Door zorgvuldig te bepalen wat je eisen zijn, kun je de keuze maken voor de beste scan- en herkensoftware. De volgende vijf stappen helpen je jouw eisen duidelijk te maken:
1. Voorbereiding
Definieer doelen en behoeften om te voorkomen dat je wordt meegesleept door de visie van leveranciers. Zo kun je rustig de beste software vergelijken.
2. Opbouw van de software
- Machine learning (ML) verbetert scan en herken software aanzienlijk. Dit houdt in dat het systeem slimmer wordt naarmate het meer documenten verwerkt. Het is voordelig wanneer ook concullega’s het platform gebruiken, omdat dit het gezamenlijk verder optimaliseert. Het is belangrijk om te informeren of de leverancier ML integreert en hoeveel klanten gebruikmaken van het platform.
- Bij het kiezen van scan en herken software is het cruciaal om te controleren of deze in de cloud of op een lokale server opereert. De cloud zorgt voor flexibiliteit door overal toegang te bieden tot bestanden en veiligheid omdat je bestanden digitaal zijn opgeslagen.
- Bij cloudgebruik is de opslaglocatie essentieel; een Europese locatie garandeert naleving van Europese regelgeving.
- De ideale scan en herken software verwerkt facturen tot een boekingsvoorstel binnen één minuut. Sommige leveranciers hanteren echter een verwerkingstijd van tot 24 uur door handmatige dataverwerking.
- Kies een scan en herken software die makkelijk koppelt met software die je al gebruikt of stap over naar een boekhoudsoftware met geïntegreerde scan en herken software. Een los te koppelen software maakt je flexibel bij overstap, maar een volledig geïntegreerde software heeft een gestroomlijnde workflow en consistentie als voordelen. Ook vermindert een geïntegreerde oplossing de kans op fouten bij data-overdracht tussen verschillende systemen. Dat is wel zo veilig.
3. Gebruiksgemak
Scan en herken software moet gebruiksvriendelijk ingericht zijn. De software dient voor ieder type gebruiker logisch te zijn. Van ondernemers tot aan de ervaren accountant. Idealiter hoef je weinig te doen voor een volledige verwerking.
4. Features en functionaliteiten
Diverse leveranciers bieden naast en in de software functionaliteiten aan om het verwerken van facturen nog sneller en efficiënter te laten verlopen. Populaire functionaliteiten die dan ook niet mogen ontbreken zijn:
- Autorisatie, waarbij documenten worden goedgekeurd of afgekeurd, is essentieel voor organisaties met meerdere lagen en bij het inwerken van nieuw personeel of stagiaires, omdat het een extra controlelaag biedt. Controleer of je softwareleverancier deze functionaliteit biedt om diverse klanttypen te kunnen ondersteunen.
- Zorg dat de softwareleverancier diverse documenttypes zoals PDF, BMP, JPEG, PNG, XLS, XLSX, DOC, DOCX, en UBL accepteert. Dit maakt het omzetten van bestanden overbodig.
- Bulkverwerking is cruciaal voor kantoren met traditionele klanten die periodiek hun administratie aanleveren. Het stelt je in staat snel meerdere facturen tegelijk te verwerken. Informeer bij leveranciers naar hun mogelijkheden voor het verwerken van bulk bestanden.
- Een app maakt real-time aanlevering van documenten mogelijk, waardoor je als accountant minder navraag-tijd hebt. Ondernemers kunnen eenvoudig bonnetjes en documenten via de app insturen.
- Slechts enkele scan en herken softwares (zoals de geïntegreerde scan en herken binnen Yuki) bieden operationeel inzicht in gebruikersinformatie. Een dashboard dat je in staat stelt de productiviteit per werknemer te meten, het automatiseringsniveau van administraties te optimaliseren en de efficiëntie kantoorbreed te monitoren. Essentieel voor de moderne accountant.
5. Leverancier
Software wil je graag voor de lange termijn, overstappen kost tijd en geld. Zorg dat een leverancier aansluit bij je voorkeuren (modern, jong, traditioneel). De volgende zaken zijn ook belangrijk om te vergelijken:
- Roadmap: Controleer de toekomstige ontwikkelingen van de leverancier om te zien of ze met de tijd meegaan.
- Referenties: Onderzoek wat bestaande klanten vinden van de software en vraag om referenties. Positieve ervaringsverhalen bouwen vertrouwen op.
- Communicatie: Check hoe snel de leverancier reageert op vragen, of er een supportafdeling is, en op welke manieren je contact kunt opnemen. Let ook op de taal van de leverancier en supportafdeling.
- Doelgroep: Leveranciers gespecialiseerd in de accountancybranche bieden vaak specifieke functionaliteiten voor accountants.
- Kosten: Informeer naar de kostenstructuur wanneer de scan en herken software niet direct geïntegreerd is in je boekhoudsoftware. Kosten kunnen gaan per document of een vast maandbedrag. Moderne accountants prefereren een vast maandbedrag, zodat de kosten voor software voorspelbaar zijn en opgenomen kunnen worden in abonnementsvormen.
De kracht van zelflerende technologie
De scan- en herkensoftware binnen Yuki onderscheidt zich door naadloze integratie binnen het platform. Wanneer je onze boekhoudsoftware gebruikt, dan maak je zonder extra kosten gebruik van de voordelen van scan en herken. Yuki loopt voorop met een zelflerend systeem dat verbetert met elke gebruikersinteractie. Dit zelfversterkende mechanisme minimaliseert de handmatige invoer en biedt een betrouwbare oplossing voor boekhoudkundige taken. Enkele voordelen hiervan zijn geautomatiseerde en foutloze factuurverwerking, tijbesparing, minder foutkansen en een direct bijgewerkte boekhouding.
De geïntegreerde oplossing van Yuki maakt bedrijfsgroei mogelijk met zekerheid dat financiële processen in goede handen zijn. Transformeer je boekhoudervaring met Yuki en bespaar tijd en moeite. Dankzij real-time inzicht in de cijfers kunnen bedrijven zich focussen op groei, met het vertrouwen dat hun financiële processen in goede handen zijn. Zo maakt iedereen die gebruikmaakt van Yuki gebruik van de beste scan en herken software, zonder extra kosten. Mooi toch?
Meer weten? Klik hier of op de banner!
Geef een reactie