Maar als je vraagt: hoe druk is het precies? Bij wie? En waardoor? Dan wordt het stil.
Dát is het probleem. Werkdruk in de accountancy is iets dat iedereen voelt, maar bijna niemand feitelijk kan onderbouwen. Het is vaak een gevoel. Alleen: zonder onderbouwing kun je ook niet sturen.
Accountancy is een sector met hoge personele druk
De cijfers bevestigen wat veel kantoren al dagelijks voelen. Uit onderzoek van Wolters Kluwer uit 2025 blijkt dat 79% van de accountants soms of structureel een te hoge werkdruk ervaart. Zo’n 88% merkt dagelijks de gevolgen van het personeelstekort. En 44% noemt werkdruk als één van de redenen om op te stappen. Dat is geen HR-statistiek. Dat is elk jaar bijna de helft van je team dat overweegt weg te gaan, deels vanwege een probleem dat je kunt meten én oplossen.
Dat laatste getal is ook veelzeggend. Want in een sector waar bijna 60% van de kantoren openstaande vacatures heeft, is verloop geen personeelsprobleem maar een bedrijfsrisico. Elke medewerker die vertrekt, kost maanden aan werving, onboarding en productiviteitsverlies.
Tegelijkertijd stijgen de tarieven voor het vierde jaar op rij, zo meldt ING. Kantoren compenseren het tekort aan capaciteit deels met hogere prijzen. Maar dat lost het onderliggende probleem niet op: er is te veel werk voor te weinig mensen. En niemand weet precies bij wie de druk het hardst aankomt.
Je hebt al de urenregistratie data, maar gebruikt die niet
Veel accountantskantoren hebben wel al de informatie om werkdruk te meten. Die zit namelijk in de urenregistratie. Hoeveel uur werkt elke medewerker per week? Welk deel is declarabel? Hoeveel tijd gaat naar interne taken, klantoverleg, administratie? Welke klanten kosten structureel meer dan gepland?
Al die vragen kun je beantwoorden met urendata. Maar de meeste kantoren gebruiken die data voor één ding: de factuur. Dat is begrijpelijk, maar het is ook een gemiste kans.
Werkdruk is nooit gelijk verdeeld
Twee medewerkers met dezelfde declarabiliteit kunnen namelijk een heel ander verhaal vertellen. De een haalt 80% declarabiliteit in een werkweek van 40 uur. De ander haalt hetzelfde percentage maar werkt structureel 48 uur. Op papier presteren ze hetzelfde. Maar in werkelijkheid is de tweede medewerker al maanden overbelast.
Handmatige urenregistratie verbergt dit probleem vaak. Medewerkers die het druk hebben, schrijven hun uren vaak als laatste. Ze ronden af. Ze laten kleine taken weg. Het gevolg is een urenstaat die de werkelijkheid onderschat, precies op het moment dat de werkdruk het hoogst is.
Dit is een fundamenteel probleem. Je kunt geen werkdruk managen op data die structureel 15 tot 20 procent van de werkelijkheid mist.
Seizoenspatronen: elk jaar verrassen ze je opnieuw
Accountancy kent daarnaast ook nog eens piekperiodes. Het aangifte-seizoen in het eerste kwartaal. Jaarrekeningen in het tweede kwartaal en de halfjaarcijfers in het derde kwartaal. Dat weet iedereen.
Toch lopen veel kantoren er tegenaan dat er in die piekperiodes te veel werk is voor te weinig mensen. Wat uitmondt in te laat plannen en te veel overwerk. Dat komt niet doordat het onverwacht is. Het komt doordat er geen data is om de piek vooraf te kwantificeren.
Als je historische urendata per dienst en per klant hebt, kun je seizoenspatronen zichtbaar maken. Je ziet welke maanden structureel zwaarder zijn, welke diensten de meeste tijd vragen. En welke medewerkers in elk piekseizoen de hoogste belasting dragen.
En met die data kun je dan beter anticiperen op de werkelijkheid.
Urendata als managementtool, niet alleen als basis voor factuur
Wil je de data uit je urenregistratie optimaal benutten, dan gebruik je ze als grondslag voor de factuur én als stuurinformatie voor personeelsbeheer.
De tweede toepassing is over het algemeen onderbenut. Want dezelfde data die je vertelt hoeveel je kunt factureren, vertelt je ook:
- Welke medewerker structureel meer uren maakt dan collega’s.
- Welke klant elke maand meer kost dan begroot.
- Welke diensten de meeste druk leggen op het team.
- Wanneer je tijdig moet bijhuren of een ZZP’er moet inzetten.
Mark Schepers van Finnerz, een kantoor met 500 klanten en 13 medewerkers, liep hier tegenaan. Na de invoering van ClockAssist ontdekten ze dat medewerkers structureel meer tijd per klant spendeerden dan geregistreerd werd. Niet door nalatigheid, maar omdat een deel van de activiteiten nooit in de urenstaat terechtkwam. Dat inzicht veranderde de manier waarop het kantoor zijn vaste prijsafspraken evalueert.
Waarom de meeste kantoren niet sturen op urenstaten
Toch is er een goede reden waarom de meeste kantoren hun urendata niet gebruiken voor capaciteitsplanning: de data is niet betrouwbaar genoeg. Handmatige tijdregistratie levert schattingen op, geen feiten. Medewerkers reconstrueren hun dag achteraf. Ze vergeten kortdurende taken of laten telefoontjes weg. Ze ronden af naar beneden als ze het druk hebben.
Uit gebruikersonderzoek van ClockAssist blijkt dat 80% van de medewerkers declarabele uren vergeet te schrijven. Bij een kantoor van 20 fte betekent dat structureel vertekende data, elke dag opnieuw. En je kunt nu eenmaal geen betrouwbare capaciteitsanalyse maken op een fundament van schattingen.
Grip op werkdruk begint bij betrouwbare data
Kortom, als je bedenkt dat zo’n 60% van de Nederlandse accountantskantoren openstaande vacatures heeft, is elke medewerker onvervangbaar. Structureel overwerk, burn-out en verloop zijn risico’s die je je niet kunt veroorloven.
De kantoren die werkdruk goed managen, doen dat niet op gevoel. Zij doen het op data.
Urenregistratie is het fundament van die data. Niet als administratieve klus die aan het einde van de dag wordt afgevinkt. Maar als informatiebron die je kantoor helpt om beter te plannen en eerlijker te factureren.
De vraag is niet óf je uren registreert. De vraag is of je de data die je daarmee verzamelt, ook gebruikt!
Aan de slag met automatische urenregistratie?
Wil jij ook inzicht in winstgevendheid, productiviteit en schaalbaarheid op basis van nauwkeurige en realtime urenregistratie? Ontdek hoe ClockAssist je helpt om van urenregistratie een strategisch en toekomstbestendig managementinstrument te maken. Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee!
Geef een reactie