Automatisch afletteren met een CRM-systeem en betaalprovider: zo regel je het slim

De samenwerking tussen een CRM-systeem en betaalprovider

Met een koppeling tussen een CRM-systeem en betaalprovider voeg je eenvoudig een betaallink toe als QR-code aan facturen die je in het CRM-systeem opstelt. De klant van jouw klant betaalt vervolgens snel via iDEAL, creditcard of een andere betaalmethode.

Zodra de betaling is gedaan, ontvangt het CRM-systeem hiervan een melding. Commercieel gezien is het proces goed ingericht: factuur versturen, betaling ontvangen, status bijgewerkt.

Maar zowel een CRM-systeem als betaalprovider bevatten geen boekhoudfunctionaliteiten. Dat betekent dat jouw klant vrijwel altijd ook nog met een apart boekhoudpakket werkt. Dat is waar het handmatige werk begint.

Het knelpunt: handmatig afletteren in het boekhoudpakket

In het boekhoudpakket moeten facturen worden verwerkt en betalingen worden afgeletterd. Wanneer een factuur in het CRM-systeem op ‘betaald’ staat, moet diezelfde betaling ook correct in de boekhouding worden verwerkt.

Zonder koppeling betekent dit:

• Facturen overzetten naar het boekhoudpakket.
• Transacties uit de betaalprovider importeren of verwerken.
• Betalingen handmatig koppelen aan openstaande posten.

Bij een beperkt aantal facturen is dat nog te overzien. Zodra het volume stijgt, kost dit onnodig veel tijd en neemt de kans op fouten toe. Denk aan verkeerd gematchte betalingen, verschillen in debiteurenstanden of onduidelijkheid over transactiekosten van de betaalprovider.

Hoe kun je automatisch afletteren met een CRM-systeem en betaalprovider?

Door zowel het CRM-systeem als de betaalprovider te koppelen aan het boekhoudpakket automatiseer je het proces van factuur tot betaling. Het proces ziet er dan als volgt uit:

1. Factuur versturen vanuit het CRM-systeem: Jouw klant maakt een factuur aan in het CRM-systeem en verstuurt deze met een betaallink.

2. Factuur automatisch in de boekhouding: Via de koppeling wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar het boekhoudpakket, inclusief debiteur- en factuurgegevens. De openstaande post staat direct correct in de administratie.

3. Betaling via de betaalprovider: De klant van jouw klant betaalt de factuur via de betaallink. De betaling wordt geregistreerd door de betaalprovider.

4. Automatische matching en aflettering: De koppeling haalt de transactie op bij de betaalprovider en koppelt deze automatisch aan de juiste factuur in het boekhoudpakket. De factuur wordt direct afgeletterd.

Met dit proces sluit de keten van verkoop, betaling en boekhouding naadloos op elkaar aan. Je voorkomt handmatige handelingen en houdt de administratie actueel.

Wat levert dit jou als accountant op?

Automatisch afletteren zorgt voor rust in de administratie van jouw klant én in jouw controlewerkzaamheden. Je profiteert van:

• Altijd actuele debiteurenstanden.
• Minder correcties achteraf.
• Snellere maand- en kwartaalafsluitingen.

Daarnaast verschuift jouw rol van uitvoerend naar adviserend. In plaats van betalingen te matchen, kun je focussen op cashflow, marges en procesoptimalisatie.

De rol van koppelingen

Automatisch afletteren is geen luxe meer, maar een logische stap in een moderne administratie. Door het CRM-systeem, de betaalprovider en het boekhoudpakket te koppelen, zorg je dat het proces klopt.

Om automatisch afletteren mogelijk te maken, moet het boekhoudpakket gekoppeld zijn aan zowel het CRM-systeem als de betaalprovider. Alleen dan worden facturen én betalingen automatisch gesynchroniseerd.

Combidesk beschikt over een grote bibliotheek met koppelingen tussen de meest gebruikte SaaS-applicaties in Nederland. Voor een vast bedrag per maand richt je de koppeling in en automatiseer je het afletterproces. Daarmee bespaar je jouw klant structureel tijd en verklein je de kans op fouten.