RS Finance: Een papieren dossiermap aanmaken. Waarom zou je dat doen?

RS staat voor Rock Solid. RS Finance, de winnaars van de Exact Cloud Award 2016. Geen pakken, geen stropdassen, maar een gemêleerd gezelschap van afgestudeerde bedrijfseconomen, boekhouders en ervaren salarisadministrateurs en jonge ICT-honden met technische natuurkunde als opleiding. HBO HRM-mensen en natuurlijk ook wel een aantal mensen die gewoon fiscaal recht hebben gestudeerd. In gesprek met oprichter Arjan Schipperus.

Zo’n 30 man, ruim 22 FTE, in een grote open kantoorruimte aan de rand van de ring in Amsterdam. Opgericht in 2012 door vier man en nu, met een groei van zo’n 50% per jaar, de winnaars van de Exact Cloud Award.
Boegbeeld Arjan Schipperus is wel eerlijk. Kantoren die al tientallen jaren bestaan, hebben het vaak veel
moeilijker om de complete omslag naar de digitale wereld te maken. En zelfs bij RS Finance staan in de kast nog enkele dossiermappen van klanten. ‘Maar niet meer over 2016,’ voegt hij er snel aan toe.
Alles digitaal is leidraad bij RS Finance. Een papieren dossiermap aanmaken? Waarom zou je dat doen. Je bergt toch alles digitaal op! De werkplekken zijn ruim. Iedere medewerker heeft een fors eigen bureau, met standaard twee beeldschermen en genoeg ruimte om met zijn of haar stoel te draaien en te schuiven. Een goede koffiemachine is op loopafstand.
Techniek is eigenlijk nauwelijks een onderwerp van ons gesprek. ‘Het is ook niet zo moeilijk: Basecone voor het binnentrekken van de administraties, gekoppeld aan Exact Online inclusief koppeling aan de bankrekening voor het dagelijks en degelijk verwerken van de gegevens, gekoppeld aan Visionplanner voor de managementrapportages. En natuurlijk nog software voor de fiscale verplichtingen. Het lijkt allemaal zo simpel.
Belangrijker dan die technologie is wat je als kantoor met die technologie doet. Heb je het allemaal optimaal ingericht? Hoe zet je het in ten behoeve van je klanten? Dat zijn de centrale vragen.’
Schipperus (1978) is niet helemaal vreemd in de branche. Tijdens zijn studie bedrijfseconomie begon hij al met een administratiekantoor. Nadat hij dat in 2007 verkocht, werkte hij als freelance controller ten behoeve van MKB-ondernemers. ‘Bezig zijn met de cijfers van vandaag ten behoeve van de keuzes voor morgen,’ zo omschrijft hij waar hij toen mee bezig was ten behoeve van de MKB-onderneming. Dat was hem met zijn oude administratiekantoor nooit gelukt.

De start

In 2012 is het tijd voor een volgende stap. Met de expliciete doelstelling om veel meer te doen met de cijfers van de ondernemer. Met vier man – zijn broer (Jens Schipperus), zijn oude compagnon (Peter Fechter), ICT-er (Stefan Uithuisje) – besluiten ze RS Finance op te richten.
‘Met de huidige stand van ICT kun je een boekhouding zo organiseren dat je administratieve trajecten efficiënter kunt inrichten en versnellen. Er zijn veel losse tools waarmee je in feite een mini ERP-systeem kunt bouwen voor je klanten en informatie veel sneller kan ontsluiten. Dat is de leest van RS Finance.’
RS Finance is nog geen vier jaar oud en heeft ondanks de 30 man nog steeds het karakter van een startup. Maar met 30 man personeel ontstaat ook de noodzaak om het bedrijf strak te organiseren. Immers met vier man om je heen weet je nog wel wat iedereen doet. Met 30 man is dat zo goed als onmogelijk. Procesoptimalisatie vraagt dus ook aandacht voor de menskant. Meerdere malen valt in het gesprek het woord ‘datapunten’. Wat meet je bij de klant, maar ook wat meet je binnen je eigen kantoor? Welke afspraken maak je met je eigen mensen, over de projecten die ze doen, over de klanten die ze onder hun hoede hebben. Daarmee hou je grip op je organisatie.
Zijn team is divers. Mensen die 10 of 15 jaar bij een accountantskantoor hebben gewerkt. Een salarisadministrateur van 55 met jarenlange ervaring binnen een top tien kantoor. Introverte mensen die meer aan de backoffice kant werken. Jonge net afgestuurde bedrijfseconomen die meer direct in contact met de klant staan. Een ervaren goed onderlegde fiscalist. Een van hun medewerkers heeft een achtergrond in technische natuurkunde en houdt zich vooral met ICT-vraagstukken bezig. Kortom een divers gezelschap, in zekere zin atypisch voor een accountants- of administratiekantoor.

Modale klant

RS Finance heeft inmiddels een brede klantenkring die varieert van DJ’s die vooral in het weekend draaien met een omzet van € 10.000 tot ondernemers met 25 man personeel en € 5 miljoen omzet. En enkele uitschieters daarboven. Schipperus ziet zijn kantoor nu nog steeds als een breed kantoor. Veel van zijn klanten noemt hij ‘nieuwe ambachten’. Nieuwe ondernemers, start ups weten de weg naar RS Finance goed te vinden. E-commerce, zakelijke dienstverlening, social enterprises , modebedrijven, een brouwerij. De discussie rond het aflopen van Pensioen in Eigen Beheer, speelt beperkt binnen zijn kantoor. Die generatie ondernemers komt hij nauwelijks tegen in zijn klantenkring.

Online minded

De klanten van RS Finance zijn gemiddeld tussen de 25 en de 50 jaar oud. Zij zijn gewend alles op hun telefoon aangeboden te krijgen. ‘Nieuw appje gezien. Waarom hebben jullie dat nog niet?’ En ‘Zo’n jaarrekening komt bij jullie toch gewoon uit een softwarepakket! Waarom kost dat nog zoveel werk?’ Zo omschrijft Schipperus de instelling van zijn klanten.
‘Ondernemers hebben de crisis van 2008 meegemaakt. Zij willen niet alleen sturen op hun cashflow. Zij willen ook kunnen sturen op KPI’s als debiteuren, werkkapitaal, personeelskosten en investeringsruimte.’
Dat betekent dat RS Finance maatwerk moet leveren bij het inrichten van de administraties. Als voorbeeld noemt hij een Brouwerij  in Amsterdam. Zij hebben meerdere vestigingen, zij brouwen hun eigen bier, maar zijn ook gewoon een (eet)café. Zij verkopen dus ook wijn, koffie, en maaltijden ter plaatse. Daarnaast verkopen zij online aan particulieren en retail. Kortom een administratie die heel wat maatwerk vraagt. Iedere maand komen bij RS Finance de cijfers uit Exact Online op de beamer om met de klant en zijn MT te worden besproken.
Een ander voorbeeld van maatwerk dat RS Finance heeft ingericht is ten behoeve van een vastgoedondernemer. Zij hebben nu iedere maand de debiteurenstanden, stand van financieringen en cashflows inzichtelijk. Tevens wordt er hulp geboden bij het doorrekenen van mogelijke investeringen. En natuurlijk maandelijks een verlies- en winstrekening. Met behulp van Visionplanner worden deze kengetallen op maat opgesteld.
Voor een PR-bureau worden maandelijks rapportages geleverd over omzet per klant, nieuwe klanten, omzet per project, per medewerker enz. Zo komt het mini ERP-systeem voor steeds meer MKB-ondernemers binnen handbereik.

Coolblue in accountancy

De groei van RS Finance is stevig. In vier jaar tijd van 4 mensen naar 30 medewerkers. Schipperus ziet zijn kantoor nog steeds als een generiek kantoor: Boekhouders, geen consultants of adviseurs. Die twee laatste termen vermijdt hij zorgvuldig. Toch ontstaan er wel degelijk spin offs en verdieping rond de dienstverlening van RS Finance. Of iedere accountant zich per sé moet ontwikkelen richting adviseur, dat is volgens hem nog maar de vraag. ‘Ik ken accountants die namens hun kantoor op pad werden gestuurd met een “advieskoffer.” Die werden daar diep ongelukkig van. Niet iedere accountant is een geboren adviseur. Kantoren moeten wel opschuiven richting advies en ondersteuning. De bemensing daarvan is een ander onderwerp. Je hebt die degelijke, betrouwbare, wat introverte accountant gewoon nodig om de kwaliteit te borgen. De meer extraverte kanten, het meer adviesgerichte werk, daar heb je misschien wel andere mensen voor nodig. In de interne gesprekken over onze klanten, om alle ins and outs boven water te krijgen en te zien wat er echt speelt bij een klant hebben we beiden keihard nodig.’ Als voorbeeld noemt hij het maandelijks contact dat zijn salarisadministrateurs met hun cliënten hebben. ‘Zij merken vaak als eerste dat er iets bij een onderneming speelt.’
Dankzij de stevige groei zijn er inmiddels wel een aantal segmenten sterker vertegenwoordigd in de portefeuille van RS Finance. Kinderopvang, ICT en huisartsen zijn inmiddels klantgroepen die intern belegd zijn bij medewerkers die daar ook het merendeel van hun tijd aan kunnen besteden. Hij sluit het ontstaan van ‘industry Verticals’, specialisaties binnen zijn kantoor, dan ook niet uit. ‘Vergelijk het met Coolblue. Het platform waarop alles draait blijft voor iedereen hetzelfde. Maar je hebt wel specialisten die heel veel weten over hun eigen segment.’

Business Model Canvas

Een volgende stap in dienstverlening is om de ondernemer daadwerkelijk te ondersteunen bij zijn strategische keuzes. Onderbouwd met cijfers en door het voeren van indringende gesprekken over wat nu de echte ambities van de ondernemer zijn, ontstaan keuzes en worden nieuwe doelen geformuleerd. Doelen die vervolgens weer worden vastgelegd in maatwerk KPI’s. Waarover vervolgens weer maandelijks kan worden gerapporteerd.
De discussie over uren x tarief wordt binnen RS Finance nauwelijks nog gevoerd. De standaarddienstverlening gaat gewoon via vooraf afgesproken prijzen. Verdieping van de dienstverlening biedt het kantoor de mogelijkheid om maatwerk te leveren, bestand tegen prijsdruk en met een gezonde marge. Dat deel van de omzet draagt eveneens bij aan de stevige groei van het kantoor.

———————————————————————————————————-

Arjan Schipperus spreekt op de AV-dag van 14 december a.s. over zijn kantoor.