Traditionele leveranciers verliezen terrein, mede door customer lock-in strategieën die niet meer aansluiten bij de moderne eisen van accountantskantoren. Steeds vaker krijgen we het verzoek om kantoren te begeleiden bij de transitie van een ‘oud’ DMS zoals bijvoorbeeld Hyarchis DM naar SharePoint.
Overstapzorgen
De grootste zorgen van accountants bij een overstap van Hyarchis DM naar een nieuw DMS hebben meestal te maken met:
- Dataverlies: Het risico dat belangrijke documenten en klantgegevens verloren gaan tijdens de migratie.
- Continuïteit: De vrees dat de dagelijkse bedrijfsvoering wordt verstoord.
- Complexiteit: De angst dat de nieuwe systemen te complex zijn en een steile leercurve vereisen.
Gestandaardiseerde aanpak
We begrijpen deze zorgen. Daarom hebben we een aanpak ontwikkeld die specifiek is gericht op het soepel en efficiënt laten verlopen van de transitie.
Voorbereiding en planning
- Inventarisatie van de huidige situatie: We beginnen met een grondige inventarisatie van de huidige documentmanagementsituatie binnen Hyarchis DM. Welke documenten zijn er, welke checklisten, checklistitems en andere kenmerken zijn eraan gekoppeld, en hoe zijn de werkprocessen ingericht?
- Duidelijke roadmap: Op basis van deze inventarisatie stellen we een duidelijke roadmap op, waarin stap voor stap wordt uitgelegd hoe de migratie zal verlopen.
Dataconversie
- Behouden van belangrijke kenmerken: Een van de belangrijkste aspecten van de migratie is het behouden van belangrijke kenmerken van de data. Dit betekent dat metadata, zoals klant- en dossiergegevens, nauwkeurig worden overgezet naar SharePoint.
- Gebruik van migratietools: We maken gebruik van geavanceerde migratietools die speciaal zijn ontworpen voor het overzetten van data uit Hyarchis DM naar SharePoint. Deze tools zorgen ervoor dat de data niet alleen correct, maar ook snel wordt overgezet.
Implementatie en training
- Stapsgewijze implementatie: De implementatie van SharePoint gebeurt stapsgewijs. Dit betekent dat we beginnen met een pilotgroep binnen het kantoor, zodat we eventuele kinderziektes snel kunnen identificeren en oplossen.
- Training en ondersteuning: We zorgen ervoor dat alle medewerkers goed getraind worden in het gebruik van SharePoint. Daarnaast bieden we uitgebreide ondersteuning na de implementatie om ervoor te zorgen dat iedereen zich snel thuis voelt in het nieuwe systeem.
Continuïteit en optimalisatie
- Minimale verstoring van de bedrijfsvoering: Door onze gestandaardiseerde aanpak zorgen we ervoor dat de overstap minimale verstoring van de dagelijkse bedrijfsvoering met zich meebrengt. Dit betekent dat uw kantoor gewoon door kan werken tijdens de migratie.
- Optimalisatie van werkprocessen: Na de migratie kijken we samen met u naar mogelijkheden om werkprocessen verder te optimaliseren. SharePoint biedt tal van functionaliteiten die uw werk efficiënter kunnen maken, zoals workflowautomatisering en geavanceerde zoekfuncties.
Conclusie
De overstap van jouw huidige oplossing voor documentopslag naar SharePoint hoeft geen ingewikkeld proces te zijn. Met de gestandaardiseerde en bewezen aanpak van Irrus kan je erop vertrouwen dat de migratie soepel verloopt, zonder dataverlies en met minimale verstoring van uw dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast profiteer je van de voordelen die SharePoint te bieden heeft, zoals betere documentbeveiliging, geavanceerde zoekfuncties en integratie met andere Microsoft 365 applicaties.
Ben je klaar voor de overstap of heb je vragen over onze aanpak? Neem dan gerust contact op met Irrus voor een vrijblijvend adviesgesprek of een online demo. Samen zorgen we ervoor dat je kantoor klaar is voor de toekomst.
Het is begrijpelijk dat veel accountantskantoren overwegen om over te stappen naar SharePoint, maar het is belangrijk om enkele kritieke beperkingen te benadrukken die inherent zijn aan dit platform.
SharePoint werkt bijvoorbeeld met meerdere sites, wat kan leiden tot een aanzienlijke mate van wildgroei en fragmentatie van documenten. Dit maakt het moeilijk om een centrale bron van waarheid te handhaven en kan leiden tot inefficiënte zoekprocessen.
SharePoint schiet vaak tekort op het gebied van metadata. Metadata speelt een cruciale rol in het organiseren, zoeken en beheren van documenten, en een beperkt of inconsistente toepassing van metadata kan de effectiviteit van een document management systeem ernstig belemmeren. Een robuust metadata-beheer systeem biedt een veel hogere mate van precisie en betrouwbaarheid, waardoor documenten gemakkelijker terug te vinden en te beheren zijn.
Fijnmazig toegangsbeheer is een ander gebied waar SharePoint moeite mee heeft. Het opzetten en onderhouden van gedetailleerde toegangsrechten kan complex en tijdrovend zijn, en fouten hierin kunnen leiden tot ongeautoriseerde toegang of juist het blokkeren van essentiële informatie voor degenen die het nodig hebben.
Ten slotte is governance een uitdaging in SharePoint, vooral omdat het werken met meerdere sites het moeilijk maakt om consistente beleidsregels en procedures te handhaven. Een gecentraliseerd systeem met ingebouwde governance-functionaliteiten zorgt ervoor dat beleidsregels consistent worden toegepast, ongeacht waar de documenten zich bevinden.
Ik zou het daarom verstandig vinden verder te kijken dan alleen de integratie tussen Sharepoint Online en andere M365 applicaties en bij het bepalen van de requirements van een vervanger van bijvoorbeeld Hyarchis zeker bovenstaande punten mee te nemen. En wanneer tijdens het selectietraject een Sharepoint implementatie leverancier wordt meegenomen, moet die op al deze requirements heldere oplossingen kunnen bieden.