• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV1 2023: Lifestyle en carrière
    • AV3 2022: ICT en Kengetallen
    • AV2 2022 : Bedrijfsoverdracht
    • AV1 2022: Lifestyle en carrière
    • Checkpoints
    • Corona
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
Accountancy Vanmorgen

  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV1 2023: Lifestyle en carrière
    • AV3 2022: ICT en Kengetallen
    • AV2 2022 : Bedrijfsoverdracht
    • AV1 2022: Lifestyle en carrière
    • Checkpoints
    • Corona
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
Home » Maak heldere AVG-afspraken voor 2020

Maak heldere AVG-afspraken voor 2020

Accountancy, Artikelen, Nieuws

18 november 2019 door Fiscount

Accountancy Vanmorgen

De meeste kantoren weten dat de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in werking is getreden. Dat is wat anders dan dat elk kantoor daar ook evenveel werk van maakt (of heeft gemaakt). Gezien de aansprakelijkheidsrisico’s bij niet-naleving is dat geen aanrader. Het ‘AVG-rollenspel’ zal ook binnen uw kantoor volgens de regels van het spel gespeeld moeten worden. Afhankelijk van uw rol – verwerkingsverantwoordelijke, verwerker of subverwerker – worden er andere afspraken gemaakt en wordt er anders gewerkt. Wordt 2020 ook hét AVG-implementatiejaar voor uw kantoor?

Eerst een korte opfrisser, want hoe zit het ook alweer met de privacywetgeving? Welke rol u onder de AVG hebt, hangt af van het type dienstverlening dat u biedt. Op hoofdlijnen is dit als volgt geregeld:

  • Betrokkene: dit is de natuurlijke persoon van wie er persoonsgegevens worden verwerkt. Met de persoonsgegevens in de hand, al dan niet met elkaar gecombineerd, kan deze persoon worden geïdentificeerd. Denk aan een postcode en huisnummer, het BSN, maar ook aan een bankrekeningnummer. Ook uzelf kunt een betrokkene zijn. Bijvoorbeeld wanneer u zich aanmeldt voor een cursus; uw persoonsgegevens zullen dan aan de cursusaanbieder worden doorgegeven. En wellicht is de cursusaanbieder weer verplicht om uw persoonsgegevens aan de brancheorganisatie toe te sturen ten behoeve van de accreditatie.
  • Verwerkingsverantwoordelijke: dit is de organisatie die de touwtjes in handen heeft voor wat betreft de verwerking van de persoonsgegevens. Deze organisatie bepaalt immers doel en middelen en zal hierbij doorgaans gebonden zijn aan wet- en regelgeving. Wanneer u een werkgever bent, dan hebt u als werkgever onder meer de verplichting om een loonbelastingverklaring door het personeel te laten ondertekenen. Als accountant bent u bijvoorbeeld bij samenstellingsopdrachten ook een verwerkingsverantwoordelijke, want u bepaalt hoe u deze samenstellingsopdracht binnen de kaders van de wet uitvoert.
  • Verwerker: deze persoon of partij neemt de verwerkingsverantwoordelijke werk uit handen, gericht op de verwerking van persoonsgegevens. Deze organisatie heeft niet zelf de touwtjes in handen en bepaalt ook niet het doel en de middelen voor gegevensverwerking. Deze instructies worden immers via de verwerkersovereenkomst door de verwerkingsverantwoordelijke aan de verwerker verstrekt. De opdracht van de verwerker is steeds slechts gericht op de verwerking van de persoonsgegevens, bijvoorbeeld doordat de verwerker een (salaris)administratiepakket beschikbaar stelt aan de klant.Let op! Recente richtsnoeren (d.d. 1 oktober jl.) van de NBA, Novak, NOB, het RB en NIRPA schrijven voor dat de (salaris)administrateur niet langer een verwerker is indien er ook controlerende- of advieswerkzaamheden worden aangeboden. Er wordt alleen nog van verwerken gesproken als u zich beperkt tot het (laten) inkloppen van de cijfers. U controleert dus ook niet of de cijfers juist zijn en u adviseert evenmin of er aanspraak kan worden gemaakt op gunstige regelingen.

     

  • Sub-verwerker. De verwerker kan zich ook weer laten helpen door een andere organisatie: de sub-verwerker. Die organisatie neemt ook weer slechts administratieve zaken uit handen, gericht op de verwerking van persoonsgegevens. Mocht de salarisadministrateur van zojuist het (salaris)administratiepakket dat hij aan zijn klanten aanbiedt inkopen van een andere organisatie, dan zal die organisatie de sub-verwerker zijn.

Rollen concreter ingevuld

Als accountantskantoor verricht u allerhande werkzaamheden voor uw klanten. Die kunnen bestaan uit samenstelwerk, btw-aangiftes, ondersteuning bij subsidievraagstukken, enz. Wellicht genieten uw klanten inkoopvoordeel, doordat u een salarispakket voor hen allen beschikbaar stelt. U kunt vanuit de AVG dan met verschillende petten op werken: de ene keer bent u verwerkingsverantwoordelijke, de andere keer verwerker.

Zodra uw werk gericht is op adviseren en niet meer op het verrichten van louter administratief werk, kan uw rol van kleur verschieten. Een voorbeeld ter verduidelijking: u kunt een pakket als Nmbrs, Exact of Loket aanbieden aan een bij u aangesloten kantoor. Zolang dat kantoor zelf de gegevens in dit pakket inklopt, bent u alleen verwerker. Gaat u aan het einde van de maand of één keer per kwartaal of per jaar om de tafel met het kantoor, omdat u allerhande tips en voordelen uit de wet met hen doorneemt? Dan zult u op dat moment adviseren. U bent op dat moment dan niet langer een verwerker, maar een verwerkingsverantwoordelijke.

Te maken afspraken

Wanneer u verschillende petten draagt bij het verrichten van uw dienstverlening, zult u ook verschillende afspraken moeten maken. Ik ga ervan uit dat u in ieder geval altijd een opdrachtbevestiging sluit met uw klanten. Doet u dit nog niet, dan is het tijd om dit alsnog te gaan doen. Een overzicht van de afspraken wanneer partijen vanuit verschillende AVG-rollen met elkaar samenwerken:

Verwerkingsverantwoordelijke werkt samen met een verwerkingsverantwoordelijke

Bent u een verwerkingsverantwoordelijke en is uw klant dit ook? Dan sluit u voor die werkzaamheden geen verwerkersovereenkomst. Wel legt u in de opdrachtbevestiging vast dat u zich beiden aan de volgende uitgangspunten zult houden:

  • U gebruikt de verkregen persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van het doel waartoe u de gegevens hebt ontvangen. Dit betekent bijvoorbeeld dat u de werknemers van uw klant niet ineens in een nieuwsbrief opneemt, als u hun e-mailadres hebt ontvangen om de salarisstrook rechtstreeks toe te kunnen zenden.
  • U spreekt met elkaar af dat u de persoonsgegevens technisch en organisatorisch goed beveiligt. Dit houdt in dat u niet alleen wachtwoorden gebruikt waar mogelijk, maar ook dat u met het personeel afspreekt dat zij niet onnodig in dossiers zullen grasduinen (dus alleen volgens het need-to-know-principe).
  • Wanneer er sprake is van een datalek of een privacyverzoek van een betrokkene, dat ook relevant is voor de ander, dan zult u elkaar informeren. Ook zult u zo nodig uw medewerking verlenen aan het afwikkelen van het lek of het verzoek.
  • Tot slot kunt u uw aansprakelijkheid inperken, in de zin van dat u vastlegt dat de persoonsgegevens die u van de ander ontvangt, op rechtmatige wijze zijn verkregen. En zo niet, dat dit voor rekening en risico van de ander komt.

Verwerkingsverantwoordelijke werkt samen met een verwerker

Bent u een verwerker of maakt u gebruik van de diensten van een verwerker, dan dient u ook een verwerkersovereenkomst te sluiten. In de verwerkersovereenkomst geeft de verwerkingsverantwoordelijke aan de verwerker de instructies over hoe er moet worden omgegaan met de te verwerken persoonsgegevens. Doordat de verwerkingsverantwoordelijke de instructies uitdeelt, is het ook de verwerkingsverantwoordelijke die letterlijk de eindverantwoordelijkheid draagt – en daarmee in beginsel ook de aansprakelijkheid. Mits u een en ander goed regelt, uiteraard. Want regelt u niets en is uw klant u voor? In dat geval zou uw klant u zomaar een verwerkersovereenkomst kunnen aanbieden waarbij de aansprakelijkheid naar u verschuift.

Verwerker werkt samen met een sub-verwerker

Een verwerker die een sub-verwerker inschakelt, is verplicht om de instructies zoals hij deze van de verwerkingsverantwoordelijke heeft verkregen, één-op-één op te leggen aan de subverwerker. U mag als verwerker immers slechts conform de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke te werk gaan en hetzelfde gaat op voor de sub-verwerker. U draagt de verantwoordelijkheid voor het handelen van de sub-verwerker, dus u kunt zich voorstellen dat deze afspraken van zeer groot belang zijn. In de regel wordt er een verwerkersovereenkomst gesloten tussen de verwerker en de sub-verwerker.

U werkt samen met een particuliere klant

U sluit geen specifieke AVG-overeenkomst, maar u wijst uw particuliere klant wel op de maatregelen die u hebt getroffen in het kader van de AVG. Ook legt u uit welke gegevens u van deze klant verwerkt, met welk doel en voor welke periode. Dit alles kan worden vervat in een privacy statement. Het privacy statement stuurt u mee met de opdrachtbevestiging, of u verwijst ernaar. Het privacy statement plaatst u ook op uw website, bij voorkeur in pdf-formaat, zodat het eenvoudig kan worden gedownload en afgedrukt.

Pak de regie

In alle relaties waarbij er persoonsgegevens worden uitgewisseld, is het noodzakelijk om goede afspraken te maken. Dit maakt niet alleen helder wat de partijen van elkaar mogen verwachten, maar het voorkomt ook onnodige discussies zodra de verwerking misgaat. Voorkom vervelende aansprakelijkheidskwesties en stel proactief de benodigde documenten op. Daarmee pakt u de regie en hoeft u niet te vrezen dat er onnodig veel risico bij u komt te liggen.

mr. Melanie Hermes is AVG specialist | advocaat arbeidsrecht | specialist aansprakelijkheid en verzekeringen | trainer verbonden aan Fiscount


Meer weten over de AVG? Volg de cursus “Van eenpitter tot groot kantoor; de privacywetgeving biedt ook kansen”. Tijdens deze interactieve bijeenkomst krijg je praktische tips en voorbeelden over de juiste en meest effectieve toepassing van de privacywetgeving. Je kunt jouw kantoorvoorbeelden vergelijken met die van anderen.

Categorie: Accountancy, Artikelen, Nieuws Tags: AVG

Tags: AVG

Gerelateerde artikelen

6 juni 2023

AP: iedereen krijgt te maken met datalek persoonsgegevens

25 mei 2023

Nederlanders vertrouwen overheid minder met persoonsgegevens

22 februari 2023

Vermeend datalek bij Manpower is Deloitte-accountants niet aan te rekenen

25 januari 2023

AVG en verplichtingen voor de werkgever: hoe zit het precies?

Geef een reactie Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Hoofdsponsor

Soft skills van onschatbare waarde in technologietijdperk

Partnercarrousel

Yuki logo 042021
Duurzaamheidsmonitor van Visma-bedrijven Yuki en SmartTrackers maakt verplichte rapportage toegankelijk voor mkb
Wat te doen bij een datalek? Onderneem deze stappen!
Het belang van een passende bedrijfscultuur
Accountmanager op non-actief gesteld wegens ongewenste appjes
Caseware nieuw aug 2022
Reanda als eerste in Nederland aan de slag met AUDIT+ van Caseware
Vakantie tijdens verlof en verzuim, hoe zit dat precies?
Soft skills van onschatbare waarde in technologietijdperk
Verduurzaming zorgt voor meer groene businesscases

CONTENT MARKETING VOOR DE FINANCIËLE SECTOR Maak je …  

De toegevoegde waarde van de accountant als copiloot

GAC is leverancier van Microsoft Dynamics 365 …  

Veilig mailen als accountant? Zo doe je dat
Hoe bereid je je als accountant voor op een toezichthouder van de WWFT?
Zo werkt digitalisering ook voor jouw kantoor
Exact logo
Hoe je als klein kantoor je positie kunt versterken
Hoeveel is kennis waard?
Wat moet je doen als je op een phishinglink hebt geklikt?
Data is de sleutel voor minder werkdruk bij accountantskantoren
RSM: “CSRD is geen one size fits all”
Vijf tips om meer medewerkers in SharePoint te laten werken
Maximaal profiteren van Microsoft 365? Zo doe je dat in 6 stappen met Power BI
Coronabetalingsregeling houdt op: wat kan je als accountant voor je klant doen?
Uitbreiding NT Middelgroot faciliteert aanleveren van één dataset aan KvK en bank voor middelgrote ondernemingen
Het einde van papierwerk: hoe automatische factuurverwerking het verschil maakt
Zo regel je efficiënt een statutenwijziging
Vier tips voor een beheersbare planning voor accountants
Zeven feitjes over vakantiegeld
Visma Pinkweb logo
Verhoog werkgeluk door efficiënter werken
KANS-klachten door beeldschermwerk voorkomen
Hoe je als accountant je klant helpt met het delen van bestanden
Koen Scheepers adviseur bij Credion
AV-Top 50 | Boekhoudsoftware met een ziel
Silverfin en PKIsigning ontwikkelen software-integratie voor accountants
Fiscount en Markus Verbeek Praehep gaan opleidingsaanbod combineren

Meest gelezen

  • Man (34) aangehouden voor grootschalige fraude met omzetbelasting
  • Hard oordeel over accountants van KLM
  • Volkskrant: ‘Belastingontwijking Verstappen kost fiscus 200 miljoen’
  • Geen eigenwoningaftrek omdat leningen niet aan de eisen voldoen

Checkpoints van Fiscount en AV

Abonneer nieuwsbrief AV

Vacatures

Belastingadviseur Agro
Flynth
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Gevorderd Assistent Accountant
Moore MTH
Officemanager
van Helder
Gevorderd assistent accountant • Dordrecht
WEA Deltaland
Boekhouder
Gelders Genootschap
Controleleider Supermarkten
Lansigt
Assistent Accountant (24 – 40 uur)
Flynth
Controleleider
Lansigt
Fiscalist (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Zelfstandig Assistent Accountant | Amersfoort, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
(senior) Medewerker aangiftepraktijk
Scab
Assistent Accountant Samenstel
Lansigt
Vennotabel AA/RA manager te Aalsmeer
Klop & Partners
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Zelfstandig Assistent Accountant voor samenstelpraktijk (32-40 uur)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Assistent Audit
Lansigt
IT Auditor
Lansigt
Senior Supervisor Assurance | Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Senior Manager Accountancy & Advies | Ede
CROP
Controleleider
WEA Gouda
Senior Assistent Accountant Audit
Flynth
(Junior) Accountant
Lansigt
Adviseur internationaal
Flynth
Senior financial auditor
Gemeente Haarlem
Accountant RA (Nijmegen)
Konings & Meeuwissen
Opdrachtmanager Accountancy & Advies
Witlox van den Boomen
Vacature gevorderd assistent accountant
WEA Deltaland
Gevorderd Assistent Accountant (Assurance)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Werkstudent accountancy MKB
Moore MTH
Director accountancy & advies
Baker Tilly
Werkperiode Junior assistent accountant samenstelpraktijk
Scab
Intern Controller/ Auditor
Gemeente Heerde
Gevorderd assistent-accountant MKB
Moore MTH
Financieel administratief medewerker
Scab
Belastingadviseur
Flynth
Belastingadviseur BTW – Venlo
Flynth
Gevorderd assistent-accountant / beginnend controleleider
KRC Van Elderen
Assistent Accountant (24 – 40 uur)
Flynth
Medewerker Facturatie
Flynth
Relatiebeheerder MKB
Moore MTH
Gevorderd Assistent Accountant | Hoofddorp, Amersfoort, Arnhem, Ede en Utrecht
CROP
Controleleider
Moore MTH
Senior manager Accountancy general practice samenstelpraktijk te Arnhem
Klop
Supervisor audit in Brabant
Moore DRV
Manager Accountancy en Advies
HLB Witlox Van den Boomen
Assistent-Accountant
Yours Accountancy
Relatiebeheerder – Accountant
Moore MTH
Ondernemende Belastingadviseur (32-40 uur)
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Accountant AA of RA voor samenstelpraktijk (32-40 uur)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Relatiebeheerder – 32-40 uur p.w | Brielle
WEA Deltaland
Senior external auditor/aankomend vennoot
Klop
Senior accountant relatiebeheerder mkb in Bergen op Zoom
Moore DRV
Assistent Accountancy en Advies
HLB Witlox
Docent Accountancy (1,0 fte)
Hogeschool van Amsterdam
Vennotabel Directeur audit RA
Klop
Accountant Agro
Flynth
Senior Assistent Accountant Audit
HLB Witlox Van den Boomen
Beginnend assistent-accountant MKB
Moore MTH
Assistent Accountant
Marshoek
Controleleider
Moore MTH
Data-Scientist (medior)
Coney Minds
(zelfstandig) Assistent-accountant
van de Kamp & van Gelder
Senior assistant audit in Zeeland
Moore DRV
Financieel administratief medewerker
Fiscount
Manager Assurance | Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Externe Accountant
Coney Minds
Supervisor Assurance | Amersfoort, Hoofddorp, Ede, Arnhem en Utrecht
CROP
Senior Manager Samenstelpraktijk
RSM
Supervisor audit in Oud-Beijerland
Moore DRV
Beginnend Belastingadviseur (32-40 uur) – Beverwijk of Haarlem
De Hooge Waerder
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Adviseur Corporate Finance (32-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Medewerker Belastingadvies
Flynth
Assistent-Accountant (gevorderd) – Wezep
KRC Van Elderen
Vennotabel RA external auditor te Amsterdam
Klop & Partners
Manager audit
Moore MTH
Aankomend Accountant-Administratieconsulent
Yours Accountancy
Assistent-Accountant (gevorderd) / aankomend adviseur mkb – Zwolle
KRC Van Elderen
Gevorderd Assistent Accountant Gouda
Lansigt
Relatiebeheerder Accountancy & Advies | Amersfoort en Ede
CROP
Beginnend assistent-accountant MKB duaal
Moore MTH
Director accountancy & advies
Baker Tilly
Cost Accountant
Top Onions
Voorzitter en een lid Raad van Commissarissen Countus Groep B.V.
Countus Groep B.V.
ASSISTENT-ACCOUNTANT (24 – 40 uur)
Jongejan & Partners
Medewerker Aangiftepraktijk
Yours Accountancy
Assistent Accountant Audit
HLB Witlox Van den Boomen
Floormanager / Assistent – Accountant
Jongejan & Partners
Assistent-Accountant controlepraktijk (beginnend)
KRC Van Elderen
Beginnend assistent-accountant MKB
Moore MTH
Manager audit
Moore MTH
Traineeship Accountancy Alphen aan den Rijn
Lansigt
(Senior) Manager Accountancy & Advies
HLB Witlox Van den Boomen
Ervaren assistent-accountants samenstelpraktijk (dit betreft meerdere vacatures)
WEA Gouda
Assistent Accountant Agro
Flynth
Allround vennotabel accountant RA – Den Haag
Klop & Partners B.V.
Assistent accountant duaal
Flynth
Ervaren Assistent-Accountant (32 – 40 uur)
Jongejan & Partners
Assistent-Accountant (zelfstandig)
KRC Van Elderen

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen