In het eerdere blog over webwinkelkoppelingen beschrijft Mark Harmsma van Twinfield over het belang van goed functionerende webwinkelkoppelingen.
Helaas horen wij bij Twinfield vaak dat de boekhouding van webwinkeliers groot achterstallig onderhoud heeft. In de tweede blogpost in deze serie legt Mark uit dat het onder controle krijgen van een webwinkelkoppeling niet moet worden onderschat.
Het onderzoek is belangrijk en doorgaans omvangrijk genoeg om de start van een project te rechtvaardigen. Aan de eindstreep van dit project staat een mooie beloning te wachten: een administratie waarin verkoopprocessen optimaal geautomatiseerd zijn. Zowel jij als je klant (webshop-eigenaar) hebben real-time inzicht in de (financiële) gezondheid van het bedrijf.
Risico’s als je de webwinkelkoppeling niet zou onderzoeken
Hoe actueel is dit onderwerp nu eigenlijk voor jou als accountant of administrateur? Dat verschilt natuurlijk per webwinkelier en hangt onder andere af de kwaliteit van de koppeling. Hoe minder waterdicht de koppeling, hoe groter het risico dat op dagelijkse basis veel uitzoekposten ontstaan in de boekhouding. Misschien wel zoveel dat niemand nog het totaaloverzicht heeft en uitstelgedrag vertoont, met lange openstaande postenlijsten of een onjuiste btw-positie als gevolg.
Wanneer een webwinkelier zich realiseert dat de administratieve achterstand niet meer te overzien is, word jij gebeld om te helpen het schip vlot te trekken. Doorgaans zal de focus dan liggen op het oplossen van het acute probleem in plaats van de oorzaak(en) grondig te analyseren. Zo blijven er nieuwe fouten ontstaan en zal er binnen afzienbare tijd weer een flinke achterstand ontstaan.
Gebreken in webwinkelsoftware
Helaas is ook niet alle websitesoftware ingericht op een foutloze boekhouding. Zo geven de overzichten in sommige webwinkels geen goede informatie over het toepassen van kortingen, teruggeboekte retouren, ICP-transacties of het verzilveren van eerder uitgegeven cadeaubonnen.
Joost Hermans van webwinkelfacturen.nl heeft 11 webwinkelkoppelingen ontwikkeld waarmee je webwinkelsoftware koppelt aan Twinfield Boekhouden. Hij geeft aan dat het omslagpunt voor professionalisering van de koppelingen ligt op ongeveer 50 webwinkelverkopen per maand. De verkoop aantallen zijn overigens niet de enige leidraad voor het omslagpunt: dit is ook afhankelijk van de internationale context en complexiteit van btw-registratie.
Waarom je dit onderzoek graag als project wilt oppakken
Het is verstandig om dit onderzoek projectmatig aan te vliegen. Samen met webwinkelier start je een gedegen traject om te zorgen dat de koppeling tussen de webshop en het boekhoudpakket vlekkeloos verloopt. Dat vereist onderzoek, planning, scherpe afspraken en doelstellingen.
Met een projectmatige aanpak laat je als accountant of administrateur zien dat je verder gaat dan boekhouden alleen. Je laat zien dat advisering en het uitvoeren van verbeterprojecten ook tot jouw dienstverlening behoren. Deze werkzaamheden vallen echter niet onder de noemer ‘administratieve dienstverlening’ en dus ook niet onder je eerder afgesproken uren en bijbehorend tarief – want daarvoor is het te omvangrijk.
Er zal dus gedragsverandering moeten plaatsvinden bij de dagelijkse gebruikers van systemen. De adviezen die jij geeft zijn waardevol (letterlijk!) en dus wil je advies-uren in rekening kunnen brengen. Het is daarom goed om duidelijke afspraken te maken over hoe jullie dit project aanvliegen; wie welke inspanning levert en wie waarvoor verantwoordelijk is wanneer het project is afgerond.
Formuleer doelstellingen sámen met de webwinkelier
Om te bepalen of een project afgesloten kan worden en succesvol is geweest, formuleer je vooraf duidelijke doelstellingen. Formuleer deze vooral samen met de webwinkelier. Stel vragen over de uitkomst: wat moet het onderzoek naar de koppeling opleveren. Willen we op ieder gewenst moment een actuele balans en winst & verliesrekening kunnen raadplegen?
Zo ja, dan heeft dit nogal wat consequenties. Als er ‘iets’ gebeurt in de webwinkel, moet direct de consequentie daarvan worden geboekt. Een oplossing zou kunnen zijn om met je klant af te spreken dat hij/zij 2 keer per week de administratie bijwerkt. Maak dit dus bespreekbaar bij je klant en kijk samen naar een werkbare oplossing voor alle partijen.
Hoe faciliteer je gedragsverandering en bewaak je de deadlines?
Dit lees je op het Twinfield blog: Jouw adviesrol in het onderzoek naar webwinkelkoppelingen.
Meer lezen over webwinkelkoppelingen?
In de serie ‘webwinkelkoppelingen’ geeft Twinfield een overzicht van vragen die je jouw klant kunt stellen. Daarnaast vind je een lijst van te onderzoeken administratieve processen, ofwel zaken die je beter zelf kunt controleren dan ze aan je klant te stellen.
Over Twinfield
Twinfield helpt accountants en boekhoudprofessionals hun dagelijkse werk makkelijker te maken. Twinfield Boekhouden is een online boekhoudprogramma waarmee accountants en ondernemers slim en gemakkelijk kunnen samenwerken. Twinfield is veilig en werkt 100% in de cloud. Daarbij koppelt Twinfield met vele andere pakketten. Twinfield is een onderdeel van Wolters Kluwer Tax & Accounting.
Geef een antwoord