Een ondernemer houdt zich het liefst bezig met ondernemen: producten of diensten verkopen, klanten bedienen en groeien. De administratie is daarbij slechts een noodzaak. Zolang de cijfers kloppen en hij er zo min mogelijk omkijken naar heeft, is de ondernemer tevreden.
Dat maakt automatisch afletteren voor veel ondernemers in eerste instantie een abstract voordeel. Zodra ze het woord ‘koppeling’ horen, denken ze al snel aan technisch gedoe of ingewikkelde IT-projecten. Toch zijn de veranderingen die zij in hun praktijk merken juist heel concreet en direct voelbaar.
Geen gedoe meer met transactieoverzichten
In de traditionele situatie vragen veel accountantskantoren hun cliënten regelmatig om handmatig transactieoverzichten aan te leveren. De ondernemer moet dan inloggen bij zijn betaalprovider, een exportbestand downloaden en dit opsturen naar het kantoor. Hoewel dit eenvoudig klinkt, vormt dit in de praktijk een constante bron van vertraging, ruis en administratieve frustratie.
Zodra je een koppeling tussen de betaalprovider en het boekhoudpakket activeert, verdwijnt deze handmatige stap volledig. De koppeling haalt de transactiedata automatisch en realtime op. De ondernemer hoeft hier zelf niets voor te doen. Dit scheelt hem kostbare tijd en jij hoeft als accountant geen herinneringen meer te sturen voor missende documenten.
Altijd een actueel beeld van de openstaande posten
Zonder een geautomatiseerd afletterproces loopt de administratie logischerwijs altijd een stap achter. Klanten hebben weliswaar betaald, maar de betalingen zijn nog niet verwerkt in het systeem. Facturen zijn verstuurd, maar het blijft onduidelijk welke posten al daadwerkelijk zijn voldaan. Voor de ondernemer betekent dit dat hij nooit honderd procent zeker weet wat zijn actuele cashflow is.
Met automatisch afletteren is de administratie daarentegen continu up-to-date. Zodra de payment service provider een transactie verwerkt, matcht het systeem deze direct aan de juiste openstaande verkoopfactuur in het boekhoudpakket. De ondernemer behoudt hierdoor realtime inzicht in zijn openstaande posten, zonder te moeten wachten tot het accountantskantoor het handmatige uitzoekwerk heeft afgerond.
Nooit meer een onterechte betaling
Dit is voor de meeste ondernemers het meest tastbare voordeel. Wanneer je betalingen niet direct verwerkt, loop je het risico dat het systeem automatisch een betaalherinnering verstuurt naar een klant die in werkelijkheid al lang heeft betaald. Dit zorgt voor ongemakkelijke situaties en schaadt de professionele klantrelatie van de ondernemer.
Met een realtime bijgewerkte administratie verdwijnt dit risico volledig. Facturen springen direct op ‘betaald’ zodra de transactie succesvol is afgerond. Het debiteurenbeheer klopt daardoor altijd op de cent nauwkeurig, zonder dat de ondernemer daar zelf omkijken naar heeft.
Wat dit betekent voor jouw gesprek met de klant
De voordelen van automatisering overtuigen een ondernemer het snelst wanneer je ze vertaalt naar zijn dagelijkse praktijk. Spreek daarom niet in termen van API’s of complexe grootboekrekeningen, maar focus op minder administratief gedoe, een betrouwbaar beeld van de cijfers en het beschermen van zijn klantrelaties.
Met de boekhoudkoppelingen van Combidesk haal je de drempel voor de klant volledig weg. Je richt de koppeling als accountant in. De software draait vervolgens geruisloos op de achtergrond. Voor de klant voelt dit als een service en een kwaliteitsverbetering die vanzelf is ontstaan. Voor jouw kantoor is het een concrete manier om meer waarde te leveren met aanzienlijk minder handmatig werk. Minder administratieve druk betekent immers direct meer ruimte voor proactief advies.
Geef een reactie