De boekhouder – tevens bestuurder van een administratiekantoor – verzorgde al sinds 2009 de boekhouding van de erflater en diens eenmanszaak. Na het overlijden van de ondernemer in 2017 werd hij door het testament aangewezen als executeur. Daarmee kreeg hij de taak de nalatenschap te beheren en af te wikkelen in het belang van de erfgenamen.
Die rol legde extra gewicht op zijn schouders, want hij diende niet alleen als executeur te handelen, maar óók als zakelijk dienstverlener die namens zijn eigen kantoor factureerde. Volgens het hof werkte dat tegen hem: het leverde een tegenstrijdig belang op, en juist dan moet een executeur extra zorgvuldig en transparant zijn.
Jarenlange onvrede
De erfgenamen klaagden al snel over gebrekkige informatie, slordige administratie en het uitblijven van een correcte boedelbeschrijving. De kantonrechter ontsloeg de boekhouder in 2019 als executeur vanwege ernstige tekortkomingen. Hij had onder meer geen deugdelijke urenregistratie bijgehouden, onvoldoende gecommuniceerd en zonder overleg een tot de boedel behorende auto verkocht.
De ontslagprocedure leidde tot een juridisch gevecht waarin de boekhouder zijn positie probeerde te behouden. Hij claimde dat de advocaatkosten die hij daarbij maakte uit de nalatenschap moesten worden betaald, omdat die volgens hem onder de executeurskosten vielen.
Advocaatkosten
Het hof maakt korte metten met dat standpunt. De advocaatkosten – ruim €12.000 – hielden vrijwel volledig verband met zijn verweer tegen het ontslag. Dat had hij zelf kunnen voorkomen door zijn taak naar behoren te vervullen, aldus het hof. De kosten blijven daarom volledig voor zijn rekening.
De rechter stelt expliciet dat een executeur in sommige gevallen wél kosten om zijn positie te verdedigen mag declareren, maar alleen als hij zijn taak zorgvuldig heeft uitgevoerd. Omdat hier juist het tegendeel aan de orde was, is vergoeding uit de nalatenschap uitgesloten.
Facturen onder de loep
Centraal in het hoger beroep stond de stroom van facturen die de executeur vanuit zijn eigen boekhoudkantoor naar de nalatenschap stuurde. Het ging om meer dan €20.000 aan administratieve kosten. Het hof maakt daarbij onderscheid tussen twee groepen facturen:
Kwartaal-aangiftes omzetbelasting
Over acht facturen van telkens €1.210 oordeelde het hof mild. Hoewel niet alle onderliggende aangiftes waren overgelegd, achtte het hof voldoende aannemelijk dat de boekhouder deze werkzaamheden structureel en jarenlang had uitgevoerd, dat de Belastingdienst de aangiftes had geaccepteerd en dat eerdere facturen altijd waren betaald. Deze kosten waren dus redelijk en mochten destijds door de executeur worden voldaan. Het gaat om een totaalbedrag van €9.680 dat nu alsnog in mindering komt op de door hem terug te betalen som.
Achterstallige winstaangiftes uit 2005–2008
Veel zwaarder tilde het hof aan een factuur uit 2018 voor oude winstaangiftes uit 2005 tot en met 2008, ter hoogte van €7.865. Deze werkzaamheden zouden al in 2009 of 2010 zijn verricht, maar de boekhouder betaalde zichzelf pas acht jaar later uit de nalatenschap van de inmiddels overleden ondernemer. Dat achtte het hof ontoelaatbaar. Juist omdat de boekhouder zijn eigen bv betaalde, had hij met de erfgenamen moeten overleggen voordat hij deze jaren oude kosten uit de boedel haalde. Dat deed hij niet. De betaling was daarmee onrechtmatig.
Onduidelijke ‘spookfacturen’
Daarnaast ontbrak bij meerdere facturen een duidelijke onderbouwing, waaronder een betaling van €6.050 waarvoor de bijbehorende factuur nooit is overgelegd. De rechter noemde de facturatie ondoorzichtig en stelde dat het steeds op de weg van de boekhouder lag om inzicht te verschaffen in werkzaamheden en tijdsbesteding. Omdat hij dat heeft nagelaten, komen deze kosten volledig voor zijn eigen rekening, aldus het hof.
Verantwoording schoot tekort
Het hof bekrachtigde verder het oordeel dat de executeur onvoldoende rekening en verantwoording heeft afgelegd. Twee facturen van ruim €3.000 voor “boedelwerkzaamheden” en “beheerwerkzaamheden” hadden geen enkele onderliggende specificatie. Daarmee konden de erfgenamen niet controleren of de kosten redelijk waren. Het ontbreken van elke toelichting is volgens het hof reden om deze bedragen niet als boedelkosten te accepteren.
28 mille terugbetalen
Het oorspronkelijke bedrag dat de executeur moest terugbetalen (€37.899,16) werd met €9.680 verlaagd vanwege de geaccepteerde btw-aangiftes. Per saldo moet hij nu €28.219,16 voldoen. Omdat hij het volledige bedrag al had betaald, moeten de erfgenamen nu €9.680 aan hem terugbetalen.
Lees hier het vonnis.
Geef een reactie