Helaas zien we het nog te vaak. De klant stuurt per mail een kopie van zijn identiteitsbewijs of andere persoonlijke gegevens op verzoek van de accountant. Anno 2024 kan en mag dit echt niet meer. Voorkom dat medewerkers olifantenpaadjes nemen. Veiligheid moet hoog op de agenda staan. Het mailen van gevoelige gegevens of documenten is niet meer van deze tijd. Zeker niet omdat er veel veilige alternatieven zijn. Cybercriminelen liggen op de loer om deze gegevens te onderscheppen. Zorg dat je ze buiten de deur houdt. Na het lezen van dit blog weet jij hoe je wél veilig gegevens uitwisselt.
Deel geen gegevens per mail
Vanuit de basis is het delen van gegevens per mail niet veilig. Hoewel het mogelijk is om e-mails te versleutelen, is het alsnog niet de beste oplossing. Vaak hebben medewerkers ook de perceptie dat het makkelijker is. Dit is niet altijd het geval. Software om veilig en efficiënt gegevens te delen, is ontworpen met gebruiksvriendelijkheid in het achterhoofd. Dus omdat medewerkers het altijd zo gedaan hebben, betekent het niet dat dit toekomstbestendig is. Kijk dus vooral naar alternatieven.
E-mail is weliswaar vertrouwd voor accountants, het staat wel bekend om zijn beveiligingsrisico’s. Ondanks de mogelijkheid om berichten te versleutelen, blijft het risico op datalekken of ongeautoriseerde toegang aanwezig. Eenmaal verzonden biedt e-mail beperkte controle over de verdere verspreiding van informatie. En ook al maak jij gebruik van versleutelde berichten, de klant kan altijd nog gevoelige informatie onveilig delen.
E-mail is niet meer het enige communicatiemiddel
Het is niet gek dat accountantskantoren nog mail gebruiken. Zodra je werkdag begint, is je mailbox vaak het eerste wat je opent. Dat is altijd zo geweest. Wel zien we dat er steeds meer gebruik wordt gemaakt van chat. Denk aan Teams of Slack. Door meer via chat te communiceren, kan de hoeveelheid e-mailverkeer verminderd worden. En de jongere generatie geeft ook de voorkeur aan chat. Het zal de nieuwe manier van communiceren worden. Bovendien bieden chatoplossingen vaak extra functies zoals het veilig delen van documenten en integratie met andere software, wat de samenwerking kan verbeteren.
Moet je dan helemaal afscheid nemen van e-mail? Nee, hoewel chatten veel voordelen heeft, blijven er situaties waarin e-mail de voorkeur heeft. Bijvoorbeeld bij formele communicatie, uitgebreide documentatie of wanneer een klant de voorkeur geeft aan e-mail. De keuze tussen chatten en e-mailen hangt af van de specifieke behoeften van het accountantskantoor en klanten.
Documenten veilig delen met PinkWeb
Bij PinkWeb vereenvoudigen we het proces van veilig gegevens delen. Via één centrale beveiligde omgeving kan jij belangrijke gegevens en documenten opvragen bij de klant. Hierdoor wordt de kans op datalekken aanzienlijk verminderd. Tijdens het proces wordt er geen uitstap gemaakt naar een andere oplossing. Gegevens worden opgevraagd via het portaal of de PinkWeb app, de klant ontvangt een notificatie van het portaal of van de app. Heb jij bepaalde gegevens nog niet ontvangen? Dan wordt er automatisch een herinnering gestuurd vanuit het portaal. Je hoeft dus geen herinneringsmail te sturen. Hier gaat het vaak fout omdat de klant dan direct reageert op de mail en onveilig gegevens deelt. Dit probleem lost PinkWeb op.
Een van de belangrijke voordelen van PinkWeb is de traceerbaarheid. Het biedt accountants meer controle over wie toegang heeft tot specifieke informatie, wat belangrijk is voor vertrouwelijke gegevens. Ook zorgt deze aanpak voor het eenvoudig beheren van meerdere bestanden.
Medewerker als sterkste schakel
Ook al kies je voor PinkWeb, de kans op cyberrisico’s blijft altijd bestaan. Stimuleer je medewerkers om niet voor de kortste weg te kiezen. Zorg dat iedereen op de hoogte is waarom bepaalde procedures nodig zijn. Per e-mail vertrouwelijke gegevens versturen, kan niet meer en wordt niet geaccepteerd. Wijs de klant daar ook op, die ziet het gevaar misschien niet en mailt toch zijn BSN even aan zijn accountant. Communiceer continu het belang van veilig delen en verzorg trainingen om de kennis van medewerkers te verbeteren.
Deel je documenten veilig
Cybercriminaliteit en efficiency zijn de grootste uitdagingen voor accountantskantoren. Door gebruik te maken van PinkWeb, werk je aan beide uitdagingen. Met behulp van PinkWeb kan je veilig gegevens opvragen en delen. Door onze workflows doen je medewerkers dit ook nog eens op een efficiënte manier. Twee vliegen in één klap. Wil jij weten wat PinkWeb kan betekenen voor je accountantskantoor? Wij laten graag zien hoe jij het proces voor jouw kantoor kan inrichten.
Geef een reactie