Traditioneel gebruiken veel accountants en financiële professionals Excel voor consolidatiedoeleinden. Hoewel Excel een krachtig hulpmiddel is, kent het ook beperkingen die het consolidatieproces inefficiënt en foutgevoelig kunnen maken.
Inzicht in 20 BV’s
Een klant van me, een horecaondernemer met ruim 20 verschillende BV’s, wilde meer inzicht in hun cijfers en marges van verschillende onderdelen en activiteiten zoals vestigingen, eten, drinken. Bovendien hebben ze ook merchandise; souvenirs voor fans en hun familie en vrienden. De marges daarvan willen ze apart zien om zo gedetailleerd verantwoording te kunnen afleggen aan stakeholders. Ook kunnen ze gerichte maatregelen nemen als ze inzicht hebben en ook slimmer inkopen. Excel schoot hierin tekort. Maar waarom eigenlijk?
Beperkingen van Excel voor financiële consolidatie
Excel is niet specifiek ontworpen voor financiële consolidatie en mist daarom belangrijke functies. En zonder uitgebreide kennis is consolideren in Excel al helemaal lastig. Handmatige gegevensinvoer en -verwerking zijn tijdrovend en vatbaar voor fouten. Het is moeilijk om consistentie en nauwkeurigheid te waarborgen, vooral bij complexe consolidatie structuren. Bovendien biedt Excel beperkte mogelijkheden voor real-time samenwerking en het delen van informatie.
Voordelen van gespecialiseerde consolidatiesoftware
Gespecialiseerde consolidatiesoftware biedt significante voordelen ten opzichte van Excel. Dat ervaar ik elke keer als ondernemers mijn hulp inroepen.
- Een belangrijk voordeel is de automatische integratie van gegevens uit verschillende bronnen, zoals boekhoudpakketten. Dit elimineert handmatige invoer en vermindert de kans op fouten.
- Daarnaast biedt consolidatiesoftware inzicht in de geïntegreerde financiële gegevens die dagelijks worden bijgewerkt. Je hebt dus altijd toegang tot actuele informatie, wat de besluitvorming verbetert.
Ik illustreer dit met een recent praktijkvoorbeeld van de eerder genoemde horecagroep. Visionplanner biedt een standaard horeca dashboard. De horecagroep wilde echter meer inzicht en consolidatie. Dit heb ik gegeven door het dashboard uit te breiden met meerdere groepen zodat het voldoet aan de specifieke situatie en wensen. Elke nacht worden de cijfers tussen de dashboards en de boekhouding gesynchroniseerd en vindt de consolidatie automatisch plaats. Het dashboard van de horecagroep is het verlengstuk van de boekhouding en eventueel ook andere software is aangesloten op het dashboard. De horecaondernemer heeft nu realtime inzicht in zijn geconsolideerde cijfers. Het mooie is dat inzicht leidt tot nog meer vragen naar inzicht. En uitbreiding van dit inzicht is vrij eenvoudig te realiseren.
De horecaondernemer wil graag zelf aan de knoppen zitten, maar er zijn genoeg bedrijven die het consolideren graag aan hun accountant of adviseur overlaten. Daarom beveel ik kantoren van harte aan om consolidatiesoftware te gebruiken. Het levert ook nog eens extra adviesomzet, oftewel meerwaarde op. Hier volgen vijf tips om die meerwaarde te leveren.
Vijf tips voor het genereren meerwaarde met consolidatie
- Je kunt klanten helpen bij het opzetten en inrichten van consolidatieprocessen in software. Je hebt immers boekhoudkundige kennis om grootboekrekeningen te koppelen tussen administraties, zelfs als klanten verschillende boekhoudpakketten en rekeningschema’s gebruiken.
- Je kunt je klanten vaker, tot zelfs dagelijks, voorzien van geconsolideerde cijfers en dashboards. Dit geeft ondernemers beter en sneller inzicht in de prestaties van hun bedrijf als geheel. Het genereren van geconsolideerde cijfers gaat automatisch, je richt eenmalig de dashboards in. Daar kan ik bij helpen.
- Je kunt klanten ondersteunen bij overnames, door de administratie van de overgenomen bedrijven eenvoudig toe te voegen aan de consolidatie. Als jouw klant een bedrijf overneemt met een afwijkend boekhoudpakket, hoeft de klant je niet direct over te stappen. Met consolidatiesoftware kun je de administratie van het overgenomen bedrijf snel consolideren en inzicht krijgen, zonder dat ze direct hoeven over te stappen naar het bedrijfsbrede boekhoudpakket. Zo krijgen ondernemers direct inzicht in de financiële situatie en kunnen ze snel bijsturen waar nodig.
- Met jouw kennis en ervaring kan je de geconsolideerde cijfers interpreteren en duiden voor klanten. Je fungeert immers als hun adviseur en geeft inzicht in wat de cijfers betekenen voor de bedrijfsvoering.
- Je kunt klanten helpen om met geconsolideerde cijfers hun bedrijf verkoopklaar te maken voor investeerders. Goede overzichten en inzichten maken een bedrijf aantrekkelijker voor overname.
Conclusie
In de huidige dynamische bedrijfsomgeving is efficiënte en nauwkeurige financiële consolidatie van cruciaal belang. Excel, hoewel veelgebruikt, heeft zijn beperkingen voor dit doel. Gespecialiseerde software zoals Visionplanner biedt belangrijke voordelen, waaronder automatische data-integratie, actueel inzicht en verbeterde compliance.
Door over te stappen naar Visionplanner, kan je jouw klanten beter van dienst zijn met proactief en waardevol financieel advies. In deze tijd waarin financiële transparantie en snelle besluitvorming essentieel zijn, is de overstap naar gespecialiseerde consolidatiesoftware een slimme zet voor jou als toekomstgerichte accountant of financiële professional.
Dit artikel is geschreven door Richard Leo van Visionplanner.
Meer weten over Visionplanner voor consolidatie. Boek direct een adviesgesprek.
Geef een reactie