Afboeken 140.000 euro aan declaraties voor rekening werkgever

Een werknemer van een notariskantoor factureerde werkzaamheden onvoldoende inzichtelijk bij de cliënten, maar er is volgens de kantonrechter geen sprake van opzet of bewuste roekeloosheid. Het afboeken van ruim 140.000 euro aan declaraties blijft daarom voor rekening van het notariskantoor. Het kantoor heeft ten onrechte het salaris en de niet genoten vakantiedagen van de werknemer ingehouden, oordeelt de kantonrechter.

Wat is de situatie?

Tussen 1 januari 2017 en 1 september 2020 was de werknemer in dienst van een notariskantoor, op basis van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Bij de werkgever was de werknemer vooral werkzaam in de behandeling en afwikkeling van nalatenschappen in opdracht van erfgenamen. De werknemer had de beschikking over en de toegang tot de nalatenschapsrekeningen, die door of namens de erven werden aangehouden bij de werkgever. In de door hem behandelde nalatenschapsdossiers declareerde de werknemer op basis van een uurtarief van € 225 excl. BTW. Op enig moment vermoedde de werkgever dat de werknemer onvoldoende zijn werkzaamheden in de betreffende nalatenschapsdossier kon verantwoorden. De werknemer heeft zijn arbeidsovereenkomst met de werkgever opgezegd per 1 september 2020. Op 20 juli 2020 heeft de werkgever de werknemer op non-actief gesteld.

Ruim € 140.000 ‘afgeboekt’

In verband met klachten van de kant van de verschillende betrokken erfgenamen en vanwege het feit dat de werkgever jegens deze erfgenamen de (door de werknemer) in rekening gebrachte en vanuit de boedelrekeningen naar de kantoorrekening van de werkgever betaalde uren niet afdoende kon verantwoorden, heeft de werkgever in zes nalatenschapsdossier in totaal € 140.833,08 ‘afgeboekt’. Dit betekent dat de werkgever dit bedrag aan de betreffende erfgename heeft vergoed of terugbetaald. De werkgever heeft het salaris van de werknemer over de maanden juli en augustus 2020, de vakantietoeslag en de aan het einde van de arbeidsovereenkomst nog openstaande vakantiedagen niet aan de werknemer uitbetaald.

Naar de rechter

De werkgever stapt naar de rechter en vordert een bedrag van:

• € 140.833,08 ten behoeve van zes nalatenschapsdossiers;
• € 15.000 wegens reputatieschade;
• € 80.713,32 excl. BTW wegens kosten ter voorkoming of beperking van schade; en
• € 3.956,70 en een bedrag van € 5.253,22 wegens kosten ter vaststelling van schade en aansprakelijkheid.

Opzet of bewuste roekeloosheid?

De vraag die in deze procedure voorligt is of de werknemer jegens de werkgever aansprakelijk is voor het feit dat de werkgever naast dat zij een fors bedrag heeft afgeboekt en daarnaast kosten heeft gemaakt ter voorkoming en beperking van schade en schade heeft geleden in de vorm van reputatieschade. De toetssteen voor de beoordeling van de vraag of een de werknemer jegens een werkgever is artikel 7:661 lid 1 BW, waarvan het uitgangspunt is dat een de werknemer in de uitoefening van zijn werkzaamheden voor de werkgever veroorzaakte schade niet aansprakelijk is, tenzij de schade een gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid.

Verwijtbaar handelen maar geen opzet

Van opzet aan de kant van de werknemer is in ieder geval onvoldoende gebleken. De vraag ligt dus voor of de werkwijze van de werknemer zodanig was dat sprake was van bewuste roekeloosheid. Hoewel wel aangenomen kan worden dat de werknemer in zekere zin verwijtbaar heeft gehandeld door geen deugdelijke urenverantwoordingen bij te houden (en deze regelmatig aan de betrokken erfgenamen voor te leggen) kan uit dat enkele gegeven nog geen bewuste roekeloosheid worden afgeleid. Daarvoor is meer nodig, namelijk dat de werknemer zich ervan bewust was of bewust had moeten zijn dat door bedragen vanuit de nalatenschapsrekeningen naar de kantoorrekening van de werkgever over te boeken hij zijn werkgever, het notariskantoor, zou blootstellen aan aanspraken door de betreffende erfgenamen.

Geen tijd voor urenadministratie

In dat kader in naar het oordeel van de kantonrechter van belang dat de werknemer als bijkomende omstandigheid heeft genoemd dat hij werkdruk, omzetdruk en personele bezetting en complexiteit ervoer bij de uitvoering van zijn werkzaamheden, waardoor het bijhouden van een urenadministratie erbij inschoot. De werknemer heeft deze elementen in zekere mate ook aangekaart bij de werkgever.

Ondernemersrisico

Daarnaast, en zeker ook van belang, acht de kantonrechter dat dit geschil zich centreert op de omzet en de winst van de werkgever en dat de werknemer op geen enkele wijze voordeel heeft gehad van zijn handelen. Het gaat hier (ook) om het ondernemersrisico van de werkgever en in dat licht mag ook van de werkgever worden verwacht dat hij controle heeft uitgeoefend op de werkzaamheden van de werknemer.

Schuld teveel bij werknemer gelegd

De declaraties, die de werknemer gebruikte om de nalatenschapsrekeningen te belasten, moeten ook verwerkt zijn in de administratie van de werkgever. In dat verband heeft de werkgever gesteld dat hij er toch op mocht vertrouwen dat de werknemer zijn urenverantwoording op orde had. Maar daarmee legt de werkgever volgens de kantonrechter de schuld en de oorzaak van de problematiek te veel aan de zijde van de werknemer.

Geen controle uitgeoefend

De werknemer is meer dan drieënhalf jaar in dienst geweest van en werkzaam geweest voor de werkgever. Al die tijd heeft hij vrijwel uitsluitend nalatenschapsdossiers behandeld en heeft hij ook gedeclareerd ten gunste van de werkgever. Van een notariskantoor mag verwacht worden dat zij op gezette tijden, en zeker bij het opmaken van de jaarrekeningen, enige controle uitvoert op de onderliggende bescheiden, die de bedrijfsresultaten onderbouwen. Van enige controle daarop is niet, althans onvoldoende gebleken en bovendien heeft de werkgever ook geen verklaring kunnen geven waarom zij geen controle heeft uitgeoefend op de declaraties van de werknemer.

Geen bewuste roekeloosheid

Naar het oordeel van de kantonrechter verhoudt het begrip bewuste roekeloosheid zich ook slecht met een situatie, waarin ook sprake is van een zekere vorm van ‘eigen schuld’. In dat licht, en in het licht van de stelling van de werknemer dat ook werk- en omzetdruk een rol speelden en het feit dat aanvankelijk alle voordelen (in de vorm van hogere omzet en winst) ten gunste van de werkgever kwamen en niet van de werknemer, komt de kantonrechter tot het oordeel dat van bewuste roekeloosheid aan de kant van de werknemer geen sprake was. Dit betekent dat de werknemer niet op de voet van artikel 7:661 lid 1 BW jegens de werkgever aansprakelijk is.

Ten onrechte salaris en vakantiedagen ingehouden

De werkgever heeft het salaris van de werknemer over de maanden juli en augustus 2020 en zijn niet opgenomen vakantiedagen bij het einde van de arbeidsovereenkomst niet uitbetaald op grond van het feit dat hij meende dat de werknemer jegens haar aansprakelijk was voor geleden schade van een zodanige omvang dat de schade de loonvordering van de werknemer overschreed en dat hij deze met de schadevordering mocht verrekenen. In het voorgaande is overwogen en beslist dat van aansprakelijkheid van de werknemer jegens de werkgever geen sprake is.

Dit betekent in het kader van de loonvordering van de werknemer dat de werkgever ten onrechte zijn salaris en niet genoten vakantiedagen heeft ingehouden. Omdat van enige andere reden om het salaris in te houden geen sprake is, wijst de kantonrechter de loonvordering toe voor wat betreft de hoofdsom van € 22.339,21 bruto, zijnde het brutosalaris over juli en augustus 2020, het vakantiegeld over die periode en de niet genoten vakantiedagen, onder aftrek van het betaalde bedrag van € 1.324,14 netto.

Wettelijke verhoging

De werknemer maakt ook aanspraak op de wettelijke verhoging. Vast staat dat de werkgever te laat was met het betalen van de genoemde salariscomponenten en dat daarmee de wettelijke verhoging in beeld komt. De kantonrechter ziet echter aanleiding het percentage van de verhoging te matigen tot 20 procent. De reden hiervoor is dat de procedure die de werkgever tegen de werknemer heeft gevoerd niet bij voorbaat kansloos was, omdat de werkwijze van de werknemer tenminste verwijtbaar was. De gevorderde wettelijke rente wijst de kantonrechter toe.

Uitspraak Rechtbank Den Haag, 5 april 2022, ECLI:NL:RBDHA:2022:3104