopige cijfers gehad, waardoor hij/zij de verdere formaliteiten niet zo belangrijk vindt. Daar hebben ze jou toch voor? Stel, je cliënt gaat dan ook nog op 24 december twee weken met kerstvakantie. Er zijn dienstverleners die zich dan laten verleiden tot het dan maar ‘voorlopig’ deponeren van de cijfers om de cliënt uit de problemen te houden. Ik ben daar absoluut geen voorstander van. Ik kan me voorstellen dat een dienstverlener een maandaangifte loonheffingen of omzetbelasting durft te schatten, maar een jaarrekening is toch wel andere koek. Je neemt dan meer verantwoordelijkheid dan verantwoord is.
Hetzelfde geldt voor het versturen van een voorlopige jaarrekening naar een bank. Ook als je daarop met vette letters CONCEPT hebt gezet. De jurisprudentie leert dat je dat maar beperkt helpt als later blijkt dat er in het concept forse fouten of onvolledigheden zitten. Overigens accepteren banken tegenwoordig niet snel voorlopige cijfers. Maar als ze het al doen, laten het dan wel cijfers en toelichtingen zijn waar je zelf achter kunt staan én waar je cliënt mee heeft ingestemd.
Tip
Stuur de concept-jaarrekening niet zelf naar de bank, maar laat de cliënt die indienen. Moet het via SBR (wat de cliënt waarschijnlijk niet kan): tja, dan toch maar even doorbijten en de definitieve versie maken.
Tot slot: de attentiepunten kort samengevat
Wees bij ruziënde bestuurders en/of aandeelhouders attent op kennisachterstanden van sommige betrokkenen en op risico’s rond je eigen objectiviteit. Neem waar nodig tijdig afdoende maatregelen om die risico’s weg te nemen. En besef dat de zorgvuldigheidsplicht niet van je eist dat je problemen van de cliënt tot jouw problemen maakt. Wijs je cliënten op hun verantwoordelijkheden, maar wordt geen ‘redder’.
Freek Zandbergen AA is adviseur, werkzaam bij Fiscount.
Geef een reactie