De afgelopen decennia kregen accountants te maken met een golf van wetten, regels en standaarden over fraude. De fraude-expertise van de accountants nam toe, maar de maatschappelijke verwachtingen stegen sneller. Het leidde tot de verzuchting dat accountants nog steeds niet snappen hoe fraude, corruptie, witwassen en terrorismefinanciering werken. Maar klopt dat wel?
Onder aanhoudende druk vanuit politiek Den Haag bevestigen de accountants nu dat ze de komende jaren een inhaalslag gaan maken. Deze inhaalslag geldt zowel voor de individuele accountant als voor de accountantsorganisatie en de klanten waarvoor hij werkt.
Inhaalslag accountants
Bewustmaking en training zijn bewezen succesvolle maatregelen om tot een beter frauderisicoprofiel te komen. Dit is gemeten bij bedrijven en het geldt nog meer voor accountants. Als een accountant niet weet welke varianten van witwassen gangbaar zijn, zal hij zelden signalen daarvan herkennen. Daarom zijn witwastrainingen al jaren verplicht. Maar waarom gebeurt dat niet systematisch voor thema’s zoals corruptie, terrorismefinanciering, cybercrime, offshore-constructies, fraude met bedrijfsmiddelen en verslaggevingsfraude?
Bewustmaking en training zijn laaghangend fruit en bij een geloofwaardige inhaalslag is dit zichtbaar in het PE-plan van elke accountant:
- Bij de omschrijving van de werkzaamheden benoemt de accountant de activiteiten in zijn portefeuille met een verhoogd frauderisico. Bijvoorbeeld sectoren (banken; grondstoffen), typologieën (financiering; export), processen (inkoop; import) en karakteristieken (onwaarschijnlijke prestaties van klanten kunnen onwaar zijn; in obscure afdelingen gebeuren dingen die het daglicht niet verdragen).
- Bij de formulering van leerdoelen definieert de accountant de compenserende maatregelen tegenover deze verhoogde frauderisico’s. Bijvoorbeeld meer lezen, trainingen volgen, sparren met collega’s en samenwerken met forensisch accountants.
- Bij de keuze van de PE-activiteiten bepaalt de accountant hoe hij zijn fraude-expertise gaat bijtrekken. Het ligt voor de hand dat het volgen van specifieke trainingen hierbij centraal staat.
Nergens komen bewustwording en training zo sterk samen als in films en documentaires. Je beleeft het verhaal en daardoor snap je het beter, onthoud je het langer en ga je het doorvertellen. Wie een documentaire over Wirecard heeft gezien, begrijpt niet alleen beter wat daar is misgelopen, maar heeft ook verstand gekrekgen van het fenomeen managementfraude. Door de BNNVara-documentaire over talkmijnen kun je als kijker de Afghaanse talkexport en hoe bedrijven te maken krijgen met terrorismefinanciering beter begrijpen. Fraude-storytelling heeft de toekomst.
Inhaalslag accountantsorganisaties
In aansluiting op het voorgaande dienen accountantsorganisaties te faciliteren dat elke accountant zijn fraude-expertise vergroot.
Daarnaast wordt ervoor gezorgd dat de verhoogde fraude-expertise blijvend doorwerkt in de praktijk, dus in de capaciteitsplanning op teamniveau en op kantoorniveau. De organisatie moet weten welke accountants fraude-expertise hebben in bepaalde sectoren, structuren, processen en karakteristieken. Bedenk daarbij ook dat training-on-the-job belangrijk is, zeker als het gaat om fraude-expertise.
Ten slotte wordt de fraude-expertise van de ondersteunende diensten vergroot, zoals vaktechniek en risk & compliance, en in bepaalde processen zoals cliëntacceptatie en dossierreview.
Inhaalslag klanten
Het frauderisico¬management bij de klanten wordt verankerd door het schriftelijk vast te leggen en door regelmatige evaluaties. Het bestuur bepaalt de visie, het beleid, de processen en de procedures en legt deze schriftelijk vast. Organisaties willen hun doelen niet laten bedreigen door grote risico’s, waaronder frauderisico’s.
De uitdaging is om rekening te houden met deze risico’s in de dagelijkse handelingen. Organisaties moeten evalueren of dat echt gebeurt. De grote verbetering komt wanneer bestuurders en medewerkers op de cruciale momenten denken aan frauderisico’s. Cruciale momenten zijn bijvoorbeeld aanbestedingen (met als risico: corruptie), het afsluiten van contracten met agenten (risico: omkoping), de aanvaarding van klanten (risico: witwassen), de aanvaarding van leveranciers (risico: terrorismefinanciering) en de transactiemonitoring (risico: fraude). Elke organisatie voegt daar momenten aan toe die typisch zijn voor haar sector, structuur en product. “You can only expect people to do what they understand”, dus dit zal niet lukken zonder werk te maken van bewustmaking en training.
Zichtbaar en meetbaar
De genoemde veranderingen dienen zichtbaar te zijn. Zo zullen de veranderingen sneller kunnen worden doorgevoerd. De tone at the top speelt een belangrijke rol: goed voorbeeld doet volgen. Goede communicatie is even belangrijk; zo toont de organisatie dat ze niet alleen recht op haar doel af gaat, maar zo nodig een kleine bijsturing doet omdat frauderisico’s daarom vragen. Intern wordt gecommuniceerd welke klant is geweigerd en waarom, idem voor leveranciers, agenten, contracten en transacties.
Ten slotte meet de organisatie welke inspanningen zijn geleverd door de organisatie, de accountants en de klanten. Gebruik daarbij een compliance-dashboard. Alleen zo kan verantwoording worden afgelegd over het gevoerde beheer en over de verbeteringen die werden aangekondigd. Een succesvolle accountants¬organisatie wordt beloond met een verbeterd risicoprofiel (ook dat van haar klanten) en een tevreden toezichthouder.
Drs Evert Jan Lammers RA is forensisch accountant bij EBBEN Partners, hij adviseert bedrijven en accountants op het gebied van frauderisicomanagement.
Lunch & Learnsessie Forensische Accountancy
Op 9 maart 2021 organiseert AccountancyVanmorgen in samenwerking met EBBEN Partners een Lunch & Learnsessie Forensische Accountancy in de dagelijkse praktijk.
Geef een reactie