Waarom afletteren foutgevoeliger is dan het lijkt
Voor een enkelvoudige administratie met een overzichtelijk aantal facturen verloopt handmatig afletteren vaak nog wel. Zodra een klant werkt met een betaalprovider (PSP) zoals Mollie, Stripe of PayPal, wordt dit proces een stuk ingewikkelder. Betaalproviders storten namelijk verzamelbedragen op de bankrekening, waarvan de transactiekosten al zijn afgetrokken. Die bedragen komen niet overeen met de individuele factuurbedragen in de administratie. Dat is waar de problemen beginnen.
Fout 1: PSP-transacties te laat of niet importeren
Een veelgemaakte fout is dat PSP-transacties niet structureel en tijdig worden geïmporteerd in het boekhoudpakket. Omdat dit een handmatige stap is, wordt het er soms bij ingeschoten en uitgesteld tot het einde van de maand. Het gevolg? De administratie loopt achter op de werkelijkheid. Openstaande posten die allang betaald zijn, staan nog steeds open. Dit leidt tot fout 2.
Fout 2: Onterechte betalingsherinneringen
Wanneer betalingen niet tijdig verwerkt worden, bestaat het risico dat er betalingsherinneringen worden verstuurd naar klanten die al betaald hebben. Niet alleen vervelend voor de klant van jouw klant, maar ook voor jouw klant zelf. Het kan de relatie tussen hen namelijk onnodig schaden.
Fout 3: Transactiekosten die niet worden weggeboekt
Betaalproviders houden transactiekosten in op de uitbetaling. Het bedrag dat op de bankrekening binnenkomt, is hierdoor lager dan de som van de individuele facturen. Als deze kosten niet apart worden weggeboekt, sluit het saldo niet en blijven er openstaande posten staan die in werkelijkheid afgeletterd zijn. Het handmatig moeten bijhouden van de transactiekosten is tijdrovend en foutgevoelig. Zeker bij klanten met een hoog transactievolume.
Fout 4: Betalingen aan de verkeerde posten koppelen
Bij het handmatig verwerken van de boekhouding zijn fouten snel gemaakt. Zo ben je al snel geneigd om een betaling te koppelen aan de eerstvolgende openstaande post met een vergelijkbaar bedrag. Logisch, maar bij klanten met meerdere facturen van gelijke hoogte, of bij gedeeltelijke betalingen, leidt dit al snel tot onjuiste koppelingen. Het saldo lijkt te kloppen, maar de onderliggende administratie klopt niet. Dit soort fouten vallen niet altijd direct op, maar het werkt wel door in de openstaande postenlijst en de financiële rapportages van je klant.
De oplossing: automatiseer de aanvoer van data
Al deze fouten hebben één gemeenschappelijke oorzaak: de data die het boekhoudpakket nodig heeft om correct af te letteren, komt niet automatisch in het boekhoudpakket. Een boekhoudpakket kan vaak wel automatisch afletteren, maar alleen als de betalingsdata beschikbaar zijn. Zolang PSP-transacties handmatig moeten worden geïmporteerd, blijft er een kwetsbare schakel in het proces.
De oplossing? Een koppeling tussen het boekhoudpakket en de betaalprovider. Via deze koppeling worden PSP-transacties automatisch opgehaald en gekoppeld aan de juiste openstaande post. Transactiekosten worden daarbij automatisch verwerkt zonder handmatige importstappen of tussenkomst. Zo verdwijnen de valkuilen van handmatig afletteren structureel, en kan het boekhoudpakket doen waarvoor het is gebouwd.
Combidesk beschikt over een grote bibliotheek met koppelingen tussen de meest gebruikte SaaS-applicaties in Nederland. Voor een vast bedrag per maand richt je de koppeling in en automatiseer je het afletterproces. Daarmee bespaar je jouw klant structureel tijd en verklein je de kans op foute
Geef een reactie