AV3 2022 | Reken af met foutjes op de loonstrook

Een foutloze loonstrook is voor zowel medewerkers als bedrijven van groot belang. Dankzij de software van Loket.nl krijgen inmiddels 1,2 miljoen Nederlanders een loonstrook die tiptop in orde is.

Keer op keer halen loonstroken het nieuws. Soms krijgen medewerkers te veel salaris dat ze later weer moeten terugbetalen, andere keren juist te weinig. Ook kan er iets misgaan met het registreren van verlofuren, inhoudingen of onregelmatigheidstoeslagen. Een andere veelgemaakte fout is dat een nieuwe cao nog niet of niet juist wordt toegepast op de salarisstrook. ‘Terwijl organisaties zich eigenlijk geen fout kunnen veroorloven op de loonstrook’, vindt algemeen directeur Marc van Gaal van Loket.nl. ‘Het zorgt voor wantrouwen. Bovendien kan in deze tijd van hoge inflatie een kleine fout al verstrekkende gevolgen hebben voor de financiële huishouding. Soms redden mensen het niet eens om nog naar hun werk te reizen.’

Marc van Gaal: ‘Als je tijd overhoudt, kun je meer klanten beter van dienst zijn’

Slim en snel

In 2005 begon Loket.nl met een onlinesalaris-applicatie voor accountantskantoren die werken voor het MKB. Van Gaal: ‘Omdat ons pakket is gemaakt voor werken in de cloud, presteert het programma heel stabiel, ook tijdens piekdrukte. Maar het belangrijkste kenmerk van onze software is dat onze loonstroken altijd kloppen. Dat doen we enerzijds met verregaande automatisering: als de werkgever de uren van zijn medewerkers accordeert met een druk op de knop, komen die automatisch in Loket.nl. Vervolgens controleren we elke salarisverwerking op ruim 250 vakinhoudelijke punten op de juiste invoer van gegevens. Zo regelen we voor ruim 140.000 werkgevers dat de loonstrook foutloos is en dat de uitbetaling op tijd bij de medewerker is.’

Geen fouten

Deze manier van werken scheelt tijd én fouten. Van Gaal: ‘De medewerker van het accountantskantoor die de salarisadministratie verzorgt, hoeft niets meer over te typen. Geen dubbel werk en minder foutgevoelig. En door de grondige controle vooraf is het niet meer nodig achteraf nog zaken te herstellen. Ook ingewikkelde berekeningen rekent het programma automatisch uit, van rechten bij overuren tot vakantiegeld. Tot slot is ons team heel precies. Elke wijziging in ruim 150 cao’s en in de wet- en regelgeving passen we direct aan in de software. Wat dat oplevert? Reken maar uit: een medewerker kan nu zo’n 2.000 loonstroken per maand verwerken. Normaal zijn dat er zo’n 500 à 600.’ Dat geeft extra tijd. ‘Hierdoor kunnen accountantskantoren meer klanten van dienst zijn, met een bredere dienstverlening’, vertelt Van Gaal. Voor administratieve zaken, maar ook met advies op actuele HR-zaken, zoals de STAP-regeling of vergoedingen voor thuiswerken, en op vragen die werkgevers hebben over bijzonder verlof of langdurige ziekte. Verder kun je alerts instellen, bijvoorbeeld dat een tijdelijk contract bijna afloopt, en adviseren over de vervolgstappen.’

Dag Excelletje

Het systeem is zo ingericht dat het salarismedewerkers, maar ook MKB’ers, zo min mogelijk tijd kost. ‘Steeds vaker is de medewerker zélf aan zet. Zo kunnen medewerkers in het Werknemerloket via de app een verlofaanvraag doen of een declaratie indienen. Als de manager deze goedkeurt wordt de aanvraag automatisch verwerkt in de salarisadministratie. Ook hier weer met een minimale kans op fouten’, vertelt Van Gaal. Zeker omdat Loket.nl goed is te koppelen met meer dan honderd andere applicaties, zoals tijdregistratiesystemen, het bijhouden van ziekteverzuim en roosterprogramma’s. ‘Tijdrovende processen, zoals het overtikken van onhandige Excelletjes met bijgehouden uren, losse bonnetjes of vrije dagen op post-its, zijn daarmee verleden tijd.’

Marc van Gaal: ‘We regelen voor ruim 140.000 werkgevers dat de loonstrook foutloos is en de uitbetaling op tijd bij de medewerker is’

Welkom aan boord

Ondertussen zitten de ontwikkelaars van Loket.nl niet stil. Nieuw is de preboardingfunctionaliteit. ‘Een nieuwe medewerker vraagt administratief het nodige werk: denk aan gegevens invoeren en een arbeidscontract opstellen en ondertekenen. Nu krijgt de nieuwe medewerker een uitnodiging om persoonlijke gegevens via een beveiligde omgeving zelf in te vullen. Staan alle gegevens in het systeem? Dan kan de werkgever met een paar muisklikken een arbeidscontract opstellen dat digitaal is te ondertekenen op een manier die rechtsgeldig en bindend is. ‘Deze manier van werken scheelt – je raadt het al – veel tijd en kans op fouten. Bovendien is het contract daarna makkelijk vindbaar in het Werknemerloket, evenals loonstroken en declaraties.’

Zekerheid

Er staan nog veel meer innovaties op stapel. ‘Zo werken we aan een e-assessment’, vertelt de directeur van de softwareleverancier. ‘Voor veel kleine MKB’ers is een gewoon assessment een prijzige aangelegenheid, terwijl zij wel graag zekerheid vooraf willen hebben of iemand in het team past of over de juiste kwaliteiten beschikt. Met een e-assessment worden capaciteiten en persoonlijkheid getoetst aan het profiel dat de werkgever zoekt. Dat kan een verkeerd besluit voorkomen.’ Met een lach: ‘Tja, we houden de kans op fouten nu eenmaal liever zo miniem mogelijk. Betrouwbaarheid gaat bij ons boven alles.’

Tekst: Naomi van Esschoten

Deze bijdrage komt uit de derde editie van het AV-magazine dat gaat over ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2022. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2022-ict-en-kengetallen/