Gesprekken met de mobiliteitssector vormen de aanleiding om een aantal zaken ten aanzien van de fiets van de zaak te vereenvoudigen en te verduidelijken. Dat schrijft staatssecretaris Van Rij (Fiscaliteit en Belastingdienst) in een nieuwe Kamerbrief:
Administratieve last fiets van de zaak
‘De per 2020 geïntroduceerde ‘fietsregeling’ voor de (elektrische) fiets van de zaak is op verzoek van de sector ingevoerd. Deze fietsregeling houdt in dat een forfaitaire bijtelling van 7% van de waarde (inclusief omzetbelasting) van de fiets geldt als de werkgever mede voor privégebruik een fiets ter beschikking stelt aan een werknemer. De bijtelling wordt bij het loon geteld. Als er sprake is van woon-werkverkeer dan wordt de fiets geacht in ieder geval ter beschikking te zijn gesteld voor privégebruik. De bijtelling is alleen aan de orde voor zover dit meer is dan een eigen bijdrage van de werknemer voor privégebruik. Wanneer de werknemer voor het woon-werkverkeer enkel gebruik maakt van de fiets van de zaak verloopt dit administratief goed. De sector is dan ook positief over de fietsregeling, maar heeft in de overleggen wel de aandacht gevraagd voor de administratieve lasten in situaties waarin de werknemer ook bijvoorbeeld met de eigen auto een paar dagen per week naar het werk komt.
Uit de overleggen blijkt namelijk dat de administratieve lasten oplopen als de werkgever niet enkel een fiets van de zaak aanbiedt, maar daarnaast ook een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding verstrekt voor het reizen met een privévervoermiddel. Voor een vaste onbelaste kilometervergoeding moet de werkgever namelijk aannemelijk maken hoeveel dagen een werknemer doorgaans of ‘in de regel’ reist naar een vaste plaats van werkzaamheden. In de praktijk betekent dit dat werkgevers, soms op omslachtige wijze, nauwkeurig bijhouden hoe iemand naar het werk is gekomen.
Dit speelt ook als een werknemer incidenteel – bijvoorbeeld bij slecht weer – met de eigen auto het woon-werkverkeer aflegt. Daarnaast blijkt bij een aantal werkgevers ten onrechte de indruk te zijn ontstaan dat er naast de fietsregeling in het geheel geen reiskostenvergoeding voor reizen met privévervoermiddelen geboden kan worden. Dit licht ik hieronder nader toe.
De (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding en de fietsregeling
De werkgever mag een werknemer onder voorwaarden een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,21 per kilometer geven (gerichte vrijstelling) als hij voor zijn werk naar een vaste plek reist. Op de dagen dat de werknemer met de fiets van de zaak reist, mag er geen onbelaste reiskostenvergoeding worden verstrekt. Op de dagen dat de werknemer met de eigen auto reist, kan wel een onbelaste reiskostenvergoeding worden verstrekt. Deze onbelaste reiskostenvergoeding kan door de werkgever op declaratiebasis worden toegekend, maar ook in de vorm van een vaste reiskostenvergoeding. Als de werkgever (inhoudingsplichtige) naast een fiets van de zaak ook een vaste reiskostenvergoeding wil geven, kan dat op verschillende manieren, zoals de wettelijke en praktische methoden. Deze zijn uiteengezet in het Handboek Loonheffingen en kunnen dus ook naast de fiets van de zaak toegepast worden. Daarnaast is het ook mogelijk de algemene regels voor vaste onbelaste vergoedingen toe te passen. Dit houdt in dat de vaste reiskostenvergoeding kan worden onderbouwd met een onderzoek naar de reisbewegingen van de werknemer. De werkgever zal voor de onbelaste vaste reiskostenvergoeding aannemelijk moeten maken dat het ander vervoer wordt gebruikt.
Vereenvoudiging bewijslast
Met de diverse methoden om een onbelaste reiskostenvergoeding te verstrekken worden echter de administratieve lasten niet volledig weggenomen. Waar gebruik wordt gemaakt van verschillende vervoersmiddelen, in het bijzonder als de één ter beschikking is gesteld en de ander privé is, ontstaat de last om dit goed uit te werken en te monitoren. Tegelijkertijd is het ook niet wenselijk dat werkgevers dusdanig veel moeite hebben met de bewijslast dat ze besluiten in het geheel geen fiets van de zaak aan te bieden.
Om de bewijslast bij een vaste reiskostenvergoeding voor een privévervoermiddel te vereenvoudigen wordt de mogelijkheid geboden om werkgever en werknemer individueel afspraken te laten maken over hoeveel dagen per week met de eigen auto wordt gereisd en hoeveel dagen per week met de fiets van de zaak wordt gereisd. Deze afspraken kunnen vervolgens de basis vormen voor de vaststelling van een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding mits de afspraken zijn afgestemd op de persoonlijke omstandigheden van de werknemer en voldoende realiteitswaarde hebben. Een incidentele afwijking van deze afspraak hoeft ook niet te leiden tot een aanpassing van de vergoeding.
Uit de bespreking met de sector blijkt deze vereenvoudiging tegemoet te komen aan hun wensen. Deze vereenvoudiging zal worden opgenomen in de volgende uitgave van het Handboek Loonheffingen.’
Kamerbrief over toezegging administratieve lasten fiets van de zaak
Over het verschil tussen verleden, heden en toekomst. De tekst: ” individueel afspraken …. met de fiets van de zaak wordt gereisd” ziet op de toekomst en is, net als het verleden bij beleggen, geen garantie. Prima als wenselijkheid maar daarom nog geen werkelijkheid. Het blijft dus nog steeds noodzakelijk om zodanig te registreren dat, op welke manier dan ook, de werkelijkheid bekent wordt en voldoende lang blijft.