Exceltip | Hebben draaitabellen hun langste tijd gehad?

Het gebruikte voorbeeld

Hieronder een afbeelding van de data die ik steeds gebruik als voorbeeld. Het is een Excel-tabel met de naam Verkopen.

Aan de hand van enkele gevraagde analyses geef ik een uitleg van de functies. In alle gevallen zou je ook een draaitabel kunnen gebruiken!

Vraag: wat zijn de totale orderbedragen per land?

Hiervoor kun je GROEPEREN.PER gebruiken. Deze functie heeft 3 verplichte argumenten.
In de afbeelding zie je het resultaat: de landnamen en erachter de opgetelde orderbedragen. Ook het eindtotaal krijg je erbij!

• De kolom waar je categorie staat: in dit geval de kolom Land in de tabel Verkopen ①.
• De kolom waar de waarden staan: in dit geval de kolom orderbedragen uit die tabel ②.
• De berekening die je wilt gebruiken: in dit geval een optelling ③.

Uitgebreidere vraag: wat zijn de orderbedragen per land/per verkoper

Je ziet: alleen het eerste argument is aangepast: je verwijst in de Excel-tabel naar de kolommen Land:Verkoper (Land tot en met Verkoper).

Vraag: wat is het aandeel in procenten van elk land als het om de orderbedragen gaat?

Hier heb je alleen een aanpassing nodig van de gekozen berekening.

Uitleg van de functie GROEPEREN.PER

De functie heeft dus 3 verplichte argumenten, maar ook nog veel optionele. Hieronder een afbeelding van het dialoogvenster Functeargumenten. Nog niet alle beschrijvingen zijn vertaald naar het Nederlands op het moment van schrijven van dit artikel. Vetgedrukt is, zoals gebruikelijk, verplicht.

• Row_fields (rijvelden): de kolom met de rijen die je onder elkaar wilt hebben.
• Waarden: de kolom met de bedragen waarmee je een berekening wilt maken.
• Functie: de berekening die je wilt uitvoeren. Je ziet: erg veel mogelijkheden.

• Fieldheaders (kolomomschrijvingen): hier kun je aangeven of je wel of niet kolomomschrijvingen wilt hebben in het resultaat. Je geeft dit aan met een getal. Wijs je een optie aan met je muis, dan geeft Excel uitleg.
  
  

• Total depth (eindtotalen/subtotalen): hier geef je met een getal aan of je die wel of niet wilt zien en zo ja, waar.

• Sort_order (sortering): hier geef je met een kolomnummer aan op welke kolom uit het eindresultaat je de gegevens gesorteerd wilt hebben. Zet je voor het kolomnummer een minteken, dan wordt er aflopend op die kolom gesorteerd.
• Filter_array (filterinstelling): hier kun je aangeven of je in het resultaat wilt filteren. Geef de gewenste filterkolom op en het daarbij behorende filter.
• Field_relationship: van belang bij een sortering als er meer kolommen zijn opgegeven bij de rijvelden. Standaard (=0) wordt de sortering van de oorspronkelijke tabel als leidend gezien. Bij 1 wordt hier geen rekening mee gehouden.

Hieronder nog een voorbeeld met uitleg

Hieronder staat de formule en de uitkomst van een optelling van de orderbedragen per verkoper voor alleen Duitsland. Er is een eindtotaal en de gegevens staan in aflopende volgorde van de opgetelde orderbedragen.

1. De kolom Verkoper wordt gebruikt voor de rijen.
2. De kolom Orderbedragen wordt gebruikt in de berekening.
3. De gebruikte berekening is hier optellen: SOM.
4. Met deze 0 wordt aangegeven dat er geen veldnamen boven moeten komen.
5. Met deze 1 wordt aangegeven dat er Eindtotalen gewenst zijn.
6. Met deze -2 wordt aangegeven dat het resultaat op de 2^e kolom gesorteerd moet worden (op orderbedragen dus) in aflopende volgorde (minteken ervoor).
7. Er moet een filter toegepast worden op de kolom Land: dat moet gelijk zijn aan Duitsland.

Uitleg van de functie DRAAIEN.PER

Dit lijkt heel veel op de GROEPEREN.PER alleen is er nu een kolom-argument bijgekomen. Je kunt het vergelijken met het kolommengebied in een draaitabel!

Deze functie heeft nog meer argumenten. Alles wat er bij GROEPEREN.PER staat aan opties bij rijen, staat er nu ook bij kolommen.

Voorlopig nog niet helemaal Nederlands …!

Zoals je al ziet in de beschrijving van de argumenten hierboven: deze functies zijn nog zo nieuw, dat het nog niet helemaal is vertaald naar de Nederlandstalige Excel. Ook als je het dialoogvenster invult, krijg je bijvoorbeeld een foutmelding bij het derde argument. Ten onrechte, want het is wel juist!

Is dit het einde van draaitabellen?

Deze functies kun je dus gebruiken als alternatief voor een draaitabel. Daarom een vergelijking.

• Laten we beginnen met een heel belangrijk verschil!
  Formules worden bij elke wijziging direct bijgewerkt, draaitabellen niet (die moet je handmatig vernieuwen). Omdat dit nog wel eens vergeten wordt, zijn de functies dus slimmer om te gebruiken.
• Draaitabellen zijn zonder twijfel beter als je te maken hebt met heel veel data. Dit omdat er niet bij elke wijziging opnieuw doorgerekend hoeft te worden.
• Bij zowel de functies als de draaitabellen moet je in het resultaat met de opmaak handmatig aan de slag (met name de getallen). Dat is dus geen verschil.
• In een draaitabel kun je meer berekeningen tegelijk gebruiken (bijvoorbeeld optellen en aandeel in procenten). Dat kan met deze functies niet (of heel ingewikkeld!)
• In draaitabellen kun je (zeker met slicers en tijdlijnen) veel overzichtelijker en sneller filteren.
• Draaitabellen komen al heel lang voor in Excel, deze functies niet. Dat betekent dat draaitabellen ook werken als iemand ze opent in een oudere versie. Dat geldt niet voor deze functies die alleen in de nieuwe versies voorkomen.
• Er zijn natuurlijk ontzettend veel bestanden in gebruik waarin draaitabellen staan. Die worden natuurlijk niet zomaar vervangen!

Eindconclusie: Nee, dit is niet het einde van draaitabellen, maar in veel situaties wel een handig alternatief.

Saskia Jacobsen is directeur-eigenaar van Toels-PC en helpt bedrijven en vooral hun gebruikers om slimmer met de apps op hun pc te werken. In de Excel Expert-trainingen Data-analyse en Geheimen komen deze onderwerpen aan de orde.