Juyst is partner voor MKB-ondernemers en non-profit organisaties. Het kantoor helpt klanten ‘in control’ te zijn op het gebied van financiën en compliance, optimaliseert de fiscale positie, geeft fiscale zekerheid en faciliteert in bewust ondernemerschap. Het kantoor is in 2022 ontstaan uit een fusie van accountantskantoor DUROI en MK Accountants & Adviseurs. Denny Vluggen is binnen Juyst verantwoordelijk voor de ICT: “MK Accountants & Adviseurs had geen specifiek CRM-systeem maar maakten voor verschillende functies gebruik van verschillende pakketten. Binnen DUROI gebruikten we een verouderd pakket voor het vastleggen van klantdata. Deze oplossing was in onze ogen onvoldoende om ons volledige klantbestand en bijbehorende diensten en werkzaamheden in kaart te brengen. We waren tevens op zoek naar één CRM-oplossing die kan koppelen met alle andere software in ons kantoor.”
Koppelingen zorgen voor samenhang
Juyst heeft nu tachtig medewerkers en vestigingen in Heerlen, Echt, Geleen en Rosmalen. Voor de fusie was Vluggen zich al aan het oriënteren op een nieuwe CRM-omgeving. “We hebben uiteindelijk gekozen voor het op Salesforce gebouwde Tess. Dat is namelijk speciaal voor de accountancy ontwikkeld.” Tess is een oplossing voor relatiebeheer en practice management en biedt naast CRM onder andere ook project- en taakbeheer, urenregistratie, facturatie, rapportages en dashboards. Belangrijke functionaliteiten, geeft hij toe. “Omdat we als groeiend kantoor deze zaken in de toekomst voor de hele organisatie inzichtelijk wilden hebben, was Tess voor ons een logische keuze. De online applicatie is namelijk goed te integreren met andere best-of-breed oplossingen”
“Als groeiend kantoor willen we zaken in de toekomst voor de hele organisatie inzichtelijk hebben. Tess was daarom een logische keuze.”
-Denny Vluggen, partner-accountant Juyst-
Vanaf 1 januari 2024 maakt het kantoor gebruik van Tess. De applicatie is intern gekoppeld aan Hix, WeFact en Hyarchis. “We hebben duidelijk voor ogen waar we heen willen. Wordt er een nieuwe klant aangemaakt in Tess, dan moet er automatisch een dossier aangelegd worden in het DMS en het klantportaal in Hix geactiveerd worden. Via ons klantportaal in Hix kunnen dan bijvoorbeeld aangiftes en jaarrekeningen ter ondertekening aangeboden worden aan de klant en vervolgens doorgestuurd worden naar de Belastingdienst.
Acuity denkt mee
Vluggen erkent dat Tess op dit moment voornamelijk gebruikt wordt als CRM-systeem. “De andere functies, die moeten bijdragen een efficiënte workflows, zoals planning, taken en het bewaken van de voortgang zijn nog toekomstmuziek.” Hij vervolgt: “Stap-voor-stap gaan we steeds meer voordelen zien. Ik merk bijvoorbeeld dat declareren een stuk sneller gaat.” Volgens Vluggen komt er langzamerhand meer structuur maar aandacht voor de gebruiker blijft belangrijk. “We wilden een toekomstbestendige softwarestraat waarbinnen je applicaties makkelijk kunt koppelen. Dat is onze visie. Maar je moet wel rekening houden dat medewerkers gewend zijn om op een bepaalde manier te werken. De een pakt het sneller op dan de ander. Als je niet goed uitlegt dat koppelingen zorgen voor samenhang, blijven medewerkers vasthouden aan de oude werkwijze.”
Het migratietraject is volgens Vluggen behoorlijk intensief geweest. “Van oktober tot en met december 2023 hebben we hard gewerkt om het systeem in januari 2024 te kunnen gebruiken. Dat is gelukt, maar we merkten wel dat veel klantdata niet up-to-date was. In een aantal gevallen was de informatie niet compleet en bevatte ook data van oud-klanten. Het is belangrijk dat je dat eerst op orde hebt. Je moet goed nadenken over de interne processen. Dus welke klanten hebben we, wat doen we precies voor die klant, welke prijzen hanteren we en wie declareert wat.” Hij is overigens tevreden over de rol die Acuity, de ontwikkelaar van Tess, heeft gespeeld. “Ze denken goed mee, steken veel tijd in het doorontwikkelen van hun producten en nemen feedback van de praktijk mee. Ze zijn goed bereikbaar en bieden daarmee echt toegevoegde waarde.”
Medewerkers betrekken
Het samenvoegen van een tweetal kantoren met meerdere vestigingen en verschillende werkwijzen en softwarestraten heeft naast de implementatie van Tess gelopen. Omdat dit behoorlijk ingrijpend is voor het kantoor en de medewerkers heeft Vluggen nog wel een aantal tips. “Het is heel belangrijk om een projectgroep samen te stellen met verschillende medewerkers. Je kunt namelijk in je eentje nooit alles overzien. Neem de tijd om processen in kaart te brengen en je klantdata tegen het licht te houden. Zeker als die niet actueel meer is en in verschillende systemen zit. Medewerkers kunnen hier een grote rol in spelen. Betrek ze bij het traject. Daarmee vergroot je het draagvlak en wordt nieuwe software sneller omarmd”, besluit hij.
Haal meer uit je practice management
Veel accountantskantoren lopen tegen dezelfde knelpunten aan: verouderde legacy software, inefficiënte workflows, onoverzichtelijke planning, complexe facturatiemodellen en meer. Herkenbaar? Tess biedt de oplossing voor accountantskantoren.
Tess stroomlijnt de backoffice van jouw accountantskantoor door workflows, relatiebeheer, klantdossiers, compliance, urenregistratie en facturatie in één geïntegreerd platform samen te brengen. Dankzij slimme koppelingen met jullie bestaande software verloopt samenwerking binnen het kantoor én met klanten efficiënter dan ooit.
Geef een reactie