Koen de Jong: ‘Wij zetten op innovatie, efficiëntie en aandacht voor de klant’

De Jong Accountants en Adviseurs uit Vught won in november de Exact Cloud Award 2017 en werd daarmee als beste verkozen uit 15 genomineerde accountants- en administratiekantoren op het gebied van innovatie en samenwerking met klanten. Eigenaar/directeur Koen de Jong AA is trots op de prijs en ziet zijn team er mee beloond worden voor veranderingen die vanaf 2012 binnen het bedrijf werden ingezet.

Het kantoor werd al in 1984 door De Jongs vader opgericht en richt zich voornamelijk op het grotere MKB. Het aantal werknemers nam in die tijd toe van vijf tot ruim vijftig.

Onderscheidend

Sinds 2012 wordt er bij De Jong op ingezet om onderscheidend te zijn op basis van efficiënte en innovatieve interne werkprocessen, die het mogelijk maken om klanten altijd op basis van actuele bedrijfsgegevens te adviseren en daar ook goed de tijd voor te nemen. De Jong: ‘Onze klanten zijn gekoppeld aan een dashboardomgeving waarmee we dagelijks klantgegevens binnenhalen. Dat maakt het mogelijk dat medewerkers en klanten gevraagd en ongevraagd relevante signaleringen krijgen.’

KPI’s

Medewerkers bij De Jong bekijken waar het businessmodel van de klant om draait en wat de kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) zijn die daarbij horen. Klanten kunnen dankzij de dashboardomgeving continu worden geïnformeerd over hun prestaties op basis van die KPI’s. Die gegevens worden ook gebruikt om minimaal vier keer per jaar met de klant om de tafel te zitten om de actuele situatie van de onderneming door te nemen.

Investering

Inzetten op techniek en intensief klantcontact vragen om een investering, weet De Jong. ‘Die ruimte hebben we gevonden door eerst onze eigen processen beter in te richten met als doel efficiëntie, zodat we vaker en sneller cijfers kunnen leveren. Want op het moment dat je de klant zo’n dashboardomgeving belooft, moet je er ook voor zorgen dat die gegevens betrouwbaar en actueel zijn. Dat vraagt ook een andere manier van afsluiten dan alleen één keer per jaar met een jaarrekening.’ Om aan te tonen dat het bedrijf de continue informatievoorziening beheerst, wordt klanten ook de belofte gedaan dat de jaarrekening binnen zes weken na afloop van het boekjaar beschikbaar is.

Lean Six Sigma

De Jong zette het Lean Six Sigma-principe in bij het interne veranderingsproces, waarbij het onder andere draait om de efficiëntie van werkprocessen. ‘Concreet betekent het dat werknemers bijvoorbeeld niet meer dan één taak tegelijk krijgen en pas aan hun werk beginnen als alle gegevens beschikbaar zijn. Dat zorgt voor minder ‘waste’ in het proces en meer tijd voor de klant.’ Om het contact met die klant draait het voor De Jong uiteindelijk. Bij het prijswinnende kantoor wordt dan ook geen keuze gemaakt tussen customer intimacy (klantaandacht) of operational excellence (superieure operatie en uitvoering). ‘De klant waardeert persoonlijk contact en daar kun je door een efficiënte manier van werken ruimte voor vinden.’

Community

De Jong zette de afgelopen jaren ook in op het creëren van een community en werd daar door de jury van de  Exact Cloud Award om geprezen. Dat deed het bedrijf door flexplekken aan zzp’ers aan te bieden. Een succes, want binnenkort worden er meer van zulke plekken gecreëerd bij het Vughtse bedrijf. De Jong: ‘We doen de belofte aan zzp’ers om ons netwerk voor hen open te stellen en andersom werkt dat ook zo. Vanuit die netwerkgedachte organiseren we bijvoorbeeld ook regelmatig kennissessies waarbij over en weer informatie over een thema wordt uitgewisseld.’

Misha Hofland, redacteur AV.