In deze blog 5 stappen om jouw backoffice efficiënt in te richten. En daardoor als accountant beter te kunnen adviseren.
Een goede backoffice is het fundament waarop je accountantskantoor staat. Draait de backoffice soepel, dus met de juiste software en de juiste mensen, dan is er rust en tijd om klanten proactief te adviseren en als kantoor meer toegevoegde waarde te hebben. Klinkt goed toch? Daarom in deze blog 5 stappen om jouw backoffice efficiënt in te richten.
Stap 1. Ontwikkel een goede visie
Rust en tijd om klanten proactief te adviseren. Wie wil dat nou niet? De basis is een soepel draaiende backoffice. Het klinkt simpel, maar hoe bepaal je welke mensen en software je op de backoffice nodig hebt. Daarvoor is een visie op het hele kantoor nodig. Hiermee bepaal je de richting van jouw kantoor en onderscheidt je je van de concurrent. Uiteindelijk streeft iedere accountant naar hetzelfde ultieme doel: het ondersteunen van de ondernemer. Hierin zijn verschillende benaderingen mogelijk.
Dit blijkt ook uit een korte rondvraag. Het ene kantoor kiest voor een branchegerichte aanpak en investeert in backoffice medewerkers met veel gevoel voor en kennis van de branche. Wil je als kantoor proactief adviseren op het gebied van de nieuwste financiële mogelijkheden en wetgeving? Dan investeer je in mensen en systemen die continue innovatie mogelijk maken. Er zijn verschillende manieren om je visie in kaart te brengen. Zoals ‘de golden circle’ en de ‘stip aan de horizon’ methode. Daarbij is het belangrijk dat je strategische keuzes durft te maken. Accountantskantoren die dat doen kunnen hun boodschap niet alleen goed neerzetten, maar ook waarmaken.
Stap 2. Kies de juiste systemen
Vervolgens kijk je naar de systemen die helpen om de visie ten uitvoer te brengen. Hoe selecteer je deze systemen en hoe laat je ze samenwerken? Met de juiste IT-infrastructuur til je je kantoorautomatisering naar een hoger plan, waardoor de backoffice beter gaat functioneren. Zorg in ieder geval dat je backoffice beschikt over slimme tooling. Zo zien we terug dat accountants die met de juiste systemen werken uiteindelijk miljarden euro´s per jaar besparen. Kortom, hoe fijn is het als backoffice processen eenduidig en gestandaardiseerd zijn, waardoor medewerkers administraties snel en efficiënt verwerken?
Stap 3. Bepaal KPI´s
Stap drie is het bepalen van KPI´s (kritische prestatie-indicatoren). KPI´s zijn onmisbaar om tot een uniforme en nog efficiëntere werkwijze in de backoffice te komen. Door KPI´s maak je de resultaten van de backoffice inzichtelijk. Dit draagt bij aan de ontwikkeling van zowel de backoffice als de medewerkers. Met behulp van lag en lead indicatoren geef je inzicht in de productie van de backoffice en de bestede tijd per klant.
Voorbeeld van een lag indicator in de backoffice:
Het percentage van de facturen dat automatisch verwerkt wordt op administratieniveau.
Voorbeeld van een lead indicator in de backoffice:
De tijd die per klant aan de administratie wordt besteed.
Zorg ervoor dat je medewerkers vroegtijdig betrekt bij het opstellen van KPI´s. Zo creëer je commitment bij het behalen van de doelstellingen. Hou er tenslotte rekening mee dat KPI´s bedoeld zijn om medewerkers te motiveren en niet om medewerkers op af te rekenen!
Stap 4. Geef medewerkers hun eigen rol
Laat de backoffice accountant zelf bepalen in welke richting hij of zij zich wil ontwikkelen. Waar liggen zijn/haar interesses en skills? Dit vergroot de motivatie in de backoffice aanzienlijk. Vaak zal een backoffice medewerker meerdere rollen in zich verenigen. Hieronder staan een aantal rollen:
- de techneut
- de communicator
- de schrijver
- de analist
- de kenniswerker
Bepaal samen met de medewerker welke rol passend bij hem/haar is. Hierdoor benut je de vaardigheden van de medewerker optimaal.
Stap 5. Neem klanten mee
Klanten spelen een belangrijke rol bij het administratieve verwerkingsproces op de backoffice. Levert de klant tijdig en digitaal aan, dan resulteert dat in een snellere verwerking van de administratie. Daarbij kun jij de klant ook voorzien van advies op basis van de meest actuele data. Kortom, een win-win situatie. Echter, je bereikt deze situatie alleen als je de klant daarin meeneemt. Hoe je dat doet?
Angst wegnemen
Laat de klant de voordelen inzien van het digitaal aanleveren. Zoals een efficiëntere administratie, lagere kosten, een snellere aangifte en minder fouten.
Show, don’t tell
Vanuit deze voordelen is het een kleine stap om klanten actief te helpen bij het automatiseren van de boekhouding. Laat vooral zien wat de investering oplevert in termen van tijdsbesparing, efficiëntie en gemak.
Segmenteren.
Bepaal hoeveel tijd je backoffice per klantgroep en klantomvang kwijt is met de administratieve verwerking. Door dit inzicht ontdek je welke type klanten wel of niet bijdragen aan de efficiency binnen de backoffice.
Met ons e-book: “De ultieme gids voor accountants: stap voor stap naar een efficiënte backoffice” heb jij concrete handvatten en praktijkvoorbeelden om het fundament voor jouw advieskantoor neer te zetten. Leer:
- een goede visie te ontwikkelen;
- hoe je jouw systemen daarop laat aansluiten;
- welke KPI’s de prestaties van je backoffice verbeteren;
- welke rollen zijn weggelegd voor medewerkers;
- hoe je ook je klanten meeneemt in een nieuwe werkwijze
Bron: DizzyData
Geef een reactie