• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV2 2023: ICT en Kengetallen
    • AV1 2023: Lifestyle en carrière
    • AV4 2022: AV-Top 50
    • AV3 2022: ICT en Kengetallen
    • AV2 2022 : Bedrijfsoverdracht
    • AV1 2022: Lifestyle en carrière
    • Checkpoints
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
Accountancy Vanmorgen

  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV2 2023: ICT en Kengetallen
    • AV1 2023: Lifestyle en carrière
    • AV4 2022: AV-Top 50
    • AV3 2022: ICT en Kengetallen
    • AV2 2022 : Bedrijfsoverdracht
    • AV1 2022: Lifestyle en carrière
    • Checkpoints
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
Home » Marcel Spoelstra: De Client Service Coördinator als efficiency promoter

Marcel Spoelstra: De Client Service Coördinator als efficiency promoter

Accountancy, Blog

7 oktober 2015 door Accountancy Vanmorgen

Accountancy Vanmorgen

Mijn vorige blog over de Client Service Coördinator (CSC) heeft wat los gemaakt. Mijn mailbox explodeerde zo’n beetje met verzoeken om een functiebeschrijving. Dat heeft mij doen besluiten om wat dieper op de Client Service Coördinator in te gaan. Voor alle geïnteresseerden: een CSC is slechts een radertje in een efficiënte samenstelpraktijk.

Als u uw accountantspraktijk echt als een productiefabriek zou gaan managen, zou dat op een andere manier geschieden dan dat u nu zou doen. Met als resultaat dat uw efficiency omhoog schiet. In een normale productieomgeving sluit de verkoper (Partner) de deals en bepaalt de condities en geeft de order door aan de productie manager (Accountant) of hoofd bedrijfsbureau (CSC). Die laatste regelt de productie. De productie (CSC) bepaalt welke materialen nodig zijn en verzamelt deze bij de magazijnmeester (CSC) en plant vervolgens de productielijn. De productiemedewerkers (Assistenten of Accountants) gaan aan de slag, produceren het product en geven het af aan de kwaliteitscontroleur (Account Manager) voor goedkeuring. De distributiemanager (CSC) stuurt het product naar de verkoper (Partner of Account Manager)  die vervolgens met een goed adviesgesprek waarde toevoegt en het volgende product verkoopt.

Verloopt uw productie proces zo? Nee? Geen wonder dat uw doorlooptijd meer dan 10 dagen bedraagt en uw debiteurendagen meer dan 48 dagen.

Dat heeft alles te maken met de manier hoe het kantoor met de cliënt omgaat en vervolgens aan het werk gaat. Maar onthoud één ding, het is uw zaak en niet die van uw cliënt. De relatie moet gebaseerd zijn op uw condities en niet omgekeerd! De samenstelpraktijk wordt gekenmerkt door de wonderlijke situatie dat de leverancier van de grondstoffen (data) en de afnemer een en dezelfde persoon zijn. En u weet “garbage in, garbage out”. Met andere woorden: de kwaliteit en de volledigheid van de data bepaalt de snelheid van de productie en kwaliteit van het eindproduct. Een aannemer weet wel beter. Die gaat ook niet aan de slag zonder zich er van te gewisse dat het bouwmateriaal volledig en conform de specificaties aanwezig zijn.

Maar meestal ziet uw proces er zo uit.

U haalt een cliënt binnen die ontevreden was bij zijn voorgaande accountant. Vervolgens zend u een opdrachtbevestiging. Dit doet u, omdat het moet van de beroepsorganisatie. In de overeenkomst staan uw tarieven (niet de vaste prijs, want zover bent u doorgaans nog niet) en hoe het kantoor werkt. De potentiële cliënt tekent, zonder zich erin te verdiepen wat dit inhoudt, de overeenkomst. Wanneer de accountant aan de slag gaat, stuurt hij soms een simpele brief of checklist (soms helemaal niet). Maar in veel gevallen wordt dit nagelaten en laat de accountant het initiatief aan de cliënt om het werk aan te dragen in een formaat en tijdstip die de cliënt bepaalt. Het nieuwe werk, wat onderhanden werk (OHW) heet, arriveert en de accountant gaat vervolgens aan het werk. Wanneer de accountant aan het werk gaat, realiseert hij al snel dat iets ontbreekt. Hij stopt het werk, koppelt dit terug met de cliënt en wacht vervolgens. Een paar weken of soms maanden gaan voorbij en de ontbrekende informatie verschijnt. De accountant gaat verder waar hij gebleven is. Hij moet zich weer inleven en gaat dan verder en constateert ….. er ontbreekt weer iets. Verdorie! Weer stoppen, communiceert dit met de cliënt en begint weer te wachten. Het gevraagde materiaal komt weer en de aangifte komt af.

Deze krankzinnige aanpak leidt ertoe dat een accountant wel met 15-30 jobs tegelijk bezig is. Dat zijn de krankzinnige ‘open jobs’. De meest efficiënte kantoren, met de snelste doorlooptijd per job, beperken het aantal jobs per accountant op niet meer dan drie en focussen op een gemiddelde doorlooptijd van 10 dagen of minder. Ik ontmoette een kantoor in Australië tijdens mijn studiereis die als slogan had ‘if we ain’t do it within 10 days you get it for free!’. Vergelijk het met de pizzakoerier die, als hij niet binnen 15 minuten levert, de pizza gratis geeft. Dat is pas een service voor de cliënt!

Behalve dat accountants teveel open jobs hebben, doen zij ook teveel administratief werk dat gerelateerd is aan het samenstel- en aangiftewerk. Proactieve Accountants Network (PAN) heeft een lijst met 30 taken opgesteld waarvan er zeker 22 regelmatig onnodig door accountants worden uitgevoerd.

30 administratieve taken:

  1. Cliënten toevoegen en verwijderen in CRM pakketten
  2. ID middelen en BSN opvragen
  3. Opdrachtbevestiging opstellen en verzenden
  4. Scannen, archivering en dossiervorming van ontvangen informatie
  5. Aanmelding SBA, uitstel aanvragen en aanvragen fiscaal nummer
  6. Maken en veranderen van afspraken
  7. Facturatie
  8. Checklisten om informatie opstellen en verzenden inzake jaarwerk
  9. Review and controleren van ontvangen cliënt gegevens
  10. Benaderen van cliënten voor ontbrekende gegevens
  11. Plannen van alle opdrachten in werkrooster en whiteboards
  12. Opstellen en voorbereiding van de werkprogramma’s
  13. Opstellen van het urenbudget per job
  14. Monitoring van het onderhanden werk
  15. Monitoring openstaande facturen, debiteurenbeheer
  16. Monitoring workflow
  17. Uitwerken kolommenbalans
  18. Verzorgen aangifte vennootschaps- en dividendbelasting
  19. Verzorgen aangifte inkomstenbelasting
  20. Belasting aangifte indienen
  21. Verzending krediet rapportages
  22. Verzending KvK deponeringen etc.
  23. Het printen inbinden van definitieve jaarrekeningen
  24. Opstellen notulen AVA
  25. Verzorgen papierwerk bij oprichting van een onderneming
  26. Opgaaf pensioen gegevens ten behoeven pensioennota’s en calculaties
  27. Opvragen bankmutaties
  28. Opvragen inkoop, verkoopfacturen
  29. Verzorgen aangiften loonbelasting
  30. Verzorgen aangiften omzetbelasting
    Etc.

Als uw (assistent)accountants dagelijks 1,5 uur aan administratieve taken bezig zijn, dan heeft u één CSC per vijf accountants nodig. Hun job is om accountants vrij te houden met administratieve taken die aan de samenstel- en aangiftepraktijk gerelateerd zijn.

De bovenstaande lijst is niet limitatief, maar dient louter en alleen om aan te tonen dat niet alle taken door een accountant gedaan hoeven te worden. Verschillende taken kunnen zelfs worden geautomatiseerd door slimme software, andere kunnen worden gedelegeerd aan CSC. Het delegeren van bovenstaande werkzaamheden in combinatie met een 18 stappen-workflow zal leiden tot een dramatische verlaging van de doorlooptijd, minder tijdbesteding per job, een significante verbetering van de kasstroom en een betere werkbeoordeling door de cliënt.

Benieuwd wat deze 18 stappen zijn? Stay tuned voor mijn volgende blog!

Marcel Spoelstra is register accountant en partner bij Accountantskantoor Spoelstra & Scherer. Hij is voorloper in digitalisering van accountantskantoren en gespitst op slim, efficiënt en klantgericht werken. Daarover schrijft hij op www.marcelspoelstra.nl. Marcel Spoelstra is ook een van onze sprekers op de AV-dag van 9 december aanstaande.

Categorie: Accountancy, Blog Tags: accountantskantoor, efficiency

Tags: accountantskantoor, efficiency

Gerelateerde artikelen

7 augustus 2023

Accountant krijgt factuur niet betaald: klant had al meer overgemaakt dan was geoffreerd

21 april 2023

Green Accountants: tips om efficiency te vergroten

28 maart 2023

Hoe efficiency de productiviteit en klanttevredenheid verhoogt

15 maart 2023

Vijf redenen waarom een onzekere tijd vraagt om het vergroten van efficiency

Geef een reactie Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Kennispartner

Toezicht op nieuwe leest moet stresslevel kantoren verlagen

Partnercarrousel

Hoe bereid je je als accountant voor op een toezichthouder van de WWFT?
De Belastingdienst start met invorderen: wat zijn de opties?
KING Connect: de ideale samenwerking tussen accountant en klant

Contentmarketing voor de financiële sector Zorg voor …  

“AFAS is een warm bad en wij zijn de badeendjes”
Ethische overwegingen in belastingadvies: een delicate balans tussen klantenservice en integriteit
Toezicht op nieuwe leest moet stresslevel kantoren verlagen
De NIS2-richtlijn: de versterking van cyberveiligheid in een digitale wereld, geldt deze ook voor uw klanten?
Wet verbetering poortwachter? Bekijk deze checklist!
Best of Breed vs. Best of Suite: welke wint de strijd in jouw accountantskantoor?
De duurzame audit: waar moet je op letten als accountant?
Teams Bellen biedt Vermetten een veilige en schaalbare bereikbaarheids-oplossing
Deze vijf innovaties worden de komende jaren het belangrijkst voor bedrijven
MKB Brandstof en Exact vereenvoudigen administratie met e-facturen
Boekencontrole Belastingdienst? Bekijk je rechten en plichten
Maximaal profiteren van Microsoft 365? Zo doe je dat in 6 stappen met Power BI
Financieringsuitdaging als accountant? Er is soms meer mogelijk dan je denkt
HR as a service als toegevoegde waarde voor een accountantskantoor
Zo beheer je documenten op een veilige manier
Cloud documentmanagement: voor veilig en efficiënt documentbeheer
Zijn cyberrisico’s nog verzekerbaar?
ICT en Kengetallen 2023 | “Meer werkplezier én een hoger rendement”
Koen Scheepers adviseur bij Credion
Fiscount en Markus Verbeek Praehep gaan opleidingsaanbod combineren
“Wetgeving rondom duurzaamheid ligt in het verlengde van ons DNA”
Zo verdrievoudig je in twee jaar tijd
Zo regel je efficiënt een statutenwijziging
Dit moet je weten over de verwerking van deelnemingen in de commerciële jaarrekening
Nieuwe generatie accountants steeds vaker vrouw
ICT en Kengetallen 2023 | “Het unieke inzicht biedt kansen”
Moore DRV verhoogt efficiency met de digitale handtekening
Biometrische gezichtsherkenning: nieuw binnen AuditCase
De voordelen van AI voor accountants op een krappe arbeidsmarkt
Professionals hebben de ‘war for talent’ gewonnen: werkgevers solliciteren bij werknemers
Lessons learned: AI naar de accountancysector brengen

GAC is leverancier van Microsoft Dynamics 365 …  

Vijf redenen waarom ieder accountantskantoor servicemanagement zou moeten omarmen | (1) Structuur
Effectieve capaciteitsplanning: waarom je achterblijft als je dit negeert 

Meest gelezen

  • Kaag antwoordt nietszeggend op vragen over toetsfraude KPMG 15.7k weergaven
  • Flynth in 2022: groeiende omzet, hoge uitstroom en dubbele materialiteit 10.4k weergaven
  • Belastingplan 2024: de fiscale voorstellen op een rij 7.1k weergaven
  • Netto maandsalaris Nederlander met modaal inkomen stijgt in 2024 met 67,42 euro 6.7k weergaven
  • Arbeidsmarktkrapte in accountancy bijna tweemaal zo hoog als gemiddeld in Nederland 4.8k weergaven

Checkpoints van Fiscount en AV

Abonneer nieuwsbrief AV

Vacatures

Relatiebeheerder – Accountant
Moore MTH
Zelfstandig Assistent Accountant voor samenstelpraktijk (32-40 uur)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Senior Belastingadviseur
MKBTR
Externe accountant -‘s-Hertogenbosch
Flynth
Controleleider – Rotterdam/ Harderwijk
Lentink De Jonge
Externe Accountant
Coney Minds
Zelfstandig assistent accountant MKB
Moore MTH
Accountant AA (24-40 uur) – Beverwijk
De Hooge Waerder
Assistent accountant duaal
Flynth
Relatiebeheerder- Goes, Gouda, Rotterdam
Visser & Visser
Ervaren Audit assistent
Jobs in Finance
Controleleider
Moore MTH
Junior manager audit- Utrecht
Flynth
Ervaren Assistent Controlepraktijk (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Junior administratief medewerker  – Nieuwegein, 32-40 uur
van Helder
Gevorderd assistent accountant • Dordrecht
WEA Deltaland
Gevorderd Assistent Accountant (Assurance)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Gevorderd assistent accountant
Flynth
Manager Assurance | Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Senior Supervisor Assurance | Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Fiscalist bij RSM – Utrecht
Jobs in Finance
Account AA (teamleider)
Flantüa
Assistent-Accountant (zelfstandig)
KRC Van Elderen
Adviseur internationaal
Flynth
Beginnend assistent-accountant MKB
Moore MTH
Accountant/Bookkeeper (Part-Time)
Jobs in Finance
Assistent-Accountant controlepraktijk (beginnend)
KRC Van Elderen
Junior assistent accountant
Jobs in Finance
Registeraccountant jaarrekening
Jobs in Finance
Gevorderd assistent accountant
Flynth
Relatiebeheerder – 32-40 uur p.w | Brielle
WEA Deltaland
Opdrachtleider / Controleleider
Coney Minds
Gevorderd assistent accountant audit Zoetermeer
Flynth
Boekhouder
Gelders Genootschap
Accountant bij van der Lely
Jobs in Finance
Belastingadviseur
Flynth
Accountant
Flynth
Supervisor Assurance | Amersfoort, Hoofddorp, Ede, Arnhem en Utrecht
CROP
Manager accountancy & advies – Harderwijk
Lentink De Jonge
Werkstudent accountancy audit
Moore MTH
Relatie beheerder MKB
Moore MTH
Assistent-Accountant (gevorderd) / aankomend adviseur mkb
KRC Van Elderen
Gevorderd Assistent Accountant
Jobs in Finance
Relatiebeheerder – Accountant
Moore MTH
Assistent-Accountant Samenstelpraktijk (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Assistent-Accountant (zelfstandig)
KRC Van Elderen
Accountant AA of RA voor samenstelpraktijk (32-40 uur)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Fiscalist bij RSM Utrecht
Jobs in Finance
Controleleider audit – Goes
Flynth

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen