Wie is de UBO? Klopt het percentage nog? En wanneer is dat voor het laatst aantoonbaar onderbouwd in het dossier? Voor veel accountantskantoren zijn dit geen gemakkelijk te beantwoorden vragen, want internationale structuren veranderen, buitenlandse registers zijn lastig bij te houden en de werkwijze binnen het kantoor verschilt per medewerker.
Precies dat maakt internationale klantstructuren kwetsbaar bij een toetsing. Het Bureau Financieel Toezicht is in 2026 gestart met een gericht themaonderzoek naar accountantskantoren die betrokken zijn bij zulke structuren. Als de onderbouwing ontbreekt of dossiers verouderd zijn op het moment dat ze aankloppen, riskeer je boetes en herstelwerk dat weken in beslag neemt.
Wat er veranderd is, waar het structureel misgaat en hoe je de Wwft rondom internationale groepsstructuren eenvoudig op orde krijgt? Dat lees je hier!
Wat er dit jaar veranderd is
Begin 2025 is het kwaliteitsstelsel voor accountants vernieuwd: NVKS maakte plaats voor NVKM/SKM. Wwft-compliance is daarmee geen separaat aandachtsgebied meer dat je los van de rest beheert, maar een toetsbaar onderdeel van de kwaliteit van je kantoor als geheel. Toezichthouders beoordelen niet of je een beleidsdocument hebt, maar of de uitvoering klopt, consistent is ingericht en aantoonbaar wordt bijgehouden.
Daarnaast houdt de Dienst Financieel-Economische Integriteit (DFEI) dit jaar centraal toezicht op Wwft-naleving. Overtredingen kunnen als economisch delict worden aangemerkt. Op Europees niveau werkt de AMLA toe naar geharmoniseerde handhaving in alle lidstaten, met volledige inwerkingtreding in 2027. De richting is consistent: minder interpretatieruimte en meer nadruk op aantoonbare naleving in de dagelijkse praktijk.
Kantoren die hun processen dit jaar op orde brengen, staan bij een toetsing sterk. Wie dat uitstelt, riskeert veel herstelwerk en zelfs eventuele boetes.
Waar het bij internationale klantstructuren structureel misgaat
De Wwft-verplichting is voor elke klant identiek: de eigendomsstructuur volledig, actueel en herleidbaar vastleggen, inclusief alle lagen tot aan de uiteindelijk belanghebbende met meer dan 25% zeggenschap. Dat geldt bij aanvang van de relatie en doorlopend gedurende de hele looptijd, ongeacht hoe complex de structuur is.
Bij klanten met aandeelhouders in het buitenland, tussenliggende holdings of moedermaatschappijen elders in Europa loopt de complexiteit snel op. Buitenlandse registers zijn niet altijd openbaar of eenvoudig toegankelijk, documenten komen in andere talen en elke keer dat er iets in de structuur verandert, moet de risicoclassificatie opnieuw worden beoordeeld. Het is tijdrovend werk dat zorgvuldigheid vereist en dat ook nog eens structureel bijgehouden moet worden.
Dat laatste is waar het in de praktijk het vaakst misgaat. De initiële check is zorgvuldig gedaan, maar structuren zijn niet statisch. Een aandeelhouder treedt toe, een bestuurder vertrekt of een entiteit wordt verplaatst naar een andere jurisdictie. Zonder gestructureerde monitoring kom je een wijziging pas tegen als iemand er toevallig op stuit, of pas als een toezichthouder ernaar vraagt, op het moment dat het dossier al maanden verouderd is.
Daar komt bij dat de werkwijze binnen veel kantoren persoonsafhankelijk is: wie het dossier oppakt, bepaalt de diepgang van de check en waar de informatie terechtkomt. Als een toezichthouder wil reconstrueren wat er wanneer is vastgesteld en door wie, is een werkwijze die verspreid is over Excel-sheets, netwerkmappen en CRM-velden een kwetsbaar fundament.
Internationale klantstructuren op orde brengen met zkr
De drie knelpunten die hierboven terugkomen – het uitpluizen van de eigendomsketen, de risicovolle jurisdicties die extra aandacht vragen en de wijzigingen die zonder gestructureerde monitoring door de mazen glippen – zijn precies de problemen waarvoor zkr is gebouwd:
1. Breng de volledige eigendomsketen in kaart
zkr is de officieel KvK-partner en heeft ook toegang tot internationale handelsregisters. Die Cypriotische holding, dat Poolse dochterbedrijf: zkr brengt de volledige eigendomsketen in kaart, laag voor laag, tot aan de UBO. Wat voorheen uren zoekwerk kostte in buitenlandse registers, staat binnen enkele minuten overzichtelijk in het dossier. Jij beoordeelt, zkr haalt op.
2. Laat risicovolle jurisdicties automatisch doorwerken in het dossier
Zit er een entiteit in de structuur uit een land op de FATF-lijst of een andere risicovolle jurisdictie? In zkr stel je zelf in welke criteria welk risiconiveau activeren en welke vervolgstappen daar automatisch uit voortvloeien. Extra documenten worden opgevraagd zodra de structuur daar aanleiding toe geeft, consistent voor iedereen in het team, ongeacht wie het dossier behandelt.
3. Blijf actueel als de structuur verandert
Treedt er een nieuwe aandeelhouder toe, vertrekt een bestuurder of verhuist een entiteit naar een andere jurisdictie, dan signaleert zkr die wijziging automatisch. Het bijgewerkte uittreksel wordt opgevraagd, de betrokkene gescreend en het dossier aangevuld. De monitoring zit ingebouwd in het proces zelf.
Boek een demo bij zkr en krijg grip op internationale groepsstructuren
Eindelijk grip krijgen op die internationale groepsstructuren? Plan een vrijblijvende demo en ontdek hoe zkr in de praktijk werkt!
Geef een reactie