Loonbeslag en de verwerking van persoonsgegevens: wat moet je weten?

De werkgever is verplicht aan een loonbeslag mee te werken. Hoe ga je in zo’n geval om met de verwerking van persoonsgegevens?

Verwerking van persoonsgegevens moet altijd gebaseerd zijn op een van de verwerkingsgrondslagen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt voor het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld. Verwerking mag nooit verder geen dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking.

De mogelijke verwerkingsgrondslagen zijn: toestemming, uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, beschermen vitale belangen, vervulling taak van algemeen belang of openbaar gezag, dan wel op grond van zwaarwegende belangen.

Loonbeslag

Als de werknemer in financiële problemen is en het lukt niet om de rekeningen te betalen, kan de deurwaarder beslag leggen op (een deel van) het inkomen. Als de deurwaarder beslag legt op het loon, wordt dit bekend bij de werkgever

De werkgever ontvang een beslagexploot. Hieruit blijkt het loonbeslag en voor welk bedrag. De beslagvrije voet is het loon dat de werknemer blijft ontvangen; resterend loon moet worden afgedragen. Vaak vindt ook een gesprek tussen de werkgever en de werknemer plaats.

Wettelijke verplichting

Zolang het beslag loopt, worden de persoonsgegevens verwerkt op grond van een wettelijke verplichting. Verwerking van persoonsgegevens mag ook in dat geval niet verder gaan dan noodzakelijk. Noodzakelijk is uiteraard het toepassen van het loonbeslag in de salarisadministratie. Noodzakelijk kan ook zijn het controleren van de vordering en beslagvrije voet in het gesprek met de werknemer. Het vastleggen van de situatie van de werknemer zal meestal niet noodzakelijk zijn.

Afhankelijk van de omstandigheden kan worden gekeken of het verwerken van persoonsgegevens onder een van de andere verwerkingsgrondslagen valt, zoals een ‘gerechtvaardigd belang’ van de werkgever of ‘uitvoering van de arbeidsovereenkomst’. Dit kan bijvoorbeeld spelen als je afspraken met de werknemer maakt over hulpverlening of over het informeren van leidinggevende.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan voor het doel van de gegevensverwerking noodzakelijk is. De AVG kent geen concrete bewaartermijnen voor persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) geeft als norm dat organisaties zelf bepalen hoelang zij persoonsgegevens bewaren. Wettelijke bewaartermijnen moeten in acht worden genomen. Als er geen specifieke bewaartermijnen zijn voorgeschreven, geeft de Autoriteit Persoonsgegevens als richtlijn een maximale bewaartermijn van twee jaar na einddatum van het dienstverband.

Fiscale bewaarplicht

Elke ondernemer moet de administratie, waaronder de loonadministratie, zeven jaar bewaren (fiscale bewaarplicht). Dit brengt met zich dat afdrachten en loonspecificaties met betrekking tot het loonbeslag onder de fiscale bewaarplicht vallen. Het is verstandig om ook daarmee samenhangende documenten, zoals het beslagexploot, te bewaren. Daarmee kan de handelswijze met betrekking tot het loonbeslag worden gelegitimeerd.

Het bewaren van overige documenten, zoals e-mails, gespreksverslagen etc. valt niet onder de fiscale bewaarplicht. De verwerkingsgrondslag ’uitvoeren arbeidsovereenkomst’ (vanuit de zorgplicht van de werkgever) ligt voor de hand, en anders ’organisatiebelang’. Indien een van deze grondslagen niet te onderbouwen is, is het niet meer noodzakelijk om deze gegevens te bewaren. In dat geval moeten de gegevens worden verwijderd. De grondslag ‘individuele toestemming’ is zelden toepasbaar in arbeidsverhoudingen.

Bescherming persoonsgegevens

Persoonsgegevens moeten altijd zorgvuldig worden verwerkt. Gelet op de gevoeligheid van loonbeslaggegevens, verdient dit extra aandacht. Zorg dat de persoonsgegevens alleen zichtbaar zijn voor werknemers die op basis van hun functie kennis van de gegevens moeten hebben. Dit vereist toepassing van de juiste technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beveiligen. Maak de gegevens alleen op een centrale plaats beperkt toegankelijk en verstuur geen documenten intern per e-mail

Privacyverklaring

De verwerking van persoonsgegevens moet zijn vastgelegd in een privacyverklaring. Vaak zal de verwerking vallen onder de salarisadministratie. Dit verwerkingsdoel is doorgaans al in de privacyverklaring opgenomen. Neem, indien van toepassing, de verwerking ook op in het verwerkingsregister.

Eventueel kan beleid worden opgesteld over de werkwijze binnen de onderneming bij loonbeslag.

Bron: AWVN.nl