Referentie grootboekschema (RGS): De belofte ligt er…

Het eerste openbare (werk)document over RGS dateert van 18 mei 2012 en kent de volgende inleiding: ‘Eind 2011 hebben enkele bestuurlijke vertegenwoordigers van de Belastingdienst, Kamer van Koophandel, het ministerie van EL&I, Logius/SBR en het CBS van gedachten gewisseld over een idee met betrekking tot een gecoördineerd referentieschema voor grootboekrekeningen, kortweg aangeduid als referentie grootboekschema. De verwachting is dat een dergelijk schema kan leiden tot vergaande vereenvoudiging van de verschillende rapportagesystemen in de financieel administratieve rapportageketen, met als gevolg meer transparantie en lagere kosten.’

Krijgt u ook een déjà vu-gevoel bij het lezen van de laatste alinea en komen daarbij de termen ‘SBR, XBRL en lastenvermindering’ naar boven borrelen in uw geheugen? Ruim 3,5 jaar later maken we de balans op van RGS, waarvan de ontwikkeling nog in volle gang is en als positief wordt ervaren door de markt. Puntsgewijs zetten we bereikte resultaten op een rij:

1. De eerste versie van RGS (1.0) is op 27 mei 2014 officieel is gepresenteerd. Op 29 januari 2015 gevolgd door versie RGS 1.1. Er is sprake van zo’n 2.000 rekening, onderverdeeld naar hoofdrubriek, rubriek, rekening en mutatie.
   

   Voor de gebruiker van administratieve en/of rapportagesoftware mag het in principe niet uitmaken of RGS wordt ondersteund op basis van Excel, XML of XBRL. Deze ondersteuning zit feitelijk onderwater in betreffende software.

   In november 2015 is vanuit de RGS Beheer- en Expertgroep de eerste alfaversie van de RGS-Taxonomie vrijgegeven, gebaseerd op XBRL. Een belangrijke vraag is of deze XBRL-versie omarmd zal worden door softwareleveranciers die zich tot op heden hebben gebaseerd op de Excel- en/of XML-versie van RGS.

2. Bij het tot stand komen van de (op dit moment meest recente) versie 3.2 van de XML Auditfile Financieel (XAF) is een voorziening opgenomen om ook de RGS-codering mee te geven. XAF bevat dan zowel de grootboekrekening waarop geboekt is als de bijbehorende RGS-codering.
3. De XML Auditfile Afrekensystemen (XAA) is bedoeld om gegevens uit kassasystemen te ontsluiten voor rapportage- en controledoeleinden. Net als XAF is XAA uitgebreid met een RGS-codering.
4. Er is een UBL-RGS pilot uitgevoerd die heeft aangetoond dat een RGS-codering per factuurregel kan worden opgenomen. De technische haalbaarheid hiervan is aangetoond. De mate waarin de RGS-code kan worden opgenomen in UBL-facturen op een wijze die automatisch boeken op de juiste rekening(en) mogelijk maakt behoeft nog wel nader onderzoek.
5. Verscheidene leveranciers van boekhoud- en rapportagesoftware hebben RGS inmiddels omarmd en ingebouwd in hun software. Opvallend hierbij is wel dat al snel geroepen wordt dat de software ‘RGS’ ondersteund, zonder dat de gebruiker precies weet wat met dit laatste wordt bedoeld. Want met alleen een RGS-codering opgeven in een vrij tekstveld binnen het grootboek komt de gebruiker niet ver. RGS moet ondersteuning bieden in de rapportageketen(s) waaraan de boekhouding ten grondslag ligt.

RGS-ready In 2015 is een eerste aanzet gegeven voor de ‘RGS-ready’ checklist, waarmee op basis van RGS-functionaliteit en eigenschappen onderzocht kan worden in hoeverre boekhoudsoftware daadwerkelijk ‘RGS-ready’ is. Verwacht wordt dat in het voorjaar van 2016 de ‘RGS-ready’ checklist definitief is en in de praktijk gebruikt kan worden als toetsingsinstrument.

Potentieel en aandachtspunten
RGS heeft een potentieel, maar naast de tot nu toe bereikte resultaten zijn er nog steeds aandachtspunten rond RGS. Om de aandachtspunten en het potentieel van RGS in kaart te brengen hebben we een aantal betrokkenen de volgende twee vragen voorgelegd:

1. Wat zie je als grootse potentieel van RGS?
2. Wat zie je als belangrijkste aandachtspunt c.q. valkuil bij de ontwikkeling van RGS? 

Dit leverde de volgende reacties op:

 

Menno Kooreman, SRA

Potentieel RGS
‘Wat mij betreft zit het potentieel van RGS binnen de administratie aan zowel de inkomende als uitgaande zijde: RGS slaat de brug tussen het cliëntenrekeningschema en de rapportageschema’s die verderop in de keten worden gebruikt. De aanwezigheid van een nationaal erkend referentieschema biedt de mogelijkheid om het mappen helemaal aan het begin van de informatieketen te doen i.p.v. in een rapportagepakket of fiscaal pakket. Aan de inkomende zijde biedt RGS perspectief voor het verregaand automatiseren van het boekingsproces, doordat inkomende transacties al gecodeerd zijn voor eenduidige vastlegging.’

Aandachtspunt(en)
‘Zoals met alle nieuwe ontwikkelingen is de voornaamste valkuil de implementatie. Wie neemt de regie om dit in gang te zetten, zodat de hele keten in beweging komt en aansluiting zoekt.’

Ran van den Boom, CBS

Potentieel RGS
‘Bedrijfsmatige verbeteringen door standaardisatie van de inrichting van de financiële administratie. Voordelen zijn:
Beter inzicht: vergelijkbaarheid van gegevens over de jaren, vergelijkbaarheid van gegevens met andere administraties van eigen bedrijfsonderdelen en met andere bedrijven, betere analysemogelijkheden. Ik denk dat door dat betere inzicht er betere dienstverlening en betere bedrijfsmatige keuzes door de ondernemer mogelijk worden.
Efficiëntere uitwisseling van gegevens: koppelingen met andere systemen (UBL, auditfiles, andere software) en uitvragen van uitvragende partijen worden er makkelijker te realiseren en kwalitatief beter door.
Minder afhankelijk van de software omdat je makkelijker kunt overstappen.’

Aandachtspunten
‘De grootste uitdagingen liggen in het zo makkelijk mogelijk maken om RGS te implementeren. Er zijn nu verschillende beelden en mogelijkheden: bij de ene software leverancier gaat het automatisch, snel en goed, maar bij anderen is er inspanning en inrichting nodig van de intermediair en/of gebruiker en die hebben soms het beeld dat het een enorme klus is. De diversiteit van bestaande rekeningschema’s is groot. Dat maakt het lastig om de vertaling te maken naar RGS. Daar ligt dan direct ook een kans voor marktpartijen om kennis, manieren en tools te ontwikkelen om dit te vergemakkelijken. Het lijkt alsof men die kans nog niet ziet.’

Arco van Nieuwland, Yuki

Potentieel RGS
‘Ik ben wat terughoudend enthousiast. Immers er dienen nog heel wat services op te anticiperen eer de ondernemer er voordeel van heeft. Wij werken al sinds jaar en dag met één vast rekeningschema voor alle klanten en dat biedt ons de mogelijkheid om anoniem over administraties heen te leren en boekingsregels aan te maken. De ondernemer merkt dit in een sneller verwerkte boekhouding. Je zult uiteindelijk beter vergelijkbare bedrijfscijfers hebben, dus je weet wanneer je uit de pas loopt met de industrie. Aangesloten diensten rond kredietverlening en rating kunnen efficiënter werken en dat terug vertalen in snelheid en lagere kosten en op de lange termijn is er ook efficiency te halen bij het opleiden van mensen.’

Aandachtspunt(en)
‘Al het les- en opleidingsmateriaal is schema Bakker georiënteerd.
Eenduidige interpretatie van de rubrieken om tot echte vergelijkende cijfers te komen. Bijv. Zijn de pennen marketing – of kantoorkosten Is de uitzendkracht uitbesteed werk of personeelskosten Is autoverzekering autokosten of verzekeringen.
Hoe ga je om met de analytische boekhouding?
Welk voorraadsysteem hanteer ik?
Banken zien het liefst een vrij gedetailleerde balans en ondernemers juist het liefst een W&V- rekening wat uitgebreider.’

‘Maar alles bij elkaar laten we er eerst voor zorgen dat elk boekhoudsysteem deze extra dimensie ondersteunt, dan lossen we rest wel op.’

René Otten, Reeleezee

Potentieel RGS
‘Het functioneren als ‘Haarlemmerolie’ tussen het rekeningschema van een klant/administratie en SBR functionaliteit. En het kunnen ondersteunen van transparantie in de keten.’

Valkuilen
‘Het daadwerkelijk implementeren en het goed gebruiken van RGS zal mede afhankelijk zijn van:
Gebruiker laten koppelen door alleen een ‘simpel’ veld bij ‘onderhoud grootboekrekening’ zal onvoldoende zijn. Uitgangspunt éénmaal koppelen met mogelijkheid meerdere rapportages (van verschillende partijen) staat onder druk en geraakt alleen maar verder van oorspronkelijke doelstelling c.q. uitgangspunten. Onvoldoende controles tijdens het koppelen, meerdere niveaus mogelijk, vraagt juiste softwarematige ondersteuning. Onvoldoende zicht op consequentie van gekozen koppeling. Gebruiker (accountant) ziet uitslagen koppeling graag zowel visueel als rekenkundig in een opgebouwde balans en w&v. (Conform Besluit Modellen Jaarrekening (BMJ). Noodzakelijk gebruik van extensies, maar deze niet ‘uniform’ geregeld c.q. aangepakt worden. Mogelijke wildgroei. Harmonisatie binnen SBR en/of RGS wordt verloren.

Valkuil is in mijn ogen is ook dat men mogelijk een ‘kind met een waterhoofd’ creëert omdat men alles in RGS wilt stoppen, ook de zeer specifieke componenten welke een mogelijke uitvragende partij weet te verzinnen. Het principe zal de 80 -20 regel moet zijn. Bijzondere zaken zullen op een andere manier moeten worden aangepakt.’

Sascha Dusseljee, MUIS Software

Potentieel RGS
‘Het Referentie Grootboek Schema zorgt voor standaardisatie. Dit betekent efficiëntie en tijdsbesparing in administratieve werkprocessen. Wij adviseren accountants om met dit rekeningschema te gaan werken.’

Aandachtspunt(en)
‘In Nederland werken accountantskantoren met vele verschillende rekeningschema’s. Daardoor wordt RGS mogelijk niet snel genoeg geadopteerd in de markt. Medewerkers van accountantskantoren zullen zich moeten bijscholen in IT en bedrijfsautomatisering met het doel om RGS (maar ook ander vernieuwingen in de markt) makkelijker te kunnen implementeren.’

Remco Frühauf, Informer Software

Potentieel RGS
‘Samen met UBL makkelijke uitwisseling tussen boekhoudpakketten.’

Aandachtspunt(en)
‘Veel te uitgebreid schema, waardoor de mapping niet te doen is door de eindgebruiker.’

Peter Renders, Lenssen

Potentieel RGS
‘Het koppelen van de diverse systemen aan elkaar. Ik zie het RGS als een mappingstructuur waaraan grootboeknummers worden gekoppeld. Op basis hiervan kan de data eenvoudig naar rapportageapplicaties/fiscale applicaties/banken etc. verstuurd worden c.q. geïmporteerd worden.’

Aandachtspunt(en)
‘Het kunnen koppelen van het unieke grootboekrekeningschema aan het RGS. Het lijkt mij onwaarschijnlijk om een UBL-factuur standaard te kunnen coderen. Cliënt zou zelf de codering in control moeten kunnen houden.’

Gerjan de Weerd, COUNTIF

Potentieel RGS
‘Het grootste voordeel van RGS is dat het kan dienen als aanzet voor een standaardisatie en verrijking van grootboekschema’s in de bron, de financiële administratie. Bij het toenemen van mogelijkheden van (digitale) rapportage blijkt steeds duidelijker hoe belangrijk een uniforme, goed gestructureerde en betrouwbare bron is. Door de verrijking van het grootboekschema in de bron ontstaan goede mogelijkheden om universele rapportages snel te vullen met financiële data, waarbij de gebruiker niet alles per administratie hoeft te koppelen in de structuur van bepaalde rapportagesoftware. Een aansluiting van RGS naar SBR-rapportages biedt de mogelijkheid om een import te maken waarbij financiële gegevens rechtstreeks uit de financiële administratie ook in SBR-rapportages ingelezen kunnen worden zonder het tijdrovende koppelen. Zeker voor nieuw in te richten financiële administraties is het daarom aan te bevelen om RGS als leidraad voor de structuur te gebruiken.’

Aandachtspunt(en)
‘Goede communicatie tussen de RGS Beheer- en Expertgroep en softwareleveranciers over het doel en de (gewenste) mogelijkheden van RGS is belangrijk. Verder zou het jammer zijn als softwareleveranciers RGS alleen gebruiken als marketingmiddel. Het is verleidelijk om de uitgebreide mogelijkheden van standaardisatie te promoten. De eindgebruikers zijn eerst gebaat bij goede begeleiding naar standaardisatie. En vervolgens direct gebruik kunnen maken van praktische functionaliteit die in de actuele praktijk echt tijdswinst of betere rapportages oplevert. Het eerlijke verhaal dat eerste inrichting tijd kost en dat RGS nog niet uit ontwikkeld is, moet daarbij ook verteld worden. En als er nu al andere wegen zijn die eenvoudiger tot hetzelfde resultaat leiden, hoef je daar geen RGS voor te gaan gebruiken omdat er nu in de accountancy-media toevallig veel over RGS geschreven wordt.’

Arjaan van den Berg, zelfstandig adviseur

‘Natuurlijk is RGS een stap vooruit, maar het is wel als lopen op water. Iedereen wil dit wel, maar de middelen om grip te vinden ontbreken (die komen pas als je het allemaal gaat gebruiken).
Het grootste potentieel zien wij nu nog niet, zelf als menen we te vinden dat een RGS eenduidiger is. Het potentieel is denk voornamelijk te vinden in (het streven) naar een vorm van standaardisatie. Maar dit werkt alleen omdat ik in standaardisatie geloof en op termijn er een voordeel is te behalen met een meer gestandaardiseerde opzet van het grootboekschema. Met meer standaard dan nu kan ik sneller snappen hoe een onderneming draait en wat er precies inzit. Voor mij als turnaround adviseur is er zo voordeel te behalen. Zoals alles in dit vak draait het om duidelijke communicatie over de eigenschappen van RGS. Er zit iets in wat mij triggert om er warm voor te lopen, dat is natuurlijk niet de onrust van ‘iets moeten’ maar wel wat het oplevert.
Zoals alles in dit vak draait het om duidelijke communicatie over de eigenschappen van RGS. Er zit iets in wat mij triggert om er warm  voor te lopen, dat is natuurlijk niet de onrust van ‘iets moeten’ maar wel wat het oplevert.’

SBR
De koppeling (in SBR terminologie ‘mapping’ genoemd) tussen RGS en SBR verloopt moeizaam. Vanuit RGS versie 1.1 zijn koppelingen zijn gelegd met slechts enkele berichtsoorten van de Nederlandse Taxonomie (NT) en Banken Taxonomie (BT).

Voorspelling
Met enige zekerheid de vraag beantwoorden ‘hoe lang het duurt voordat RGS in de praktijk gemeengoed is?’ is niet mogelijk op dit moment. Wel kunnen we met enige zekerheid voorspellen dat RGS ook in 2016 op positieve belangstelling mag rekenen vanuit zowel de software- als de accountancysector. We adviseren dan ook ‘RGS’ te blijven volgen en zullen zelf eind 2016 opnieuw de balans opmaken.

Valkuil
De grootste valkuil is dat de overheid RGS gebruikt als toverwoord voor ‘lastenvermindering’ en er van alles bij gaat betrekken, waardoor RGS een onbeheersbare moloch wordt. Laten we er met z’n allen voor hoeden dat dit laatste niet gebeurd. Zodat een mooi initiatief als RGS na tien jaar niet de zelfde ‘onvoltooide’ status op het gebied van ‘lastenvermindering’ heeft als SBR op dit moment.

Bovenstaande informatie is voor een belangrijk deel ontleend aan het gratis rapport ‘RGS: uniform rekeningschema.’

Auteur: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED.