Goede ondernemers willen groeien. Een businessmodel dat toekomstbestendig is en ervoor zorgt dat je bedrijf ook over 10 jaar nog relevant is. Tegelijkertijd moet de ondernemer doen waar hij echt goed in is. Bezig zijn met zaken die tot zijn kernkwaliteiten behoren. Wat is dan de rol voor een ambitieuze accountant? Begin met: cloud, slimme digitale processen, samenwerken met je klant, creatief nadenken en relevant adviseren. Michelle Pesch en Erik Ledeboer vertellen wat de basics hiervan zijn.
Hoever kom je daar mee? Het klinkt goed: ‘Bezig zijn met de dingen die tot je kernkwaliteiten behoren.’ Maar het is ook een valkuil. Technologie staat niet stil. Dat betekent dat er in deze wereld maar weinig beroepen zijn die in de afgelopen jaren niet zijn veranderd. In vrijwel alle geledingen van het bedrijfsleven, alsook bij de overheid en de non-profitsector, neemt ICT een belangrijke plek in. En dan meest zichtbaar: de I van Informatisering. Data en de kwaliteit ervan zijn een veelbepalende factor geworden in het succes van een onderneming. Dat geldt ook voor accountants. Wie kent niet het rijtje: innovators, early adopters, early majority, late majority, laggards? Oftewel: innovatieve, vooroplopende kantoren, tot en met in de staart de achterblijvers.
Administratie
Van oudsher de core business van accountants. Ondernemers zoeken een dienstverlener die voor hen hun administratie bijhoudt en hun fiscale verplichten verzorgt. Inmiddels zijn dit trajecten waarin ICT een belangrijke, doorslaggevende rol speelt in het succes en de toekomstbestendigheid van een accountantskantoor. Bij Exact noemen ze dit het ‘Groeimodel voor ambitieuze accountants’.
Roepen dat accountants meer moeten adviseren, is niet genoeg. In gesprek met Michelle Pesch en en Erik Ledeboer, beiden nauw betrokken bij innovaties in Exact Online en met meer dan genoeg voeten-in-de-klei-ervaring om te weten hoe ICT werkt, hoe accountantskantoren werken en wat een succesvolle combi van beiden kan zijn. Administratie heeft in de afgelopen decennia een forse evolutie doorgemaakt. Van Excel-spreadsheet, floppy-boekhoudpakket, tot online beschikbaar zijn. Cloud is inmiddels vrijwel overal de norm. Misschien zijn er nog een aantal ‘achterblijvers’ die nog stand alone, op een eigen pc of server werken. Het gros van de kantoren maakt inmiddels gebruik van software in de cloud. De medewerkers loggen in op een extern systeem en gaan dan aan het werk. Dat kan vervolgens nog heel traditioneel. De tas met bonnetjes wordt op de bureautafel omgekeerd en vervolgens worden deze verwerkt in de administratie. Binnen Exact is men een aantal malen ambitieuzer. Het groeimodel gaat uit van een viertal stappen, waarbij een volgende stap niet echt gezet kan worden zonder dat de vorige stap genomen is:
Stap 1: Cloud
Stap 2: Digitaliseren van processen (slimme processen)
Stap 3: Online samenwerken
Stap 4: Toekomstgericht adviseren.
Stap 1. Cloud
De eerste stap is – in ieder geval deels – al door heel veel kantoren gezet, zo stellen beiden. Cloud Accounting is door een groot deel van de accountants- en administratiekantoren geadopteerd. Werken in de cloud kan echter verder gaan. Fiscale toepassingen, rapportagesoftware, CRM- en salarissystemen zijn inmiddels ook in de cloud beschikbaar, waardoor het gebruik ervan niet meer beperkt is tot de werkplek op kantoor.
Stap 2: Digitaliseren van processen
‘Levert de ondernemer nog steeds een schoenendoos of boodschappentas met bonnetjes aan?’ is een vraag van Erik. Wanneer dat zo is, kost dat iedereen veel tijd en extra werk. Bonnetjes moeten handmatig worden ingevoerd, gecontroleerd, en dat leidt tot extra vragen. Kortom, dit kost veel tijd, misschien ook wel ergernis, en is niet meer nodig.
Transacties kunnen via Scan & Herken of UBL worden geboekt op basis van historie en machine learning. ‘Dat is iets waar je eenvoudig gebruik van kunt maken. Het gaat niet alleen om boekhouden sec, maar ook om de processen eromheen. Zijn vanuit elke toepassing dezelfde NAW-gegevens beschikbaar? Hoeven die niet iedere keer opnieuw te worden ingevoerd? Is bijvoorbeeld de salarisadministratie slim ingericht en gedigitaliseerd, zodat het iedereen – ondernemer en accountant – minder tijd en ergernis kost?
‘Maar je moet ook kijken naar sec de processen binnen een accountantskantoor,’ vult Michelle aan. ‘Urendeclaraties, voortgangsbewaking, dossierbeheer, inzicht in marges; deze zaken zijn echt goed te digitaliseren. En ook hier weer geldt: mits goed ingericht heeft een kantoor beter grip op haar eigen dienstverlening.’
Stap 3: Online samenwerken
‘Niet denkbaar zonder dat kantoor en klant stap 1 en stap 2 hebben gemaakt.’ Daarmee wijst Michelle vooral naar de Mijn [Kantoor] app die Exact onlangs heeft geïntroduceerd, waarbij het woord ‘Kantoor’ vervangen kan worden door je eigen kantoornaam. In feite koppelt deze app de ondernemer direct via een app op zijn telefoon, tablet en/of laptop aan zijn accountant. Voor de MKB-ondernemer wordt het daarmee een stuk eenvoudiger om zijn administratie bij te houden. ‘Het is veel meer dan een scan-en-herkenoplossing op je smartphone,’ voegt Erik toe. Na het scannen van het bonnetje of een factuur gaat Exact Online aan het werk. Wie stuurt het bonnetje in? Hoe werd iets vergelijkbaars in het verleden geboekt? Is de te boeken post afwijkend? Daaruit volgt een automatische boeking en de ondernemer kan met een druk op de knop de betaling verrichten, zonder nog gegevens te hoeven overtypen van de factuur. Bovendien biedt Mijn [Kantoor] app de ondernemer ook inzicht in zijn resultaten, openstaande posten en maakt hij eenvoudig eigen verkoopfacturen. Het is ook mogelijk dat de klant de administratie (voor een deel) zelf doet in bijvoorbeeld Exact Online Boekhouden of in één van de branchetoepassingen. Ook dan is de omgeving van de accountant ‘fully cloud connected’ met de omgeving van zijn klant. Samenwerking dus in optima forma!
Stap 4. Toekomstgericht adviseren
De stappen 1 tot en met 3 zijn nog vooral gericht op het faciliteren en slimmer en sneller laten verlopen van administratieve processen met de inzet van robotics, of zoals Exact het noemt: no hands accounting. Om daadwerkelijk toekomstgericht te kunnen adviseren, krijgen analysetools een steeds prominentere plek in de accountingsoftware. Ondernemers kunnen in samenspraak met hun accountants op de onderneming afgestemde KPI’s instellen. Die dan weer via een makkelijk toegankelijk dashboard kunnen worden getoond. Dat gaat verder dan debiteuren/crediteuren. In de branchetoepassingen, handelsbedrijf, zakelijke dienstverlening en industrie kunnen op individuele maat belangrijke indicatoren worden ingesteld en realtime worden gedeeld met klanten. Denk bijvoorbeeld aan voorraadhoogtes, orderdoorlooptijden en projectbudgetoverschrijdingen.
De accountant kan in zijn eigen systeem ook indicatoren instellen. Daarbij gaat het niet alleen om de voortgang van werkzaamheden ten behoeve van zijn cliënt. Het is ook mogelijk om (financiële) kengetallen van cliënten in dashboards op te nemen. Daarmee functioneert een goed ingerichte, realtime administratie ook als een early warningsysteem. Vinden er opeens grote, niet-verklaarbare afwijkingen plaats, dan geeft het dashboard onmiddellijk een signaal. De mogelijkheden zijn breed, zo geven zowel Michelle als Erik aan. Monitoring van individuele cliënten, maar ook analyse van bepaalde groepen ondernemers.
Nog even dromen
Naast het beschrijven van wat er nu mogelijk is, is het natuurlijk ook leuk om eens gewoon hardop na te denken over wat er in de toekomst allemaal aan zou kunnen komen. En dan komen beiden onmiddellijk met ideeën. Benchmarken, oftewel kijk-en-vergelijk. Dit heeft een enorme potentie, maar zit wel vast aan het eigenaarschap van de data. Exact is niet de eigenaar van de opgeslagen gegevens. ‘Misschien dat er middels het anonimiseren van de gegevens en structuur aanbrengen met RGS goede vergelijkingsmogelijkheden ontstaan,’ zo stelt Michelle, ‘Maar dan zit je toch nog steeds met het gegeven dat de brondata niet van de softwareleverancier zijn.’ In het verlengde ligt informatie over inkoop- en verkoopgedrag en -transacties. Wat is de beste plek om iets te kopen c.q. te verkopen? En tegen welke voorwaarden? Food for thought, leuk om een keer over te gaan brainstormen.
Een andere droom, die eigenlijk al gerealiseerd is, is financieringsadvies. Dat kan nu vrijwel direct vanuit de online administratie, mits er ook voldoende historische data beschikbaar zijn. Exact Online komt hierbij bovendien direct met voorstellen voor een financieringspartij met bijbehorende voorwaarden en de mogelijkheid om in één keer een offerte op te vragen bij meerdere partijen, zodat je de offertes van verschillende partijen naast elkaar kunt leggen om de beste deal te kiezen. Voor financial planning ten behoeve van de MKB-ondernemer geldt hetzelfde. De cijfers van de onderneming bepalen voor een belangrijk deel de bestedingsruimte in privé van de DGA.
Kortom, een groot deel van de natuurlijke adviesfunctie kan beter ondersteund worden naarmate de onderliggende financiële administratie beter en real time op orde is.
Meer weten over Exact?
Meer over Exact Online voor Accountancy.
Bekijk de demo van Exact Online voor Accountancy
Geef een reactie