Steeds meer ondernemers ontvangen betalingen via payment service providers (PSP) zoals Mollie, Stripe of PayPal. Die PSP’s storten de omzet vaak als verzamelbedrag op de betaalrekening, waarbij de transactiekosten er al direct zijn afgehaald. Omdat het uiteindelijke bankbedrag niet overeenkomt met de losse facturen, herkent een boekhoudpakket als Exact Online of Twinfield de betaling niet automatisch.
Het gevolg is dat je als accountant handmatig specificaties gaat splitsen en afletteren om het saldo sluitend te krijgen. Week in, week uit. Voor elke klant die met een digitaal betaalsysteem werkt.
De rekensom: handmatig versus automatisch
Om een eerlijke indicatie te geven van de tijdsimpact, nemen we een concreet voorbeeld. Stel dat jouw kantoor de administratie verzorgt voor tien klanten die gebruikmaken van een PSP.
In de handmatige situatie ben je per klant gemiddeld al snel 30 tot 45 minuten per week kwijt aan het controleren, splitsen en afletteren van PSP-transacties en bankmutaties. Bij tien klanten is dat een voorzichtige schatting van zo’n 6 uur per week. Op jaarbasis, uitgaande van 45 werkweken, loopt dit op naar ongeveer 270 uur aan puur repeterend uitzoekwerk.
Dit zijn uiteraard schattingen. De werkelijke tijdsbesteding hangt af van het transactievolume per klant en de systemen die zij gebruiken. Maar zelfs als je de getallen halveert, gaat het nog altijd om een substantieel aantal uren per jaar.
Met automatisch afletteren via softwarekoppelingen wordt deze workflow vrijwel volledig overgenomen. Transactiedata wordt direct uitgewisseld, transactiekosten worden automatisch op de juiste grootboekrekening geboekt en openstaande posten springen direct op betaald. Wat overblijft is een korte controle van eventuele uitzonderingen, die hooguit een paar minuten per week per klant kost.
De verborgen winst: rust en betrouwbaarheid
Naast de directe tijdsbesparing levert automatisch afletteren ook kwalitatieve voordelen:
- Minder herstelwerk: Handmatig matchen is gevoelig voor fouten. Een typefout of mismatch kost achteraf dubbel zoveel tijd om te corrigeren.
- Foutloos debiteurenbeheer: De administratie is altijd actueel. Het risico dat een klant van jou een betaalherinnering verstuurt naar iemand die al lang heeft betaald, verdwijnt volledig.
- Ruimte voor advies: De uren die je op jaarbasis overhoudt kun je besteden aan proactief advies en het echt ondersteunen van jouw klanten bij hun bedrijfsvoering. Dat is waar jij als accountant het verschil maakt.
Hoe je deze tijdsbesparing realiseert
De tijdsbesparing realiseer je door de handmatige stappen tussen systemen te vervangen door een automatische gegevensstroom. In plaats van zelf transactieoverzichten te exporteren, importeren en matchen, doet een slimme koppeling tussen de PSP en het boekhoudpakket dit werk voor jou.
Zodra een bestelling binnenkomt en betaald is, haalt de koppeling de transactiedata op, matcht de betaling aan de juiste factuur en boekt de transactiekosten op de juiste grootboekrekening. De openstaande post wordt automatisch afgeletterd, zonder dat er nog handmatige handelingen nodig zijn.
Een logische stap voor elk kantoor
Het automatiseren van het afletterproces is geen luxe, maar een logische keuze voor elk kantoor dat efficiënt wil werken. Je vervangt repeterend uitzoekwerk door een betrouwbare, automatische gegevensstroom. Dat vermindert de werkdruk bij je werknemers, verhoogt de nauwkeurigheid van de cijfers én geeft jou meer tijd voor het werk dat er écht toe doet.
Benieuwd welke koppelingen beschikbaar zijn voor jouw klanten? Bekijk hier de verschillende boekhoudkoppelingen van Combidesk.
Geef een reactie