Exceltip | Meer over getalnotaties

Of (wat ik soms als vraag krijg bij trainingen) als je negatieve getallen tussen haakjes wilt hebben in plaats van met een – ervoor (of erachter)? Ook krijg ik vaak de vraag: waarom staat er een – als het nul is en niet gewoon 0? Het gaat hierbij allemaal om getalopmaak (of getalnotatie). Deze tip sluit aan bij deze videotip op YouTube.

Gebruikt voorbeeld

Als uitgangspunt gebruik ik dit voorbeeld. Alle getallen hebben hier de standaard getalopmaak. Als je dat wilt aanpassen begin je met het selecteren van de cellen die je een andere opmaak wilt geven.

Knoppen voor getalopmaak

Op de tab Start heb je de volgende mogelijkheden:

• Gebruik het menu bij de knop Standaard ① voor veel gebruikte getalnotaties.
• Gebruik een van de 5 knoppen ②.
  • Met een valuatieteken ervoor, 2 decimalen en een duizendtalpunt (en een menu voor enkele andere valuta)
  • Als een percentage zonder decimalen
  • Als een getal met 2 decimalen en een duizendtalpunt
  • De laatste twee knoppen geven in de huidige notatie per klik meer of minder decimalen
• Opent het dialoogvenster Celeigenschappen/Cellen opmaken ③.
  Hierin vind je nog veel meer opties per soort en kun je ook zelf notaties toevoegen.

In de afbeelding hieronder zie je hoe de gekozen opmaak uitpakt voor de verschillende kolommen. Voor de Uitgaven is de knop Financiële getalnotatie gebruikt, voor de Inkomsten de knop Kommastijl, voor het Verschil de optie Getal uit het menu en voor In procenten is de knop Procentnotatie gebruikt en daarna 1x de knop Meer decimalen.

Weergave van een 0

Je ziet in de afbeelding dat met de knop Kommastijl de nul wordt weergegeven als een streepje (–) en bij Getalnotatie als een 0. Daarentegen zal er bij Getalnotatie geen duizendtalpunt worden weergegeven.
Wat moet je dan doen als je wel een nul wilt zien, maar ook een duizendtalpunt erin?
Dan moet je naar het dialoogvenster voor de celeigenschappen (sneltoets Ctrl+1 of je klikt op de knop ③). In de categorie Getal kun je het aantal decimalen opgeven en of je wel/niet een duizendtalpunt wilt zien.

Getalnotaties met aparte instelling positief/negatief/nul

In het dialoogvenster hierboven zie je ook dat je een speciale notatie kunt kiezen voor negatieve getallen. Standaard worden die weergegeven met een minteken ervoor, maar ze kunnen ook alleen in het rood of in het rood met een minteken ervoor. Die opties heb je ook als je kiest voor de categorie Valuta.

Die optie is er niet in de categorie Financieel. Is dat dan het enige verschil tussen Valuta en Financieel? Nee, dat zie je hieronder: het gaat om de plaats van het valutateken en de weergave van de nul.

Eigen getalnotatie (bijv. negatief tussen haakjes)

Zit er tussen al die opties die je met name in het dialoogvenster hebt dan toch niet wat je wilt? Dan kun je altijd nog een eigen getalnotatie maken in de categorie Aangepast. Dat moet dan wel met speciale ‘codes’. Als je positieve en negatieve getallen op dezelfde manier wilt weergeven (alleen uiteraard met een minteken ervoor bij negatief), dan geef je maar één getalnotatie op.

Wil je dat negatieve getallen tussen haakjes komen in plaats van met een minteken?

• Roep het dialoogvenster Cellen opmaken/Celeigenschappen op
• Kies de categorie Aangepast
• Typ hier wat je wilt zien voor positieve getallen (bijvoorbeeld 0,00)
  typ dan een ; (puntkomma)
  typ dan hoe je negatieve getallen wilt zien (bijvoorbeeld (0,00)

Er zijn veel ‘codes’ die je gebruikt bij die speciale getalnotaties.

0                                      geheel getal
0,00                                  met 2 decimalen
#.##0,00                         met 2 decimalen en een duizendtalpunt, indien nodig
0;(0)                                 geheel getal, negatief tussen haakjes
0,00;[Rood]-0,00              2 decimalen en negatief in het rood met een minteken ervoor

Voor een compleet overzicht van de ‘codes’ en opties verwijs ik naar deze website van Microsoft.

Stijlen

Iets wat velen niet kennen: op de tab Start heb je ook een knop met Celstijlen. Een stijl is een combinatie van verschillende soorten opmaak (bijvoorbeeld een getalopmaak en een achtergrondkleur en een tekstkleur). Je ziet steeds een voorbeeld van hoe het gaat worden. Er is een speciale rubriek Getalnotatie.

Wat velen niet weten, is dat je bij het gebruik van de knoppen die hierboven zijn genoemd (②) in feite kiest voor een van deze stijlen! Onderaan zie je ook een manier om zelf een stijl te maken.

Saskia Jacobsen is directeur-eigenaar van Toels-PC en helpt bedrijven en vooral hun gebruikers om slimmer met de apps op hun pc te werken.