Op 1 januari 2018 treden de nieuwe Nadere Voorschriften kwaliteitssystemen (NVKS) in werking. Hoeveel impact de invoering van deze nieuwe voorschriften heeft op uw accountantskantoor, hangt af van de situatie van uw kantoor. Hierna staan we eerst stil bij de kantoren voor wie de invoering van de nieuwe voorschriften het meeste impact heeft. Vervolgens gaan we in op de belangrijkste voorschriften van de NVKS. Speciale aandacht krijgen het kwaliteitshandboek, het verlicht regime voor kleine kantoren en de zeer beperkte mogelijkheden tot samenwerking met niet-accountantskantoren. We sluiten af met een handig stappenplan die u kunt gebruiken bij de invoering van de NVKS.
1. Assurance- of non-assurancekantoor?
Heeft u een assurancekantoor? In dat geval zal het waarschijnlijk een kwestie zijn van de punten op de ‘i’ zetten. Maar heeft u een non-assurancekantoor, dan is er een kans dat u voor het eerst op kantoorniveau grondig naar uw kwaliteitssysteem moet kijken en dat schriftelijk moet vastleggen. Enkele aspecten die voorheen alleen verplicht waren voor assurancekantoren gaan namelijk ook gelden voor een non-assurancekantoor. In alle gevallen betreft het grotendeels aspecten op kantoorniveau; voor de uitvoering van de opdrachten zijn de veranderingen beperkt.
De NVKS zijn alleen van toepassing op assuranceopdrachten (uitgezonderd wettelijke controles) en aan assurance verwante of daarmee vergelijkbare opdrachten. In de NVKS zijn de oude NVAK ass en de NVAK aav samengevat, maar er zijn ook een aantal nieuwe voorschriften opgenomen.
2. Wat zijn de belangrijkste nieuwe aspecten NVKS?
- Het schriftelijk vastleggen van het kwaliteitssysteem (dus in een soort kantoor/kwaliteitshandboek) wordt ook voor non-assurancekantoren verplicht;
- Het kwaliteitssysteem moet een kwaliteitsbeleid (kwaliteitsambitie) bevatten. het kantoor moet een kwaliteitsgerichte interne cultuur bevorderen;
- In het kwaliteitssysteem moet rekening worden gehouden met de risico’s voor het niet behalen van de kwaliteitsdoelen. Per saldo moet een leercirkel ontstaan: doelstelling bepalen => risico’s identificeren voor het niet-behalen hiervan => vormgeven van een kwaliteitsstelsel dat hier rekening mee houdt => bewaken/monitoren en evalueren van de naleving => aanpassing kwaliteitssysteem/beleid;
- Er moet een kwaliteitsbepaler worden benoemd in plaats van de – voorheen meestal niet verplichte – compliance-officer. Meestal is de kwaliteitsbepaler een accountant die ook bestuurder van de entiteit is. Alleen als geen van de beleidsbepalers accountant is, kan een andere accountant de functie van kwaliteitsbepaler invullen. De kwaliteitsbepaler kan eventueel uitvoerende taken uitbesteden aan een kwaliteitsmanager, dat kan ook een ter zake deskundige van buiten de organisatie zijn (de oude ‘externe compliance-officer’);
- Een klachtenregeling wordt ook voor non-assurancekantoren verplicht;
- Ook voor non-assurance opdrachten moeten kantoren voortaan regelingen hebben voor:
– de situaties waarin een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling moet worden uitgevoerd;
– de verplichte consultatie bij moeilijke of omstreden zaken;- het oplossen van verschillen van mening rond de opdracht;
– het sluiten van de opdrachtdossiers binnen 2 maanden na de datering van de accountantsverklaring;
– Ook non-assurancekantoren moeten voortaan een jaarevaluatie van hun kwaliteitssysteem uitvoeren; - Er zijn strikte regels opgenomen voor de samenwerking met niet-accountantskantoren (zie hierna onder ‘Samenwerken met administratiekantoor’;
- Tuchtzaken tegen accountants moeten aan de betrokken opdrachtgever worden gemeld, (tenzij die opdrachtgever zelf de klager is natuurlijk);
- Assurancekantoren kunnen onder bepaalde voorwaarden 6 jaar vrijstelling krijgen van de eis dat de meerderheid van de stemrechten in handen moet zijn van accountants. Dat is bijvoorbeeld aan de orde in het geval geen van de aandeelhouders/eigenaren accountants zijn of accountantskantoor is).
3. Wel of geen handboek?
Het kwaliteitssysteem moet schriftelijk worden vormgegeven, dus in een soort kantoor/kwaliteitshandboek. Het is logisch om daar dan ook in op te nemen aspecten van andere regelgeving zoals de VGBA, de NV COS en diverse wetten. De meeste kantoren nemen als uitgangspunt een modelhandboek, zoals dat van Fiscount of van een andere kantoor-serviceorganisatie. Zij maken deze vervolgens waar nodig kantoorspecifiek. Kantoren mogen bij het opzetten van hun kwaliteitsbeleid en kwaliteitssysteem rekening houden met de aard en omvang van het kantoor.
Kantoren die opteren voor het verlichte regime (zie hierna onder ‘Verlicht regime voor kleine kantoren’) hoeven geen handboek te hebben. Een handboek is echter niet alleen nuttig om te voldoen aan de eisen van de NBA. Het kan ook goed zijn om de belangrijkste ‘spelregels’ op kantoor vast te leggen in verband met de wetgeving rond bijvoorbeeld witwassen (Wwft), bescherming persoonsgegevens (Wbp) en gegevensbescherming (AVG). Dat compacte ‘kwaliteitsstatuut’ hoeft niet meer dan 10 á 15 pagina’s te beslaan.
4. Geldt een verlicht regime voor kleine kantoren?
Kantoren met 1 of 2 accountants en daarnaast maximaal 5 medewerkers (niet op fte-basis!) kunnen opteren voor een verlicht regime. Assurance-opdrachten mogen onder dit regime worden uitgevoerd zonder dat het dagelijks beleid (mede) door een accountant wordt bepaald. Verder geldt een vrijstelling voor de vereisten zoals opgesomd bij de hiervoor opgesomde punten 1 t/m 6. Wel moet de jaarlijkse kwaliteitsevaluatie worden uitgevoerd samen met – of in elk geval besproken worden met – een accountant van buiten de organisatie.
Het verlichte regime geldt onder meer niet voor het regelen van waarneming, de naleving van de PE-plicht, het afsluiten van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering, het zorgvuldig omgaan met klachten etc. Hierop blijft het gewone regime van toepassing. Dit geldt natuurlijk ook voor de eisen die door de VGBA en de NV COS worden gesteld aan de werkzaamheden (en vastlegging daarvan) rond de uit te voeren opdrachten.
5. Samenwerken met administratiekantoor?
De NVKS bieden accountantskantoren maar zeer beperkt mogelijkheden om strategisch samen te werken met een niet-accountantskantoor, bijvoorbeeld een belastingadvies- of administratiekantoor. Een accountantskantoor mag alleen in hetzelfde netwerk zitten als een administratiekantoor, indien dat administratiekantoor niet onder eigen naam (dus onder verantwoordelijkheid van een niet-accountant) ‘NVKS-opdrachten’ uitvoert. Dat zijn – naast assuranceopdrachten – samenstellingsopdrachten van jaarrekeningen of sterk daarop gelijkende overzichten. Onder ‘NVKS-opdrachten’ vallen ook het verzorgen van SBR-kredietrapportages en het opstellen van jaarrekeningen van micro-rechtspersonen. Het administratiekantoor kan bij toepassing van de splitsing van administratieve dienstverlening en het eigenlijke samenstellen, nog wel het meeste werk rond het uitwerken van de kolommenbalans voor dergelijke rapporten uitvoeren. De rol van het accountantskantoor wordt dan beperkt tot de eigenlijke samenstelling conform Standaard 4410. Ten overvloede: de samenstellingsverklaring wordt dan ondertekent door een accountant en komt op papier van het accountantskantoor.
Let op!
De definitie van ‘netwerk’ wordt breed geformuleerd in de NVKS. Er hoeft geen sprake te zijn van een participatie. Zo valt onder de definitie ‘netwerk’ al een samenwerking die gericht is op winst- of kostendeling, of het hebben van een gemeenschappelijke bedrijfsstrategie, of het delen van gemeenschappelijk eigendom of een aanzienlijk deel van de bedrijfsmiddelen.
6. Hoe ziet een stappenplan implementatie NVKS eruit?
Stap 1: Bepaal het regime
Stel vast of u wel of geen assurance-opdrachten gaat uitvoeren en bepaal of u gebruik kunt -en zo ja wilt – maken van het verlichte regime;
Stap 2: 0-meting
Inventariseer uw huidige kwaliteitsstelsel en stel vast aan welke voorschriften van de NVKS u (nog) niet voldoet. Dit is uiteraard afhankelijk van het relevante regime: assurance, non-assurance of verlicht regime;
Stap 3: Uitwerking opzet kwaliteitsstelsel
Werk de benodigde aanpassingen uit in uw (bestaande of aan te schaffen) modelhandboek, werkprogramma’s en/of andere interne standaardmodellen en -procedures en benoem indien/ voor zover aan de orde een kwaliteitsbepaler, kwaliteitsmanager (intern of extern) en een waarnemer en maak concrete afspraken met deze personen; zie ook stap 4;
Stap 4: Planning implementatie
Maak een gedetailleerde planning voor de verdere implementatie van de benodigde maatregelen uit stap 3 en communiceer dit met de medewerkers;
Stap 5: Evaluatie
U zult natuurlijk uiterlijk in de jaarlijkse evaluatie van uw kwaliteitssysteem – waartoe elk accountantskantoor voortaan verplicht is – moeten beoordelen in hoeverre de nieuwe aspecten succesvol zijn geïmplementeerd en of aanpassing of bijsturing nodig is. Als er veel nieuwe veranderingen zijn doorgevoerd, kan het verstandig zijn om al eerder tussentijdse evaluatiemomenten in te bouwen.
Tot slot
De NVKS treden uiterlijk op 1 januari 2018 in werking, maar u mag de voorschriften ook al eerder toepassen. U heeft nog een paar maanden de tijd maar u weet: die zijn zo om. Hopelijk geeft dit artikel met het stappenplan u handvatten om de invoering van de NVKS soepel te laten verlopen. Succes!
Auteur: Freek Zandbergen AA, werkzaam bij Fiscount
Geef een reactie