Excel wordt voor vele doeleinden gebruikt: rekenmodellen opzetten, uitwerken van data die uit een ander systeem afkomstig zijn, data-analyses en rapportages maken. Bij die rapportages is het belangrijk dat die begrijpelijk en eenduidig zijn en dat ze de boodschap helder overbrengen. Of dat nu is naar een klant, naar het management, naar je collega’s, in een jaarverslag of op een website.
Begrijpelijk presenteren
Data kun je natuurlijk op verschillende manieren presenteren. Maar het allerbelangrijkste blijft dat je de data begrijpelijk presenteert op een manier die past bij jouw publiek en de boodschap helder overbrengt!
De ene keer zal dat zijn met tabellen waar de cijfers in staan, een andere keer met een van de vele grafieken waaruit je kunt kiezen als je met Excel werkt. Maar in beide gevallen kun je wat extra’s die cijfers of grafieken sterk verbeteren. Daarmee maak je het voor je publiek eenvoudiger om te begrijpen.
Tijd=geld
Als het om data gaat die regelmatig bijgewerkt moeten worden (maandelijkse updates bijvoorbeeld) is het handig om te zorgen dat je er zo weinig mogelijk werk aan hebt. Je wilt het liefst dat je de nieuwe data eenvoudig toevoegt en dat de presentatie dan direct weer up-to-date te maken is.
Cijfers komen uit een ander systeem
Vaak komen je data uit een ander systeem, maar zijn ze daarmee nog niet echt presenteerbaar. Bijvoorbeeld omdat het als een CSV-bestand binnenkomt of als een pdf. Of er komen veel te veel gegevens binnen en je moet delen verwijderen en/of aanvullende berekeningen maken.
In dat soort situaties is het slim om Gegevens ophalen te gebruiken (ofwel Power Query). Je vindt dit op de tab Gegevens in Excel. Zoals je in de afbeelding ziet kunnen je data uit verschillende bronnen komen. Twee grote voordelen:
1. Uiteindelijk krijg je de data in een keurige (draai)tabel in Excel.
2. Bij een update hoef je alle stappen niet meer te doorlopen, omdat je (vaak) alleen de gemaakte query met wat muisklikken update voor de nieuwe data.
Maak een tabel
Staan je data in een lijstvorm, maak er dan een Excel-tabel van. Enkele van de vele voordelen:
- Je kunt met de tabelstijlen eenvoudig zorgen voor presentaties die er elke maand hetzelfde uitzien qua kleurgebruik en lettertype.
- Komen er dan nieuwe data bij, dan krijgen die automatisch de juiste opmaak.
- Heb je er berekeningen bij gemaakt, dan worden die automatisch doorgevoerd.
- Je kolomomschrijvingen staan automatisch altijd op je scherm als je bezig bent in de tabel: je hoeft dus geen titels te blokkeren!
- Je kunt eenvoudig totaalberekeningen toevoegen ①.
- Je kunt sneller en beter presenteerbaar filteren met slicers ②.
- In een gewone lijst kun je alleen zien dat er filters zijn ingesteld ③, maar niet welke . En andere filters instellen of filters verwijderen is meer werk.
Benadruk wat je wilt meedelen
Wanneer je data wilt vergelijken met elkaar kun je dat in een tabel ook heel duidelijk aangeven. Natuurlijk met cijfers, maar dat moet je echt gaan lezen ①. Geef je de cijfers een aangepaste getalnotatie dan zie je al direct of het vooruit is gegaan of niet ②
Je kunt ook gebruik maken van voorwaardelijke opmaak om de voortgang zichtbaar te maken met kleuren ③ en/of met gegevensbalken ④. Of je kunt ook een formule gebruiken met een symbool om direct aan te geven of er sprake is van een stijging of een daling van de omzet ⑤.
Geef een grafiek wat extra’s mee
Excel heeft vele soorten grafieken met vele aanpassingsmogelijkheden. Maar als je er net iets meer aandacht aan besteedt, dan wordt het vaak nog duidelijker.
Wanneer je de standaard kolomgrafiek gebruikt, krijg je deze grafiek ①.
Grafiek ② is al veel beter leesbaar: je ziet direct de omzet per provincie en hoeft niet meer naar de waarde-as te kijken (die is dan ook verwijderd). Ook is in de grafiektitel de totale omzet vermeld.
De laatste grafiek ③ toont door de aflopende omzetvolgorde ook direct welke provincie het meest/minst heeft omgezet. Bij grote getallen kan ook een aangepaste notatie van de getallen soms handiger zijn.
Zouden de provincienamen trouwens volledig uitgeschreven zijn dan is een kolomgrafiek minder leesbaar omdat je scheef moet lezen ①: een staafgrafiek ② is dan beter. Die is hier weer aangepast met gegevenslabels en de ruimte tussen de staven is kleiner gemaakt. Hier is er bewust voor gekozen om de provincienamen in de bekende volgorde te laten staan (en niet te sorteren op omzet). Vaak is dat laatste overigens wel aan te raden.
Maar: ook voor grafieken geldt niet ‘one size fits all’. Bedenk wat in jouw situatie het beste is.
Zorg dat je grafiek automatisch update
Als je een grafiek maakt met gegevens over een bepaalde tijdsperiode, zie je vaak dat er een lijngrafiek wordt gebruikt ①.
Als de gegevens van de nieuwe maand erbij komen, wordt de grafiek niet automatisch aangepast: dat moet je handmatig doen ②.
Heb je dan van je data een tabel gemaakt, dan worden de nieuwe gegevens automatisch meegenomen ③. Sinds een tijdje hoef je trouwens de grafiek niet meer opnieuw te maken: als je van de data van grafiek ① achteraf een tabel maakt, zullen nieuwe gegevens automatisch ook in de grafiek komen.
Door wat kleine aanpassingen is deze grafiek beter leesbaar ④. De datums langs de horizontale as zijn vervangen door de letters voor de maanden. Dat kan met een aangepaste getalnotatie. Er zijn markeerpunten gebruikt in de lijn en de verticale as heeft een rustiger schaalverdeling gekregen. Bovendien is er een titel toegevoegd, zodat je weet waar de grafiek over gaat.
Vertel het verhaal met interactie door slicers of gegevensvalidatie
Als je cijfers presenteert is het handig om direct te kunnen tonen wat je wilt vertellen. Een eerder genoemd voorbeeld is al de slicer die je kunt gebruiken om in een tabel te filteren. Heb je van die tabel een grafiek gemaakt, dan werkt die slicer automatisch ook voor die grafiek.
In de afbeelding hieronder is van de tabel ① met Gegevens ophalen (Power Query) eerst de tabel omgezet naar tabel ②, waardoor er een lijngrafiek gemaakt kan worden met de lijnen voor online- en winkelverkopen. En omdat het een tabel is kun je er een slicer bij zetten, die doorwerkt in de grafiek.
Als er nieuwe gegevens toegevoegd worden aan tabel ①, hoeft alleen tabel ② alleen maar vernieuwd te worden, waarna alles weer is bijgewerkt!
Een andere manier van interactie is het werken met gegevensvalidatie. Daarvan zie je hier een voorbeeld.
De data staan in een tabelvorm ①. Met een dynamische berekening is dat omgezet naar een dataset waarbij je met gegevensvalidatie een regio kunt kiezen ②. Van deze gegevens is daarna een lijngrafiek gemaakt ③. Die grafiek is daarna verbeterd ④:
- De grafiektitel geeft automatisch aan om welke periode en regio het gaat (en dit wordt natuurlijk aangepast als er een andere regio gekozen wordt).
- Er is een trendlijn toegevoegd, zodat je ziet dat er sprake is van een dalende omzet.
- De as is minder druk door een aangepaste stapwaarde.
- De lijn is vloeiender gemaakt.
Kortom …
Data is tegenwoordig overal en is belangrijk om juiste beslissingen te kunnen nemen. Zorg daarom dat je die data duidelijk, begrijpelijk en aantrekkelijk presenteert, afgestemd op je doelgroep. Excel heeft hiervoor vele mogelijkheden. In de Expert-trainingen Data analyseren en Rapportages maken leer je de technieken die je hiervoor kunt gebruiken.
Saskia Jacobsen is directeur-eigenaar van Toels-PC en helpt bedrijven en vooral hun gebruikers om slimmer met de apps op hun pc te werken.
Meer weten? Bekijk onze Excel-cursussen.
Geef een reactie