Nu het nieuwe stelsel voor permanente educatie van kracht is, moeten accountants hun eigen scholingsbehoefte invullen en verantwoorden. Jurroen Cluitmans geeft daarvoor door het jaar heen praktische handvatten. In de februari-editie: hoe je je portfolio vastlegt.
Artikel 3 lid 1 van de Nadere Voorschriften Permante Educatie schrijft voor dat de accountant per kalenderjaar in een pe-portfolio vastlegt op welke wijze hij zijn vakbekwaamheid bijhoudt. Vanaf dit jaar geldt de NVPE voor alle accountants. Er is dus werk aan de winkel.
Maar hoe? In dit artikel ga ik in op de wijze van vastlegging van het portfolio. Op welke manier mag of moet het? Welke geautomatiseerde tools zijn er? En wat zijn voor- en nadelen?
De NVPE schrijft voor aan welke inhoudelijke eisen het pe-portfolio moet voldoen. Toch worden er geen eisen gesteld aan de vorm. De accountant is dus vrij om te kiezen of hij het portfolio op papier, in een digitaal document of met een geautomatiseerde tool vastlegt. MijnNBA heeft een applicatie te beschikking gesteld. Maar deze tool is een hulpmiddel – het is niet verplicht om deze te gebruiken.
Op ‘papier’
De papieren tool spreekt waarschijnlijk voor zich. En als we het over papier hebben, dan kan dat uiteraard heel klassiek met papier en pen, maar ligt een format in Word of Excel meer voor de hand. Een eenvoudige spreadsheet voor de stappen die de accountant voor 1 april 2021 moet invullen ziet er bijvoorbeeld zo uit.
Met een geautomatiseerde tool
Met deze vastlegging van het pe-portfolio bedoelen we dat de accountant gebruikmaakt van een geautomatiseerde tool. Dat kan een hr-systeem zijn of een geautomatiseerde tool gericht op het vastleggen van het pe-portfolio.
1. Hr-systemen
Bij accountantskantoren zijn diverse hr-systemen in gebruik, zoals AFAS, Trakstar, Daywize of DDGC. Vaak bieden deze systemen, naast allerlei andere functionaliteiten, ondersteuning voor het vastleggen van persoonlijke-ontwikkelingsplannen of doelstellingen per medewerker.
We gaan er daarom van uit dat de verschillende hr-systemen zo in te richten zijn dat het pe-portfolio is vast te leggen.
2. Specifieke portfoliosystemen
Maar er zijn ook specifiek voor accountants ontwikkelde applicaties voor het vastleggen van het pe-portfolio. Deze tools zijn veelal ontwikkeld in samenwerking met opleidingsinstituten en/of serviceorganisaties gericht op de accountancy. Voorbeelden zijn:
- myPE, ontwikkeld door Full Finance, Interaction Groep en SRA;
- de pe-portfoliotool van Kriton, die onder meer door NOVAK gebruikt wordt;
- de pe-portaltool van Extendum;
- de pe-portfoliotool van PE-academy;
- en er is er een mogelijkheid om het pe-portfolio in MijnNBA vast te leggen.
Alle bovenstaande applicaties zijn in eerste aanleg ontwikkeld voor het vastleggen en bijhouden van het pe-portfolio. Daarbij krijgt de accountant allerlei hulpmiddelen aangereikt.
Afhankelijk van de tool zijn er op kantoorniveau sturings-, monitorings-, en compliancemogelijkheden. Een aantal tools ondersteunt deze functies niet of minder. Zo is bijvoorbeeld de vastlegging bij NBA vooral gericht op het individuele portfolio.
Aan de hand van de mede door ons ontwikkelde oplossing myPE leggen we uit wat de functies op kantoorniveau zijn. Globaal gaat het om:
- Inhoudelijke ondersteuning en gemak
- Compliance en monitoring op organisatieniveau
- Vastlegging en dossiervorming.
Inhoudelijke ondersteuning en gemak
Gespecialiseerde applicaties geven bieden gemak. Zo bieden de pe-applicaties voor alle stappen voorgedefinieerde menu’s en suggesties. Voorkomende werkzaamheden, resultaten en mogelijke leerdoelen worden eenvoudig gedefinieerd. Dit biedt individueel ondersteuning, inspiratie, en gemak én op organisatieniveau eenzelfde structuur en onderlinge vergelijkbaarheid. Ook belangrijke ontwikkelingen in het beroep en in wet- en regelgeving komen, als ze relevant zijn voor werkzaamheden, automatisch als suggestie naar voren.
De genoemde menu’s bieden tevens een mogelijkheid om leerdoelen of leeractiviteiten die het kantoor vanuit een strategisch opleidingsplan heeft geformuleerd dwingend aan de betrokken accountants voor te schrijven. De menu’s bieden de mogelijkheid om het opleidingsaanbod van de bij de ontwikkeling betrokken opleidingsinstituten te presenteren en door de pe-plichtige te laten selecteren.
Compliance en monitoring op organisatieniveau
Binnen de nieuwe pe-regeling wordt er veel meer van het accountantskantoor verwacht op het gebied van kwaliteit, hr en compliance. Hoe houd je grip op de individuele vakbekwaamheid van je medewerkers? Hoe wijs je leerdoelen toe binnen je kantoor? Of hoe monitor je of alle accountants binnen je kantoor wel voortgang boeken in hun pe-portfolio?
Een vraag die zich op korte termijn voordoet: hoe monitor je dat de eerste drie stappen van het pe-portfolio voor 1 april 2021 zijn vastgelegd? Met twee accountants is dat wellicht makkelijk te monitoren. Met een accountantskantoor van vijftig accountants is het met vijftig papieren portfolio’s lastig om vast te stellen of alle accountants het hebben ingevuld.
Vastlegging en dossiervorming
Een geautomatiseerde tool biedt daarnaast de mogelijkheid om alle bewijsmaterialen van uitgevoerde leeractiviteiten en reflecties gestructureerd op te slaan. Dat is een prettig idee. De accountant moet immers het pe-portfolio en de bewijsstukken van de pe-activiteiten ten minste zes jaar bewaren (zie artikel 4 NVPE) én deze desgevraagd kunnen verstrekken. Wordt het kantoor getoetst, dan kan door de toetsers worden vastgesteld of het pe-portfolio beschikbaar is en in overeenstemming is met hetgeen de accountant heeft bevestigd. Een goede dossiervastlegging is dan ook essentieel.
Drs. Jurroen Cluitmans is opleidingscoördinator bij Full Finance Opleidingen en adviseert kantoren over opleidingstrajecten voor medewerkers.
Tonny Dirkx is organisatie-adviseur en coach bij Full Finance.
Geef een reactie