Informatie en documenten spelen een cruciale rol in de dienstverlening van het full-service accountantskantoor CROP accountants en dviseurs. Sigurd Felix, IT-manager bij CROP, vertelt hoe M-Files informatie en documenten veilig en vindbaar maakt, afdelingen optimaal laat samenwerken en ieder dossier een 360-graden klantbeeld biedt.
Documenten vormen het kloppend hart van elke professionele dienstverlener en dit geldt ook voor CROP, vertelt Sigurd Felix, IT-manager van dienst: “Onze processen, zoals controlewerkzaamheden en financiële analyses, zijn zeer afhankelijk van betrouwbare informatie. Deze documenten variëren van onderbouwingen en bewijsmateriaal tot de tastbare output van onze adviezen en dienstverlening.”
En hier begon de uitdaging, vertelt Felix verder: “Documenten waren verspreid over traditionele netwerkschijven, waardoor ze moeilijk vindbaar waren, vaak in duplicaat werden opgeslagen en bovendien lastig te doorzoeken. Er was geen efficiënt versiebeheer en samenwerken tussen afdelingen was kort gezegd uitdagend.”
CROP wil vooruit en koos om die reden voor verandering. “Het belangrijkste doel was om de onderlinge samenwerking te vergemakkelijken door documenten voor iedereen, op basis van rollen en bevoegdheden, overal en op ieder apparaat toegankelijk te maken”, vertelt Felix. Maar hoe kon dit worden bereikt?
Slim platform
Na een grondige evaluatie van verschillende documentoplossingen, kwam M-Files als beste keuze uit de vergelijking. Op de vraag wat M-Files onderscheidt van de rest, antwoordt de IT-manager: “Het zit in de kernfilosofie van M-Files, met de focus op documentgebruik in plaats van louter opslag. M-Files benut op een slimme manier metadata, waardoor de structuur van het systeem naadloos kan worden afgestemd op onze bedrijfsprocessen. M-Files past zich aan naar onze werkwijze en niet andersom.”
In cijfers uitgedrukt heeft CROP verschillende systemen buiten gebruik gesteld, waardoor kosten zijn bespaard en de complexiteit van de IT-omgeving drastisch is verminderd. Dit was niet eens het voornaamste doel: “Het verkleinen van ons applicatielandschap is een mooi resultaat, maar de echte verbetering zit hem in de meerdere invalshoeken naar informatie.” Felix maakt een mooie vergelijking: “Of je een document nou zoekt via een medewerker, klant, project of dossier, je komt altijd bij de juiste én de laatste versie uit. Dankzij die verschillende invalshoeken is M-Files een soort Netflix voor documenten en informatie.”
Felix is niet de enige die blij is: “Wat medewerkers het meest waarderen aan M-Files is de eenvoudige toegang tot documenten, transparante statusupdates, duidelijk versiebeheer en het complete beeld dat van de klant ontstaat op één centrale plek.”
Optimale samenwerking
GeONE speelde een cruciale rol bij het volledig benutten van het potentieel van M-Files, zegt Felix. “Hun pragmatische aanpak met kleine sprints en snelle resultaten overtrof de verwachtingen bij ons. De expertise van GeONE in M-Files-implementaties was voelbaar vanaf het eerste moment en hun toewijding aan ons als klant maakte het verschil.” CROP Accountants heeft een reis gemaakt van traditioneel documentbeheer naar een toekomst vol efficiëntie, optimale samenwerking en een volledig klantbeeld. “De verandering is tastbaar en de resultaten zijn significant. We zijn klaar voor de digitale toekomst.”
Op 25 januari organiseert GeONE de webinar Duurzaam dossierbeheer, hierin wordt M-Files online gedemonstreerd.
Geef een reactie