Deelstra Jansen administratie en advies geeft ondernemers in het midden- en kleinbedrijf en de agrarische sector allround advies op financieel, bedrijfskundig en fiscaal gebied. Een paar jaar geleden werd hun oude aangiftesoftware vervangen door Unit4 Fiscaal Gemak. Volgens Ruurd Deelstra, partner van het kantoor, heeft dit veel tijdwinst opgeleverd, gezorgd voor blije medewerkers én beter advies aan klanten.
‘Onze klanten willen één adres en één adviseur waar ze terecht kunnen voor al hun vragen. Zelfs vragen waar we minder of niets van weten, juridische of notariële vraagstukken bijvoorbeeld, worden bij ons neergelegd. Die spelen we als een soort financiële huisarts door naar een netwerk van betrouwbare partners.
Aan het bijhouden van de kennis en kunde van onze eigen specialisaties besteden we veel aandacht. Voor de agrarische sector bijvoorbeeld moet je veel weten van de regelgeving om ondernemers optimaal gebruik te kunnen laten maken van fiscale vrijstellingen. Goed gereedschap maakt elk werk makkelijker en dat geldt zeker voor het doen van aangiftes. Toen onze oude aangiftesoftware niet deed wat het zou moeten doen, gingen we op zoek naar een alternatief.
Terug van weggeweest
In het begin hebben wij jarenlang gebruikgemaakt van Primacount, wat uiteindelijk werd vervangen door Unit4 Fiscaal Gemak. Op het moment van deze overgang was Unit4 Fiscaal Gemak niet helemaal wat we zochten en keken we verder. We kwamen uit bij een ander aangiftesoftwarepakket dat alle functionaliteiten bevatte die je je maar kon wensen. Precies wat we zochten, dachten we. Dat pakket is echter gemaakt voor grote kantoren en je kunt weliswaar van alles aanpassen binnen de software, maar daar heb je wel een applicatiebeheerder voor nodig. En die hebben de meeste kleinere kantoren zoals wij niet, dus waren de mogelijkheden uiteindelijk beperkt.
Toen we dat inzagen waren we inmiddels 2 jaar verder en hebben we opnieuw naar Unit4 Fiscaal Gemak gekeken. Na een korte testperiode zagen we dat het inmiddels over minstens zoveel functionaliteit beschikte als het andere pakket, maar veel gebruiksvriendelijker is. Ondanks het feit dat opnieuw overstappen de investering van afgelopen jaren teniet zou doen, was dit voor ons een betere optie dan blijven doorstrompelen.
Goed gereedschap is intuïtief in gebruik
Inmiddels werken we alweer even met Unit4 Fiscaal Gemak en zijn we blij met de voordelen. De medewerkers hebben nagenoeg geen training gehad en konden intuïtief met de nieuwe software aan de slag. Zo hoort het natuurlijk ook: een timmerman weet hoe hij moet boren en heeft bij de aanschaf van een nieuwe boor ook geen instructies nodig, dus waarom zou dat wel het geval zijn bij het gereedschap van de accountant of administrateur? Met Unit4 Fiscaal Gemak hebben we het overzicht terug wat we kwijt waren en dat leidt tot blije collega’s. Je weet altijd precies waar je bent, welke werkzaamheden je hebt gehad en wat je nog moet doen. Door de overzichtelijkheid en de ingebouwde controles weet je aan het eind van elke aangifte zeker dat je alles hebt gedaan wat je moet doen. Die zekerheid geeft rust.
1 uur tijdwinst per aangifte investeren we in advies
De gebruiksvriendelijkheid betekent ook een hogere verwerkingssnelheid van de aangiftes. Het is altijd lastig om concreet aan te geven wat je tijdwinst is, maar ik denk dat we per aangifte toch zeker één uur minder kwijt zijn. Deze gewonnen tijd gebruiken we voor advies aan de klant. Bijvoorbeeld door te kijken naar de tax planning, kunnen we nog iets doen met een bepaalde post of voorziening. Je kunt in Unit4 Fiscaal Gemak eenvoudig wijzigingen in de aangifte aanbrengen om te zien wat het effect ervan is om op die manier de beste uitwerking boven tafel te krijgen. Bij het oude pakket waren we allang blij wanneer alle informatie eenmaal goed in de aangifte zat en hadden we bijna geen tijd meer om te kijken naar alternatieve mogelijkheden. In zo’n geval zorg je ervoor dat je je deadlines haalt en that’s it.
Omdat we makkelijker en sneller informatie op kunnen zoeken, kunnen we gestelde vragen nu bijna altijd direct beantwoorden. Het eenvoudig meerdere scenario’s uitwerken met Unit4 Fiscaal Gemak, resulteert altijd in de beste aangifte voor de klant. Klanten realiseren zich natuurlijk niet dat we met andere software werken maar vinden het prettig dat wij steeds sneller worden in het beantwoorden van vragen.
Hoe beter de voorbereiding, hoe eenvoudiger de (over)stap
De export uit het oude softwarepakket ging 1 voor 1 en daar hebben we 3 mensen opgezet om het binnen reële tijd te realiseren. De overstap naar Unit4 Fiscaal Gemak was op zich geen moeizaam traject en we hebben nu de hele historie per klant in 1 systeem. Qua voorbereiding hadden we wellicht nog wat beter na moeten denken over welke gegevens we mee wilden nemen en welke niet. Welke data heb je echt nodig, hoeveel moeite moet je daarvoor doen en wat is het effect als je bepaalde gegevens achterwege laat. Ik zeg daarom ook tegen iedereen die overweegt een overstap van aangiftesoftware te maken: investeer vooraf voldoende tijd want dat verdien je later ruimschoots terug. Doordat je in één keer alle informatie die je nodig hebt exporteert, voorkom je dat je later dingen alsnog, handmatig moet aanvullen of corrigeren.’
Bron: https://www.unit4bedrijfssoftware.nl/over-ons/nieuws-blogs/fiscaal-gemak/
Geef een reactie